Kontrolleri sanana voi kuulostaa enemmän nykyistä liiketoimintaa rajoittavalta kuin uutta luovalta. Perinteisesti kontrollerin pääasiallinen tehtävä onkin ollut varmistaa talouslukujen ja -raporttien saaminen kasaan sekä niiden luotettavuus. Mikäli valtaosa kuukauden työtunneista kuluu näihin tehtäviin, aikaa ei jää vielä arvokkaammalle ammattitaidon hyödyntämiselle, eli liiketoimintajohdon sparraamiselle ja uuden liiketoiminnan luomiselle.

Taloushallinnon automatisointi on valmis

Taloushallinnon automatisointi on ollut käynnissä jo kohta 50 vuotta. Tänä aikana on päästy hyvin pitkälle perusprosessien automatisoinnissa. Itsepalvelutilausjärjestelmästä tehty myynti kirjautuu automaattisesti oikeille tileille ja kustannuspaikoille, mistä se sitten nousee reaaliaikaisille dashboardeille sekä halutuille raporteille. Automaattinen reskontran hallinta valvoo rahaliikennettä, suorittaa tarvittaessa perinnän ja jopa tilatun palvelun katkaisemisen, mikäli asiakas ei maksa laskuja. Ajankirjausjärjestelmästä saadaan valmista dataa automaattisesti lähteviä laskuja ja palkanmaksua varten. Ostotilaukset näkyvät välittömästi ennusteissa ja tilauksen vastaanotettua ne kirjautuvat automaattisesti oikeille kulutileille samanaikaisesti, kun maksusuoritus lähtee pankista. Optimaalisessa tilanteessa suurimpaan osaan talouden perusprosesseja ei siis enää tarvita henkilötyötunteja.

Kontrollerin laajennettu työnkuva

Parhaiden käytäntöjen mukaisen taloushallinnon rytmi toimii siten, että kontrollereiden aikaa tarvitaan perusprosessin poikkeamien selvittämiseen sekä kauden vaihteen töihin vain muutama päivä kuukaudessa. Loppuaika jää liiketoiminnan neuvonantajana toimimiseen sekä käynnissä oleviin projekteihin osallistumiseen. Liiketoiminnan tukeminen voi sisältää mm. markkinatilanteen kehityksen seurantaa, tulos- ja kannattavuusraporttien analysointia sekä näiden analyysien perusteella tehtyjä ehdotuksia liiketoiminnan tehostamiseksi.

Liiketoimintajohdon valmentaminen taloudellisen informaation oikeaan tulkintaan sekä tarvittaessa rakentava haastaminen päätöksenteossa ovat hyvän neuvonantajan ominaisuuksia. Samoin strategiatyöhön osallistuminen ja liiketoimintasuunnitelmien laatiminen taloudelliselta näkökulmalta ovat luonnollisia työtehtäviä. Yritys- ja liiketoimintakaupoissa kontrollerin vastuulle voi kuulua oikean kauppahinnan, business casen sekä integraation varmistaminen, tai miksei myös uusien yritysostokohteiden etsintä, analysointi ja kaupanteossa mukana oleminen.

Pidetään perusasiat kunnossa

Jotta kontrollereille jäisi aikaa edellä mainittuihin korkeamman lisäarvon palveluiden tuottamiseen, on talouden prosessien oltava kunnossa. Prosessien automatisoinnilla on kuitenkin heikkoutensa – ne menevät helposti rikki. Mikäli master datan hallintaa ei ole yhtenäistetty ja jalkautettu organisaation jokapäiväiseksi työksi, niin sen laatu heikkenee nopeasti. Tämän jälkeen ”yhtä totuutta” ei enää olekaan mahdollista automaattisesti saada.

Pakkaa sekoittavat myös organisaatiomuutokset, fuusiot ja yrityskaupat. Mikäli näiden yhteydessä talouden master dataa ja toimintamalleja (prosessit, organisaatio, työkalut) ei aidosti yhtenäistetä, vaan tyydytään pysyviin väliaikaisratkaisuihin, voi lopputuloksena olla lukuisa määrä päällekkäisiä taloushallinnon toimintamalleja. Tällöin taas ollaan tilanteessa, jossa lukujen kasaamiseen sekä niiden luotettavuuden varmistamiseen tarvitaan runsaasti henkilötyötunteja, ja jossa suuremman lisäarvon tehtäville jäävä aika vähenee merkittävästi. Sama pätee kaikkiin talouden rooleihin. Pidetään siis perusasiat kunnossa, niin taloushallinnolle jää enemmän aikaa liiketoiminnan sparraamiseen ja tukemiseen.