Kotihoidon mittaristo visualisoi kotihoidon arjen näkyväksi Eksotessa

Referenssi Eksote ja Tieto ovat yhteistyössä kehittäneet kotihoidon Performance Monitor -työkalua, joka visualisoi kotihoidon toimintaa ja sen kehittymistä.

Kotihoito on jatkuvaa muutosta. Organisaatiot muuttuvat, kotihoidon työn sisällöt muuttuvat, henkilö- ja asiakaskunta vaihtuvat. Eksoten kotihoidon päällikkö Raili Paajanen korostaa, että luotettava seuranta ja laadukas mittaristo ovat välttämättömiä työkaluja päivittäiseen johtamiseen.

“Esimiesten on pystyttävä porautumaan hyvin tarkasti henkilöstökuormitukseen, resursseihin ja palvelutarpeisiin, jotta palvelun laatu saadaan vastaamaan asetettuja tavoitteita”, Paajanen toteaa.

Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri (Eksote) ja Tieto ovat yhteistyössä kehittäneet kotihoidon Performance Monitor -työkalua, joka visualisoi kotihoidon toimintaa ja sen kehittymistä. Kokonaisuus sisältää lähes 25 erilaista mittaria kotihoidon tarpeisiin.

“Mittaristo paljastaa meille palvelujen solmukohtia ja voimme jatkossa kohdentaa palveluja yhä paremmin esimerkiksi asiakkaille, joiden kotihoitoon tulee paljon katkoja päivystys- ja vuodeosastokäynneistä”, Paajanen toteaa.

Vuonna 2015 ensimmäisen puolen vuoden aikana Eksoten kotihoidossa on ollut asiakkaita kaikkiaan lähes 3 500, joista säännöllisen avun piirissä on ollut 1700 asiakasta. Tämän tarkastelujakson aikana asiakaskäyntejä kertyi reilut 476 000, joista on huolehtinut lähes 500 kotihoidon ammattilaisen joukko.

Arjen todellisuus luvuiksi

Eksoten hallituksen ja valtuuston tasolla halutaan osittain seurata eri mittareita kuin mitä kotihoidon esimiehet haluavat. Kehitetty mittaristo palvelee kaikkia tarpeita: mutu-tuntumat muuttuvat faktoihin perustuviksi numeroiksi.

“On äärettömän tärkeää, että mitä tiukemmalla talous on, sitä paremmin pystymme luotettavasti osoittamaan, mitä toiminta ja toiminnan sisältö todella ovat ja millaisia palveluja tuotamme”, Paajanen linjaa.

Mittaristoilla voidaan vertailla tiimejä, yksikköjä ja niiden toimintaa erikseen ja keskenään ja näin tuoda myös vertaiskehittäminen osaksi toimintaa.

“Seuraamme jatkossa muun muassa kuormituksen jakautumista, välittömän työnajan osuutta, käyntimääriä, käyntien kestoja ja erilaisia pyöröovimittareita. Sovitun mukaan tiedot voidaan pilkkoa esimerkiksi tiimeittäin, tuoteryhmä-, tuote- ja ammattiryhmätasoille”, Kotihoidon performance monitor -työryhmässä mukana oleva projektisuunnittelija Lauri-Matti Villikka kuvailee.

Päivittäisen toiminnan kattava raportointi luo arjesta selkeän kuvan. Villikan mukaan kehitystyössä on erityisesti kiinnitetty huomiota graafien selkeyteen ja taustatietoihin. Mittaristoon on tavoitteena luoda myös hälytysrajoja, joiden tuella haluttuihin asioihin voidaan porautua yhä nopeammin.

“Kojelautanäkymä kokoaa selkeät graafit halutuista seurantatiedoista. Kenenkään ei tarvitse erikseen ruksia haluttuja parametrejä graafeja saadakseen. Mittarien taustamäärityksissä on selkeästi ilmaistu, mistä tuote- ja palvelukokonaisuuksista luvut ovat syntyneet. Muutoin vaarana on tiedon laadun heikkeneminen ja lukujen vertailukelvottomuus”, Villikka kuvailee.

Kehitystyö vastaa tarpeeseen

Villikka korostaa johdon sitoutumista raportoinnin määrittelytyöhön. Jotta mittaristo palvelee sekä ylimmän ja keskijohdon että toiminnan tasolla, on seurantatiedon tarpeet linjattava selkeästi.

“Mittareita ei luoda siksi, että niitä on kiva tehdä. Niillä on oltava jotain todellista käyttöä ja merkitystä. Kehitystyö on edennyt nopeasti sen jälkeen, kun selkeät tietotarpeet lyötiin lukkoon”, Villikka pohtii.

“Tavoitteena on, että kehitystyöstä voisi olla hyötyä kotihoidossa myös muualla Suomessa”, Paajanen linjaa.

Kotihoidon Performance Monitor -mittaristo otetaan käyttöön syksyn aikana. Validointia on tehty ja nyt viikottaisissa lync-tapaamisissa keskitytään mittariston viimeistelyyn.

“On tärkeää, että raportointiin ja mittareihin tartuttiin järjestelmällisellä kehittämistyöllä. Tiedon kanssa on ollut yhteisymmärrys siitä, mitä me haluamme ja tarvitsemme. Kehitystarpeet ja parannusehdotukset on huomioitu”, Paajanen kuvailee.

Suosittelija:

“On tärkeää, että raportointiin ja mittareihin tartuttiin järjestelmällisellä kehittämistyöllä. Tiedon kanssa on ollut yhteisymmärrys siitä, mitä me haluamme ja tarvitsemme. Kehitystarpeet ja parannusehdotukset on huomioitu.”

Raili Paajanen, Eksoten kotihoidon päällikkö