Kaikki tapahtumat saavat oman osansa no-show:sta – eli ihmisistä jotka ilmoittautumisestaan huolimatta eivät osallistu tapahtumaan. Etenkin virtuaalisten tapahtumien kohdalla no-show prosentti saattaa kivuta korkeaksi. Markletic:in vuonna 2021 toteuttamassa tutkimuksessa virtuaalitapahtumien no-show prosentti oli keskimäärin 35%, mikä on todellakin iso määrä. Tähän ei kuitenkaan kannata tyytyä, vaan tapahtumajärjestäjällä on kuin onkin keinoja saada mahdollisimman moni ilmoittautunut oikeasti paikalle!

Miksi ihmiset jättävät tulematta?

No-show on virtuaalitapahtumissa yleistä, ja sen pohjalla on monesti ilmoittautuneiden vähäinen sitoutuminen tapahtumaan. Samaan aikaan kun ilmoittautumisen helppous on valtavan tärkeää, on se myös yksi syy korkeahkoon no-show prosenttiin. Sähköpostiin kilahtavat kutsut, ilmoittautuminen muutamalla klikkauksella ja tapahtuman maksuttomuus tekevät ilmoittautumisen tekemisen niin vaivattomaksi, ettei tapahtumaan sitoutumista juurikaan tapahdu. Monesti on myös tapana lähettää virtuaalitapahtuman osallistujille jälkikäteen tallenne ohjelmasta, jolloin tapahtuman reaaliaikaisen lähetyksen skippaaminen ei tunnu minkäänlaiselta menetykseltä. Ilmoittautumisen hankaloittaminen tai tallenteiden lähetyksen lopettaminen ei kuitenkaan ole oikea ratkaisu no-show prosentin pienentämiseen!

Kokosimme tähän blogipostaukseen 5+1 parempaa keinoa.

1. Järjestä maksullisia tapahtumia

Tämä on varmin ja helpoin keino lisätä ilmoittautujien sitoutumista tapahtumaasi. Kun osallistujat ovat käyttäneet rahaa tapahtumaasi, yrittävät he varmasti myös päästä paikalle. Voit myös kokeilla tarjota tapahtumaasi kahta eri lipputyyppiä – ilmaislippua rajoitetummalla sisällöllä sekä kaikki herkut sisältävää maksullista lippua. Jos tapahtuman muuttaminen maksulliseksi hirvittää, täytyy katse suunnata tiukasti sisältöön. Ethän toivo järjestäväsi edes ilmaiseksi tapahtumaa, josta ei osallistujille ole oikeastaan mitään hyötyä. 

2. Viesti selkeästi

Viestinnän roolia no-show prosentin alentamisessa ei voi mitenkään ohittaa. Sähköpostien lähettäminen ilmoittautuneille joko markkinointi- tai tapahtumanhallintatyökalun kautta on helppo ja tehokas tapa viestiä. Muistuta osallistujia tapahtumastasi vähintäänkin muutama päivä ennen tapahtumaa, sekä juuri ennen tapahtuman alkua. Äläkä unohda lisätä jokaiseen lähettämääsi muistutukseen osallistumislinkkiä!

Pssst! Voit aivan hyvin pyytää ilmoittautuneita vahvistamaan osallistumisensa tapahtumaan!

3. Kannusta aktiiviseen osallistumiseen

Mieti millaista arvoa tapahtumaan osallistuminen voisi tarjota. Mahdollisuus verkostoitumiseen tai alennuskoodi voivat vetää ihmisiä paikalle. Arvonta osallistuneiden kesken voi olla toimiva kannustin, mutta harkitse myös aktiivisuuteen kannustavaa pelillistämistä – osallistujat voivat kerätä pisteitä kysymistään kysymyksistä, workshoppeihin osallistumisesta tai mistä tahansa muusta reaaliaikaisesta osallistumisesta.

4. Ota käyttöön jonotuslista

Rajoitettu osallistujamäärä saattaa ensin tuntua oudolta ohjeelta – eikö kannattaisi haalia tapahtumaan kaikki halukkaat! Näin ei kuitenkaan ole, sillä rajallinen kapasiteetti saa osallistujat pohtimaan ilmoittautumistaan tarkemmin. Ilmoittautuneille kannattaa viestiä jonotuslistasta muutama päivä ennen tapahtumaa, jotta he osaavat perua ilmoittautumisensa jos eivät oikeasti ole tulossa. Harva haluaa estää muiden osallistumisen tapahtumaan vain saadakseen itselleen tallenteen!

5. Luo kuhinaa tapahtumasi ympärille

Mitä enemmän tapahtumastasi puhutaan, sen parempi. FOMO eli Fear Of Missing Out on tapahtumajärjestäjän paras kaveri, sillä tunne siitä että kaikki muut ovat osallistumassa kannustaa empijätkin paikalle. Muista siis markkinoida tapahtumaasi julkisesti, vaikka pääosa osallistujista tulisikin yksityisten sähköpostikutsujen kautta. Sosiaalista mediaa kannattaa todenteolla hyödyntää – luo tapahtumallesi sivu Facebookiin tai LinkedIn:iin ja ole aktiivinen keskustelun avaaja. 

+ 1. Tee osallistumisen peruuttamisesta helppoa

Kun annat ilmoittautuneille mahdollisuuden helposti perua tulonsa, no-show prosenttisi laskee varmasti. Tämä mahdollistaa sinulle myös ennen tapahtumaa tarkempaa tietoa siitä, kuinka paljon ihmisiä on oikeasti tulossa. Vaikka ilmoittautumisen peruminen muutama päivä ennen tapahtumaa onkin järjestäjälle pienoinen pettymys, on kuitenkin hurjan paljon parempi tietää todellinen osallistujamäärä ennenkuin tapahtuma on käynnissä. 

Vaikka tekisit kaikkesi ja enemmän, osa ilmoittautuneista jättää tulematta tapahtumaasi. Älä kuitenkaan unohda näitä henkilöitä viestinnässäsi – he ovat kuitenkin osoittaneet kiinnostusta tapahtumaasi ilmoittautumalla mukaan ja toivon mukaan kuuluvat tukevasti tapahtumasi kohderyhmään. Lähetä heille sähköposti, jossa harmittelet etteivät he päässeet tulemaan ja jaa tapahtuman materiaalit myös heille. Ehkäpä he tulevat paikalle seuraavan kerran!