Tiesitkö, että Power Apps -sovelluksilla voidaan tehostaa ja täydentää melkein minkä tahansa pilvipalvelun toiminnallisuuksia? Efiman Power Apps -arkkitehti Aino Jokela kuvaa neljän esimerkin avulla, miten Power Apps -sovellukset auttavat saamaan enemmän irti olemassa olevasta pilvipalvelusta.

Monet asiakasyrityksemme pistävät parasta aikaa paukkuja pilvisiirtymään ja siirtävät yhä keskeisempiä yritysohjelmistojaan pilveen. Kenties teilläkin on otettu käyttöön uusi pilvessä porskuttava ERP, taloushallinto-ohjelmisto tai vaikkapa CRM? Kyseessä on poikkeuksetta merkittävä investointi, josta on toivottavaa saada kaikki hyödyt irti. Yksi varteenotettava keino hyötyjen maksimoimiseksi on parantaa järjestelmän toiminnallisuuksia ja käytettävyyttä Microsoft Power Appsilla.

Eli siis millä? Kyseessä on Microsoftin low-code-sovelluskehitystyökalu, jolla voidaan rakentaa ja räätälöidä erilaisia ”appeja” yrityksen täsmätarpeisiin. Aivan kuten kuluttajamaailmassakin, yritysmaailman appien tavoitteena on digitalisoida manuaalisia prosesseja, automatisoida työvaiheita ja tehostaa datan käyttöä. Power Apps -työkalun juju piilee sovelluksien ketterässä kehitystahdissa: lukuisten valmiiden mallien avulla yksinkertaisimmat appit valmistuvat jopa päivissä.

Sen lisäksi, että Power Appsilla voidaan rakentaa täysin itsenäisiä sovelluksia, voi niitä loihtia myös olemassa olevien järjestelmien kylkeen tehostamaan ja täydentämään nykytoiminnallisuuksia. Power Apps onkin moneen tarpeeseen taipuva työkalu, kun haluatte… 

1. kustomoida pilviohjelmistoanne – eli muokata valmisohjelmiston toiminnallisuuksia yrityksenne tarpeisiin.
2. vähentää käsin naputtelua – eli paikata järjestelmän automaatiopuutteita.
3. parantaa järjestelmän käytettävyyttä – eli helpottaa työntekijöidenne arkea.
4. laajentaa pilvipalvelua eri käyttäjäryhmille – eli rakentaa roolipohjaisia käyttöoikeuksia ja näkymiä pilvipalveluun.

1. Kun haluatte kustomoida pilviohjelmistoanne – ja tehdä sen fiksusti 

Pilvipalvelut ovat moninaisissa käyttötarkoituksissaan lähes poikkeuksetta valmisohjelmistoja. Ne toimitetaan kaikille käyttäjille samanlaisina ja niiden halutaan myös pysyvän sellaisina – pilvipalvelut päivittyvät tiheään, ja niihin tehdyt asiakaskohtaiset räätälöinnit hidastavat päivitysten läpivientiä merkittävästi ja aiheuttavat myös ylimääräisiä kustannuksia. 

Vaikka modernit pilvipalvelut on pakattu täyteen hyödyllisiä toiminnallisuuksia, toisinaan ne eivät täytä organisaation kaikkia tarpeita – valmisohjelmistot eivät esimerkiksi aina huomioi kaikkia maantieteellisiä tai toimialakohtaisia erityispiirteitä. Näissä tilanteissa valmisohjelmiston toiminnallisuuksia voidaan täydentää tarpeeseen räätälöidyillä Power Apps -ratkaisuilla. Ydinjärjestelmään kytkettävät Power Appsit ovatkin oiva keino kustomoida asiakaskohtaisia muutoksia pilvipalveluihin niin, että laajennukset rakennetaan ydinjärjestelmän ulkopuolelle, jolloin itse ydinjärjestelmää ei tarvitsee räätälöidä.

Tästä mainio esimerkki on suurelle, kansainvälisesti toimivalle asiakasyrityksellemme toteutettu Power Apps -pohjainen laskutussovellus. Asiakasyrityksellämme on käytössään Microsoft Dynamics 365 Finance -taloushallintojärjestelmä, joka ei sellaisenaan palvele asiakkaan kaikkia laskutuskäytäntöjä. Siispä rakensimme järjestelmän yhteyteen laskutussovelluksen, joka ottaa huomioon kaikki yhtiölle ominaiset laskutusskenaariot, muun muassa konsernin sisäiseen laskutukseen liittyen, ja siten täydentää ydinjärjestelmän toiminnallisuuksia. Vastaavan muutostyön tekeminen itse Dynamics 365 Finance -järjestelmään olisi ollut kohtuuttoman työn ja tuskan takana – eikä se olisi ollut päivityksienkään kannalta suotavaa.

2. Kun haluatte vähentää käsin naputtelua 

Vaikka moderneihin pilvipalveluihin on sisäänrakennettu paljon automaatiota, liittyy niiden käyttöön usein myös manuaalisia työvaiheita. Sen lisäksi, että manuaaliset työvaiheet kuormittavat työntekijää, estävät ne myös tiedon soljumisen automaattisesti työvaiheesta toiseen, jos automaation kannalta olennaisia tietoja on jäänyt puuttumaan matkan varrella. Prosessien pullonkauloja on onneksi helppoa digitalisoida Power Apps -sovelluksien avulla.

Power Appsit kytkeytyvät saumattomasti ydinjärjestelmiin ja hyödyntävät sekä jalostavat olemassa olevaa liiketoimintadataa – käytännössä sovellukseen syötetty tieto siirtyy siis automaattisesti ydinjärjestelmään, ja päinvastoin. Kun yhä useampi manuaalinen prosessi voidaan digitalisoida ja liittää osaksi yrityksen ydinjärjestelmiä, automaatiot mahdollistuvat, toiminta tehostuu ja työn mielekkyyskin kasvaa.

Tästä hyvä esimerkki on eräälle projektiliiketoimintaa harjoittavalle asiakkaallemme suunniteltu Power Apps -sovellus. Aikaisemmin uuden projektin perustaminen yrityksen ERP-järjestelmään vaati useiden lomakkeiden täyttämistä ja samojen tietojen syöttämistä eri sijainteihin. Tänä päivänä sama hoituu yhdellä Power Apps -sovelluksella mobiilisti. ERP-järjestelmään kytketty appi täyttää automaattisesti solujen tietoja aiemmin syötettyjen tietojen pohjalta, ja ERP-järjestelmässä eri lomakkeiden välillä hyppiminen on jäänyt historiaan.

3.  Kun haluatte parantaa pilvipalvelunne käyttäjäkokemusta

Sen lisäksi, että Power Appseilla voidaan tuoda lisäautomaatiota prosesseihin, voidaan niiden avulla kehittää valmisohjelmistoista käyttäjäystävällisempiä monella muullakin tavalla. Power Apps -sovelluksen käyttöliittymä ja toiminnallisuudet suunnitellaan alusta alkaen käyttäjäryhmä ja käyttötarkoitus mielessä pitäen. 

Siinä missä yrityksen ydinjärjestelmien, kuten ERP:n, käyttöliittymiä harvemmin voi kehua yksiselitteisiksi, Power Apps -sovellukseen voidaan sisällyttää monimutkaisesta ydinjärjestelmästä vain olennaiset, käyttäjän tarvitsemat toiminnallisuudet. Yksinkertainen ja selkeä käyttöliittymä ohjaa käyttäjäänsä tekemään oikeat toimenpiteet ja syöttämään vain tarvittavat tiedot. Kun vaihtoehtoja on vähemmän, työt tulevat tehtyä nopeammin eikä virheitäkään tule tehtyä, kun sovellus tukee ja ohjaa käyttäjää. Käyttäjälähtöinen suunnittelu koskee myös sovelluksen formaattia: tarpeen mukaan sovellus voidaan upottaa ydinjärjestelmään, raporttiin tai Teams-ryhmään, sitä voidaan käyttää selaimella tai sovelluksesta voidaan pyöräyttää mobiiliversio.

Tämäkin aukeaa parhaiten esimerkin kautta – loimme eräälle rakennusalalla toimivalle asiakkaallemme Power Apps -pohjaisen mobiilisovelluksen, jonka avulla varastotilaukset on helppo tehdä mobiilisti työmaalta käsin. Sovellus on kytketty asiakkaan ERP-järjestelmään, ja sovelluksen käyttöliittymään on otettu ERP-järjestelmästä vain ja ainoastaan varastotilauksia varten tarvittavat toiminnallisuudet. Sovelluksen käyttöönoton myötä varastotilauksia ei tarvitse enää tehdä työmaatoimistolta käsin, eikä usean painalluksen kautta ERP-järjestelmän syövereistä.

4.  Kun haluatte laajentaa pilvipalvelua eri käyttäjäryhmille – hallitusti ja turvallisesti

Power Apps -sovellus on hyödyllinen myös tilanteissa, joissa pilviohjelmiston käyttöä halutaan laajentaa rajatusti organisaation eri käyttäjäryhmille. Tällöin eri käyttäjäryhmille voidaan rakentaa ydinjärjestelmään kytkeytyviä Power Apps -sovelluksia, joilla kukin käyttäjäkunta pääsee suorittamaan rajatun prosessin ydinjärjestelmässä – esimerkiksi päivittämään tai hakemaan tietoja.

Muun muassa Efiman Power Apps -valmistuote, Efima Invoicing App, perustuu juuri tähän tarpeeseen: taloushallinto on lähes aina taloushallintojärjestelmän pääkäyttäjä – muun henkilöstön ei ole tarkoituksenmukaista (eikä turvallistakaan) päästä operoimaan suoraan taloushallintojärjestelmässä. Toisinaan kuitenkin liiketoiminnan käyttäjillä on tietoa, esimerkiksi laskutuspyyntöihin liittyvää dataa, jota olisi tarpeen syöttää taloushallintojärjestelmään. Taloushallinto joutuu näissä tilanteissa usein toimimaan tiedon siirron ja syötön välikätenä.

Efima Invoicing App on Dynamics 365 Finance -taloushallintojärjestelmään yhdistetty Power Apps -sovellus, jonka avulla liiketoiminnan käyttäjät voivat luoda laskutuspyyntöjä ja syöttää laskutustietoja suoraan taloushallintojärjestelmään. Kun homma hoituu liiketoiminnan käyttäjiltä itseltään, ei välikäsiä tarvita ja väärinymmärryksiltäkin vältytään, kun tiedon syöttö on valtuutettu suoraan tiedon omistajalle.

Mitä useampi henkilö pääsee hyödyntämään ydinjärjestelmää ja jalostamaan sen dataa, sitä suuremman hyödyn järjestelmäinvestoinnista saa irti. Power Appsien avulla kaikki tämä hoituu turvallisesti ja hallitusti: Järjestelmän pääkäyttäjän ei tarvitse antaa laajoja pääsyoikeuksia ydinjärjestelmään, vaan hän voi hallita käyttäjäoikeuksia erillisiin Power Apps -sovelluksiin. Power Apps -sovelluksissa käyttäjillä on pääsy vain ja ainoastaan rajattuun prosessiin, eivätkä käyttäjät vahingossakaan eksy ydinjärjestelmän sisällä vääriin paikkoihin.

Kirjoittaja

Aino Jokela

Ratkaisuarkkitehti

Kirjoitus on julkaistu aiemmin Efiman sivuilla.