”Työ helpottuu, kun määriteltyä prosessia ohjaa keskitetty järjestelmä eikä tukku erilaisia ohjeita, hajanaisia järjestelmiä tai Exceleitä.” - Tehdenin myyntijohtaja Mika Kangasoja.

Monissa yrityksissä kamppaillaan tiedon hajanaisuuden kanssa, vaikka käytettävissä olisi helppokäyttöisiä ohjelmistoja ongelman ratkaisemiseksi. Tutkimusten mukaan noin 40 % yrityksistä ei käytä toiminnanohjausjärjestelmää, vaikkakin käyttäjien määrä on hiljalleen lähtenyt kasvuun. Tehdenin myyntijohtaja Mika Kangasoja pohtii tässä haastattelussa, mitä etuja pk-yritys saa toiminnanohjausjärjestelmän käytöstä.

Kangasojalla on taustallaan pitkä kokemus alalta, kaikkea koodarista toimitusjohtajaan. Tehtävät ovat olleet pääsääntöisesti erilaisia liiketoiminnan johtotehtäviä ja työskentelyä asiakasrajapinnassa. Tehdenillä Kangasoja toimii myyntijohtajan tittelillä, ja vastuualueena on johtaa asiakasrajapinnan toimintoja, joihin kuuluvat markkinointi, myynti, käyttöönotot ja asiakastuki.

Miksi yritykset eivät käytä toiminnanohjausjärjestelmää?

Syyt tähän voivat olla moninaisia. Toiminnanohjausjärjestelmät voidaan helposti mieltää vain isojen yritysten työkaluiksi, vaikka pienten yritysten haasteet ovat ihan samoja kuin suurilla yrityksillä, mittakaava vain on pienempi. Toiminnanohjausjärjestelmistä puhuttaessa monelle tulee mieleen SAP tai jokin muu massiivinen järjestelmä, jota on raskas käyttää ja jonka hankkiminen on käytännössä pienten yritysten ulottumattomissa.

“Osittain lyhytnäköisyys vaikuttaa tähän, ei ehkä nähdä, mitä hyötyjä järjestelmällä saisi. Kaukonäköisimmät asiakkaat miettivät yrityksen nykytilannetta ja tulevaisuutta ja miettivät mihin ollaan menossa ja skaalautuuko uusi järjestelmä mukana”, Kangasoja jatkaa pohdintojaan.

Monissa yrityksissä voi myös olla muutosvastarintaa tai pelkoja järjestelmän käyttöönottoon kuluvasta ajasta ja kustannuksista. Tuttuja toimintatapoja, jotka ovat ”aina toimineet”, voi olla vaikea kyseenalaistaa, vaikka ne eivät olisikaan tehokkaita. Tällaiset estävät tarpeettomasti yrityksiä tarttumasta modernien työkalujen mahdollisuuksiin.

“Järjestelmähanke on toki aina ekstraa normiliiketoiminnan pyörittämisen päälle ja omanlaisensa rutistus. Tarkkaan mietityillä ja rajatuilla tarpeilla sekä osaavan kumppanin avulla voidaan kuitenkin päästä hyvään käyttöönoton kokemukseen. Itse olen ollut useassa tällaisessa hankkeessa mukana, ja hyödyt on aina merkittävästi suuremmat kuin haitat – ehdottomasti vaivan arvoista! Järjestelmähanke on myös aina loistava tilaisuus tarkastella kriittisesti omaa toimintaa ja prosesseja”, Kangasoja kuvailee.

Mitkä ovat tärkeimmät tekijät, jotka vaikuttavat asiakkaiden päätöksiin järjestelmävalinnoissa?

“Usein järjestelmähankinnan alkusysäyksenä toimii tyytymättömyys nykytilaan. Syynä voi olla hidas tai vanha järjestelmä, joka ei taivu kaikkiin haluttuihin asioihin tai vaikka järjestelmän tuen huono saatavuus. Monesti järjestelmän puutteellisuus on asia, joka tulee kasvun esteeksi tai hidasteeksi”, Kangasoja kertoo.

Kangasoja nostaa yhdeksi tekijäksi myös hinnan: “Nykyinen markkinatilanne ymmärrettävästi pistää painottamaan hintaa järjestelmävalinnoissa. Joskus pienetkin maksut voivat olla esteenä, ja edullisempi hinta menee usein järjestelmän ominaisuuksien ja hyötyjen edelle.” Kannattaa kuitenkin tarkastella laajemmin, miten ohjelmistoinvestointi vaikuttaa liiketoimintaan. 

Mitä konkreettisia etuja asiakkaat saisivat käyttämällä yhtä kokoavaa järjestelmää?

Kangasojan mukaan konkreettisimmat edut organisaatiolle tulevat siitä, että määriteltyä prosessia ohjaa keskitetty järjestelmä eikä tukku erilaisia ohjeita, hajanaisia järjestelmiä tai Exceleitä. Toiminnanohjausjärjestelmä virtaviivaistaa liiketoimintakriittisen tiedon käsittelyä. Ohjelmiston käyttö näkyy muun muassa työn tekemisen tehostumisena ja tuottavuutena. Se myös parantaa kirjanpidon luotettavuutta ja helpottaa tilinpäätöksen tekoa.

“Itselleni kuitenkin yksi tärkeimmistä asioista on, että yrityksen liiketoimintakriittinen data ensinnäkin löytyy ja vielä yhdestä paikasta - joka ei ole kenenkään pää. Tällöin se tuo näkyvyyttä liiketoimintaan ja tiedon analysointi on helpompaa ja luotettavampaa ja helpottaa tärkeiden päätösten tekoa. Pienelle yritykselle on esimerkiksi eri järjestelmien datan yhdistävän BI-ratkaisun hankinta suhteettoman kallista”, Kangasoja sanailee.

Kangasoja selittää, että kun liiketoimintakriittinen tieto löytyy toiminnanohjausjärjestelmästä, voidaan myös luottaa enemmän siihen, että se on organisaation omistamaa eikä yksittäisten henkilöiden takana olevaa hiljaista tietoa. Pahimmissa tapauksissa esimerkiksi asiakasdata saattaa löytyä jonkun sähköpostista tai työpöydältä, jolloin muilla työntekijöillä ei ole pääsyä siihen. Lisäksi data voi olla pahasti siiloutunutta. 

“Pienempi yritys ei myöskään voi ostaa jokaiseen toimintaansa markkinoiden parasta järjestelmää, jolloin keskitetty järjestelmä voi olla hyvä kompromissi ja tuo varmasti säästöjä myös IT-kuluissa”, Kangasoja huomauttaa.

Keskitetyn järjestelmän käyttö nopeuttaa perehdytystä ja helpottaa koulutusta, kun voi panostaa usean ohjelmiston sijaan vain yhteen järjestelmään. Lisäksi yhden ohjelmiston käytössä voidaan mennä syvemmälle ja saada sitä kautta hyötyjä liiketoimintaan, esimerkiksi löytämällä keinoja toisteisten rutiinien poistoon.

Miksi Tehden on hyvä valinta kaupan alan toiminnanohjausjärjestelmäksi?

Kangasoja toteaa, että Tehdenin erottaa muista ERP-järjestelmistä se, että ohjelmistossa on keskitytty juurikin kaupan alan prosesseihin ja niiden parhaisiin käytäntöihin. Tehdenin toiminnanohjausjärjestelmän vahvuuksia ovat sen helppokäyttöisyys ja skaalautuvuus, eli ohjelmisto kasvaa asiakkaan mukana. Kun ohjelmistossa ei ole mitään tarpeetonta, se mahdollistaa tavallista huokeamman hinnan ja nopean käyttöönoton. Myös laaja integroituvuus muihin järjestelmiin (esimerkiksi verkkokauppa-alustat, taloushallinnon ohjelmistot) ja pilvipohjaisuus tekevät Tehdenistä erinomaisen vaihtoehdon jokaiselle kauppiaalle. 

Monesti asiakas hakee järjestelmää, jolla voidaan jatkaa totuttuja toimintamalleja tai toiminnan erikoispiirteitä. Tällöin usein räätälöitävyys astuu kuvaan, jolloin ERP-järjestelmien hinnat nousevat ja aika usein varsinkin pienemmillä yrityksillä ohjelmiston hankinta tyssää siihen”, Kangasoja kuvailee. 

Tässä tilanteessa asiaa kannattaa tarkastella laatikon ulkopuolelta. Eräs asiakas totesi Tehdenin käyttöönotosta näin:

"Aluksi yrityksessä pohdittiin, miten tutut rutiinit toteutetaan Tehdenillä, mutta lopulta ymmärrettiin, ettei toimintatapoja kannata peilata vanhaan järjestelmään. Saman lopputuloksen saa helpommin ja nopeammin, kun miettii asian alusta asti Tehdenin toimintaperiaatteen mukaan.“

Kangasoja nostaa ohjelmiston edullisuuden ja kattavien ominaisuuksien rinnalle myös Tehdenin loistavan asiakaspalvelun.

“Erityisesti muutaman henkilön yrityksille helppo ja nopea tuki on tärkeä. Siksipä meillä on erityisesti panostettu asiakastukeen, joka kattaa sovellus- ja laitetuen sekä työajan ulkopuolisen vikapäivystyksen. Ja se näkyy! Asiakastyytyväisyys asiakaspalvelun osalta on tänä vuonna ollut jatkuvasti yli 90 %!” Kangasoja kertoo ylpeänä.

Kertoisitko vielä tähän loppuun, mikä on parasta Tehdenissä?

”Tehdenin toiminnanohjausjärjestelmä on ammattimainen työkalu kaiken kokoisille yrityksille. Ei ylimääräisiä ominaisuuksia eikä puutteellisia ratkaisuja, jotka haittaavat yrityksesi kasvua. Kilpailukykyinen hinta eikä pitkää stressaavaa käyttöönottoprojektia!” Kangasoja toteaa ykskantaan.