Useimmissa muutoshankkeissa ulkopuolinen toimittaja on keskeisessä roolissa. Toimittajana voi olla esimerkiksi palveluntarjoaja ulkoistuksissa tai järjestelmäintegraattori IT-hankkeissa. Vähänkään isommassa hankkeessa toimittajalla on yleensä hankejohtaja tai projektipäällikkö varmistamassa hankkeen etenemisen.

Jos kerran toimittajalla on jo vetäjä hankkeelle, niin mihin organisaatio enää tarvitsee omaa hankejohtajaa tai projektipäällikköä? Tämähän johtaa kaksinkertaiseen resursointiin ja ylimääräisiin kustannuksiin. Näennäisestä päällekkäisyydestä huolimatta monet asiakasyrityksistämme haluavat nimittää hankkeilleen oman hankejohtajan. Kyseinen hankejohtaja voi tulla omasta organisaatiosta tai kolmannelta – palveluntarjoajasta riippumattomalta – osapuolelta.

Oman hankejohtajan nimeämiselle on useita perusteluita:

1. Hanke alkaa ennen kuin toimittaja on valittu: Ennen toimittajan mukaantuloa, on muutoshankkeelle tyypillisesti pitänyt määrittää tavoitteet ja business case sekä määrittää tavoiteltava toimintamalli ja vaatimukset sillä tasolla, että työ pystytään kilpailuttamaan ja toimittaja valitsemaan. Toimittajan hankejohtaja ei luonnollisesti ole vielä tässä vaiheessa käytettävissä.
2. Vain osa hankkeen tehtävistä on toimittajan vastuulla: Toimittajan vastuualue kattaa tyypillisesti vain osajoukon kaikista tarvittavista tehtävistä. Vaikkapa järjestelmähankkeessa, asiakkaan vastuulla ovat mm.:

• Hankkeen talouden seuranta
• Toimintamallien ja prosessien määrittäminen järjestelmäratkaisun pohjaksi
• Uuden järjestelmän sovittaminen osaksi yrityksen arkkitehtuuria
• Järjestelmään kohdistuvien vaatimusten määrittäminen
• Hyväksyntätestauksen tekeminen (toimittaja ei voi hyväksyä omaa tuotostaan)
• Muutoshallinnan tekeminen siten, että muutos saadaan onnistuneesti vietyä läpi omassa organisaatiossa

Nämä tehtävät harvoin tulevat tehdyiksi ilman oman organisaation sisällä tapahtuvaa koordinointia ja johtamista. Lisäksi oma organisaatio voi tarvita tukea, jos aikaisempaa kokemusta kyseisten tehtävien suorittamisesta ei ole.

Kaiken tekemisen suhteen on hyvä mieltää, että hankkeen omistajuutta ei voi siirtää toimittajalle. Tilaajayritys omistaa viime kädessä muutoksen ja tavoiteltavat hyödyt.

1. Hankkeessa voi olla suuri määrä toimittajia: Suurissa muutoshankkeissa voi olla kymmeniä toimittajia. Jonkun tulee johtaa oman organisaation ja toimittajien tehtävistä muodostuvaa kokonaisuutta. Etenkin monitoimittajahankkeissa kokonaisuuden johtaminen on organisaation omalla vastuulla. Puutteellinen toimittajanhallinta johtaa siihen, että riskit realisoituvat ja kärsijä on tilaajaorganisaatio itse. Tämä voi olla erittäin kallista ja johtaa merkittäviin viivästyksiin.
2. Toimittajan intressi ei ole sama kuin asiakkaan intressi: Hankkeen omistajan ja hänen oikeana kätenään toimivan hankejohtajan roolina on varmistaa asiakasorganisaation edun toteutuminen. Hankkeen kustannusten tulee pysyä kurissa ja tehtyjen linjausten ja ratkaisujen on oltava mielekkäitä. Riskit tulee minimoida ja yrityksen liiketoiminnan jatkuvuus varmistaa yli muutoksen. Sopimuksissa ei saa olla myöhemmin hankaliksi osoittautuvia ehtoja. Viime kädessä tärkeintä on varmistaa, että ratkaisu tuottaa tavoitellut liiketoimintahyödyt.
3. Hankkeen omistajalla ei ole aikaa: Vaikka hankkeella on johdon nimeämä omistaja, ei tämä useinkaan korvaa omaa hankejohtajaa. Työmäärän kasvaessa, on riski, että omistajan aika loppuu muut linjatyöt huomioiden kesken ja hankejohto ei saa riittävää huomiota.

Tarve omalle hankejohtajalle on aina tilanneriippuvainen. Nyrkkisääntönä voidaan kuitenkin pitää sitä, että hankkeen kriittisyyden, koon ja toimittajamäärän kasvaminen lisää tarvetta omalle hankejohtajalle ja organisaation etujen valvomiselle. Jos omassa organisaatiossa ei ole käytettävissä riittävän kokenutta hankejohtajaa, sellaisen voi myös ostaa hankkeen keston ajaksi riippumattomalta toimittajalta.