Tässä blogissa käsittelemme Odoon versiopäivityksiä ja niiden julkaisurytmiä eli kuinka usein Odoosta julkaistaan uusi versio ja mitä versiopäivitys tarkoittaa asiakkaan näkökulmasta.

Odoo versiopäivitys pähkinänkuoressa

Odoo S.A. eli Odoo-järjestelmää kehittävä yhtiö julkaisee järjestelmästä joka vuosi uuden pääversion. Viime vuonna julkaistu uusin versio on Odoo 15. Tämän lisäksi järjestelmään tehdään taustalla jatkuvasti pieniä päivityksiä, jotka tulevat automaattisesti käyttöön ylläpidossamme oleville asiakkaalle, ilman että asiakas on edes tietoisia niistä. Odoo käyttöönotto tehdään aina johonkin tiettyyn Odoon pääversioon, usein uusimpaan. Kun puhumme versiopäivityksestä tarkoitamme asiakkaan Odoo-ympäristön päivittämistä uudempaan pääversioon eli siirrytään esimerkiksi versiosta 13 versioon 15. Odoosta julkaistaan uusi pääversio vuosittain, mutta päivitystä ei kannata tehdä joka vuosi, vaan sopivin aikavälein – tyypillisesti noin 2-3 vuoden välein.

Tiheä päivitystahti tuo järjestelmään lisää suorituskykyä ja vastaa yritysten muuttuviin tarpeisiin

Odoon toimintamalli, jossa julkaistaan joka vuosi uusi pääversio, on ERP maailmassa kohtuullisen tiheä tahti, mutta se kertoo Odoon kehittymiskyvystä ja halukkuudesta tuoda uusia ominaisuuksia järjestelmään ja tehostaa sen toimintaa. Jokaisen pääversion mukana Odoo parantaa järjestelmän suorituskykyä ja nopeutta sekä tuo siihen uusia ominaisuuksia.

Odoo on ERP-maailmassa ketterä toimija, joka ei tee pitkäaikaisia roadmappeja, vaan järjestelmän kehitykseen vaikuttaa ensisijaisesti asiakkaiden tarpeet. Ennen julkaisua suurelle yleisölle ei kerrota vielä tarkasti mitä uudistuksia järjestelmään on tulossa, vaan koko kokonaisuus selviää vasta versiojulkaisun yhteydessä. Tuoreimmissa versiopäivityksissä Odoon verkkosivusto ja verkkokauppa ovat kehittyneet huimaa vauhtia ja kokonaan uusien moduulien sijaan, uusissa versioissa on keskitytty parantamaan jo olemassa olevia päämoduulien ominaisuuksia.

Mitä Odoo versiopäivitys tarkoittaa asiakkaan näkökulmasta?

Asiakkaan näkökulmasta versiopäivitys tuo järjestelmän, jossa on parempi suorityskyky ja uusia ominaisuuksia ilman järjestelmän räätälöintiä. Odoo S.A. tukee jokaista Odoo-versiota 3 vuotta, eli käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että samassa syklissä myös asiakkaiden Odoo tulisi päivittää, jotta se palvelee parhaalla mahdollisella tavalla ja ei muodostu tietoturvariskiksi.

Myös yrityksen kehitys- ja kasvutavoitteiden näkökulmasta ERP-järjestelmää on hyvä miettiä tasaisin väliajoin, eli tarkastella miten se palvelee yrityksen tulevaisuuden tarpeita, sillä versiopäivityksen yhteydessä järjestelmään voidaan tuoda helposti myös uusia toimintoja.

Konkreettisesti versiopäivitys toteutetaan versiopäivitysprojektina. Asiakkaaseen otetaan yhteyttä ennen kuin heillä käytössä oleva Odoo versio poistuu Odoo tuen ja päivitysten piiristä, ja sovitaan versiopäivitysprojektista. Projektin laajuuteen ja siihen kuluvaan aikaan vaikuttaa ensisijaisesti järjestelmään tehdyt räätälöinnit. Mitä vähemmän järjestelmässä on räätälöintejä sekä mitä laadukkaammin räätälöinnit on toteutettu, sitä kevyempi projekti on.

Kevyimmillään versiopäivitys voidaan tehdä teknisenä versiopäivityksenä, jossa nykyominaisuudet tuodaan osaksi uutta versiota ja tietokanta datoineen päivitetään. Toinen vaihtoehto on päivityksen toteuttaminen kehitysprojektina, jossa käydään kaikki ERP-järjestelmän osa-alueet ja niiden räätälöinnit läpi ja suunnitellaan, mitä ominaisuuksia säästetään seuraavaan versioon ja otetaanko käyttöön uuden version uusia ominaisuuksia. 

Jos yrityksellä on käytössä laajasti räätälöity Odoo, päivityksen suunnittelu tulisi aloittaa hyvissä ajoin, jotta voidaan varmistaa tarvittavat resurssit sekä toimittajan että asiakkaan puolelta. Räätälöidyn Odoo-järjestelmän kohdalla ennen versiopäivitystä tehdään aina määrittelyprojekti, jossa käydään läpi asiakkaan ympäristössä olevat räätälöinnit ja annetaan arvio, miten paljon työtä räätälöintien päivityksessä on, tai voidaanko räätälöinnit korvata Odoon uuden pääversion toiminnallisuuksilla. Määrittelyn lopputulemana on validointi siitä, mitkä räätälöinneistä ovat enää tarpeellisia sekä lista päivitettävistä räätälöinneistä ja hinta- sekä aikatauluarvio versiopäivitykselle.

Näin onnistut Odoon versiopäivityksessä

Ennakoi – Versiopäivitys on kevyempi kuin varsinainen käyttöönottoprojekti, mutta siinä päästään parhaaseen lopputuloksen kun versiopäivitykseen varaudutaan hyvissä ajoin. Ennakoimalla versiopäivityksen voi myös ajoittaa liiketoiminnan kannalta rauhalliseen hetkeen, jolloin se ei aiheuta ylimääräistä stressiä vuoden tärkeimpänä sesonkina.

Valitse asiantunteva toimittaja avuksi – Lähes kaikkiin suomalaisten yritysten Odoo-ympäristöihin on tehty joitain räätälöintejä, tämä tarkoittaa sitä, että versiopäivitykseen tarvitaan aina kumppanin apua, jotta ”vakio” Odooseen tehdyt perustellut muutokset toimivat myös uudessa versiossa. 

Karsi räätälöintejä – Räätälöinnit nostavat versiopäivityksen hintaa, joten ne on hyvä käydä kriittisesti läpi versiopäivityksen yhteydessä ja miettiä tuovatko ne riittävästi lisäarvoa suhteessa niiden päivittämisen kustannukseen. Useassa tapauksessa räätälöinnin sijaan voidaan tehdä pieniä muutoksia yrityksen prosesseihin, joka on huomattavasti kustannustehokkaampi ratkaisu.

Resursoi ja vastuuta tekemistä – Versiopäivitys on aina projekti, joten siihen täytyy vastuuttaa myös asiakkaan puolelta oma projektiryhmä. Versiopäivitys saadaan vietyä tehokkaammin läpi, kun siihen on osoitettu selkeät vastuuhenkilöt, jolle on resursoitu riittävästi aikaa.

Suorita järjestelmän testaus huolella – Järjestelmän testaus on versiopäivityksen tärkeimpiä vaiheita ja siihen kannattaa varata riittävästi aikaa, jotta saadaan selville mahdollisimman pian mikäli jokin ominaisuus ei toimi halutulla tavalla. Uusi versio tuo aina mukanaan muutoksia suhteessa edelliseen, mikä tarkoittaa, että järjestelmän käyttöä pitää opetella uudestaan – hyvä puoli on, että muutokset ovat usein parannuksia suhteessa aiempaan! Toimittaja pystyy reagoimaan virhetilanteisiin ja lisäkoulutustarpeisiin paremmin, mikäli ne saadaan versiopäivityksen aikana raportoitua tehokkaasti ja sovitussa aikataulussa.