Käynnistettäessä muutoshanketta sovimme toteutukseen käytettävissä olevasta ajasta, rahasta ja laajuudesta, ’scopesta’. Sen mukaan, mitä projektin tekninen scope kattaa, teemme usein viivasuoria päätelmiä muutoksen scopesta. ”Markkinointi ja HR ovat ’out of scope’, koska meille ei tule HR-moduulia, eikä markkinointi muutenkaan käytä ERP:iä.” Hätäinen ja usein virheellinen päätelmä. ”Koulutuksen kohderyhmää ovat kaikki nykyisen systeemin käyttäjät. Muitahan tämä uusi järjestelmä ei koske.” Toinen hätäinen ja usein virheellinen päätelmä.

Hankkeen tekninen laajuus ei ole sama asia kuin muutoksen laajuus

Kun tavoitellaan laajempaa muutosta, toiminnan transformaatiota, lähtökohtaisesti kaikki on ’in scope’ kunnes toisin todistetaan. Pitää paikkansa, että markkinoinnille ja henkilöstöhallinnolle uusi ERP-järjestelmä ei välttämättä tuo uusia työkaluja, mutta työkalujen vaihtuminen muissa toiminnoissa voi vaikuttaa yllättävän laajasti myös heihin.

Esimerkkinä vaikka tuotekoodit, jotka saatetaan suuressa ERP-hankkeessa näppärästi lennosta vaihtaa uusiin. Teknisesti pikku juttu, mutta vaikutus markkinointiin voi olla varsin mittava. Tuotekoodit ovat yleensä löytäneet tiensä jos jonkinlaisiin katalogeihin, tuotetietokantoihin ja asiakkaille. Näitä ei muutetakaan näppärästi lennossa. Henkilöstöhallintokaan tuskin jää kylmäksi taloushallinnon saadessa uudet työkalut. Palkanlaskentajärjestelmään tarvitaan uudet integraatiot ja uusi tilikartta edellyttää muutoksia HR-järjestelmien perustietoihin.

Kukaan ei tunne muutosta etukäteen täysin

Muutoksen johtaminen ja koulutuksen suunnittelu lähtee liikkeelle muutoksen kartoittamisesta. Miten asiat muuttuvat, mitä kaikkea uutta ihmisten tulee tietää ja omaksua, mitä uutta heidän tulee oppia tekemään ja mistä vanhoista tavoista puolestaan tulee oppia pois. Näiden pohjalta kartoitetaan viestinnän, koulutuksen ja muiden muutosjohtamisen toimenpiteiden kohderyhmät. Jälleen kaikki on hyvä pitää ’in scope’ kunnes toisin todistetaan. Jokaisella on edessään tuntematon muutos; osalle se on täysin pimeän peitossa ja osalle vain aavistuksen hämärää. Jokaisen tarvitsee kuitenkin tietää enemmän kuin taitaa. Perehdytystä tarvitaan muuhunkin kuin pelkkään uuden järjestelmän käyttöön ja opastusta uuteen tarvitaan kaikilla organisaation tasoilla. Mitä suurempi transformaatio, sitä enemmän myös johdon tulee toiminnan konkreettisista muutoksista ymmärtää pystyäkseen johtamaan muuttuvaa organisaatiotaan.

Hankkeissa toistuvat samat teemat, ja samalla jokainen on ainutlaatuinen

Onnistuakseen projekti tarvitsee osaavan ja toimivan tiimi. Yksikään projektitiimi ei ole nimitysten jälkeen suoraan täydessä iskussa. Hekin tarvitsevat perehdytyksen siihen, mitä ollaan tekemässä ja millaisilla yhteisillä toimintamalleilla ja työkaluilla projektia tehdään. Joskus on hyvä panostaa myös substanssiosaamisen koulutukseen, vaikka moni oppiikin uimaan, kun veteen heitetään. Projektityö on kuitenkin keskimääräistä mukavampaa ja tulokset parempia, jos kaikkea ei tarvitse kokeilla ja oppia kantapään kautta.