ERP-projektin onnistumisen edellytyksiä ovat huolellinen suunnittelu ja järjestelmällinen tapa työskennellä alusta loppuun. Siksi uusissa projekteissa ennen varsinaista järjestelmän toteutusta käymme läpi vaatimusmäärittelyprojektin, jossa ensin kartoitamme asiakkaan tarpeet ja suunnittelemme projektin sisällön sekä aikataulun, ja vasta sen jälkeen toteutamme itse ERP-järjestelmän. Tässä blogissa avaamme sekä vaatimusmäärittely- että toteutusprojektin pääsisältöjä ja rakenteita.

Vaatimusmäärittelyssä kartoitetaan asiakkaan tarpeet ERP-järjestelmää varten

Aloitamme uudet Odoo ERP -projektit pääsääntöisesti vaatimusmäärittelyllä, jossa käymme asiakkaan kanssa läpi heidän liiketoimintansa keskeiset osa-alueet ja suunnittelemme niille vastaavat Odoo-prosessit. Vaatimusmäärittely voidaan nähdä projektin esiprojektina tai varsinaisen toteutusvaiheen esivaiheena. Vaatimusmäärittely on oleellinen osa onnistunutta ERP-projektia, sillä siinä määritellään projektille selkeät tavoitteet ja varmistetaan, että meillä ja asiakkaalla on yhteisymmärrys siitä, mitä lähdetään toteuttamaan. 

Vaatimusmäärittelyprojekti rakentuu kickoff-suunnittelutapaamisesta sekä useista työpajoista. Kuhunkin työpajaan valitaan käsiteltäväksi yksi asiakkaan keskeinen liiketoiminta-alue, kuten myynti, kassapäätemyynti, verkkokauppamyynti, varastonhallinta, ostot tai kirjanpito. Esimerkiksi myynnin työpajassa tavoitteemme on ymmärtää, miten asiakkaan myyntiprosessit voitaisiin sovittaa Odooseen ja tarvitaanko mahdollisesti räätälöintejä. Teknisen puolen lisäksi saamme työpajoissa syvällisen ymmärryksen asiakkaan liiketoiminnasta kokonaisuutena. Näin pystymme auttamaan liiketoiminnan kokonaisvaltaisessa kehittämisessä ERP-järjestelmän rakentamisen lisäksi. 

Vaatimusmäärittelyprojekti huipentuu projektisuunnitelmaan ja vaatimustaulukkoon, joissa kiteytetään vaatimusmäärittelyn aikana kerätyt tiedot sekä tarvittavat ominaisuudet toteutusprojektia varten. Projektisuunnitelma on kattava dokumentti vaatimusmäärittelyssä havaituista keskeisistä tarpeista sekä toteutusprojektin sisällöstä ja aikataulusta. Vaatimustaulukko puolestaan on yksityiskohtainen lista kaikista Odooseen tarvittavista ominaisuuksista kuvauksineen ja prioriteetteineen. Molempien dokumenttien sisällöt käydään läpi yhdessä asiakkaan kanssa ennen suunnitelman lukkoon lyömistä. Projektisuunnitelman hyväksynnän jälkeen asiakkaalle lähetetään tarjous varsinaisesta toteutusprojektista.

Toteutusvaiheessa noudatetaan ketterän kehityksen periaatteita

Kun asiakas hyväksyy tarjouksen toteutusprojektista, yhteistyö aloitetaan suunnittelemalla aikataulu koko projektille ja sen tärkeimmille vaiheille. Samalla käymme aikataulun läpi sisäisesti yksittäisten tehtävien tasolla varmistaaksemme riittävät henkilöstöresurssit ja aikataulun toteutuskelpoisuuden.

Aikataulun hyväksynnän jälkeen toteutuksesta vastaava tiimi aloittaa tehtävien työstämisen pala palalta ketteriä menetelmiä käyttäen. Pystytämme varhaisessa vaiheessa “staging-ympäristön” eli testiympäristön, johon annamme myös asiakkaalle pääsyn. Staging-ympäristö on teknisesti samankaltainen varsinaisen ERP-järjestelmän kanssa ja siellä tehdään mm. käyttäjien koulutus ja uusien ominaisuuksien testaus ennen niiden varsinaista käyttöönottoa. 

Tiimissä on yleensä mukana projektipäälliköitä tai konsultteja, jotka tekevät ERP-järjestelmään vaaditut asetukset ja luovat yksilölliset ohjemateriaalit asiakkaalle, sekä ohjelmistokehittäjiä, jotka rakentavat tarvittavat räätälöinnit koodiin. Tiimin työnkulun seuraamiseksi ja tehtävien jakamiseksi käytämme kanban-tauluja, jotka antavat projektin johdolle selkeän näkymän projektin etenemisestä. Osana ketterää toimintatapaa projekti voidaan toteuttaa myös “sprinteissä” eli vapaasti suomennettuna kehityspyrähdyksissä. Sprinttien aikana tietty ERP-järjestelmään liittyvä osa tai ominaisuus tehdään valmiiksi. Sprintit ovat yleensä 1-4 viikon mittaisia ja niiden lopuksi asiakkaan kanssa käydään läpi järjestelmään toteutetut uudet ominaisuudet sekä seuraavan sprintin sisällöt.

Vaikka Odoo onkin ERP-järjestelmäksi käyttäjäystävällinen, tärkeä osa toteutusvaihetta on pääkäyttäjien koulutus uuteen järjestelmään. Koulutusvaiheessa kaikki keskeiset ominaisuudet ja niiden toimintalogiikat tulevat käyttäjille tutuiksi. Koulutussessiot ovat jaoteltu teemojen ja osallistujen mukaan, ja niissä pääkäyttäjät pääsevät harjoittelemaan oikeita käyttötilanteita asiakkaan testiympäristössä. Varsinainen käyttöönotto, jossa siirrytään Odoon käyttöön tuotantoympäristössä, tapahtuu yleensä pian koulutusvaiheen jälkeen, jotta opitut taidot eivät ehdi unohtua.

Järjestelmän käyttöönoton jälkeen asiakkaalla on käytössään toimiva ERP-järjestelmä, joka vastaa vaatimusmäärittelyssä asetettuja tavoitteita ja vaatimuksia. Toteutusvaiheen päätyttyä pysymme mielellämme mukana asiakkaan pitkäaikaisina kumppaneina järjestelmän ylläpidon ja jatkokehityksen merkeissä. Käytännön työskentely järjestelmän kanssa synnyttää usein kehitysideoita ja toiveita uusista ominaisuuksista, jotka lisäävät arvoa päivittäiseen työntekoon. Nämä asiakkaan havainnot toimivat hyvänä pohjana jatkokehitysprojektille, jossa uudesta järjestelmästä hiotaan entistä tehokkaampi kokonaisuus.