Oletko jo kokeillut Power BI:tä omassa käytössäsi? Olet varmasti todennut sen monipuoliseksi työvälineeksi, jolla on helppo ja nopea koostaa raportteja haluamastasi liiketoimintatiedosta. Sen hyödyntäminen strategisena tietojohtamisen ratkaisuna toteutuu kuitenkin vasta yritystasolla. Tällöin yritys pääsee aidosti kiinni modernin BI -työkalun tarjoamiin kustannussäästöihin ja kilpailuetuihin.

Power BI:n käyttö sisältääkin lukuisia hyötyjä, joihin et ehkä vielä ole törmännyt. Tässä blogissa kerromme, mitä etua yrityksesi saa Power BI:n käyttöönotosta ja miten voit laajentaa sen koko henkilöstön käyttöön. Blogin lopussa kerromme, miten pääset testaamaan Power BI:n hyödyntämistä koko yrityksen laajuisesti Proof of Concept -toteutuksena.

Power BI täyttää vaativimmatkin odotukset

Power BI on yksi käytetyimmistä tietojohtamisen ratkaisuista Suomessa. Useat käyttäjät ovat tutustuneet siihen esimerkiksi organisaationsa Microsoft-tuotteiden mukana tulleiden lisenssien tai maksuttoman Desktop-lisenssin kautta. Tutustumisen aikana moni ilahtuu todetessaan sen täyttävän nykypäivän työkalun vaatimukset nopeuden, helppouden ja hyödyntämismahdollisuuksien suhteen.

Omatoiminen testaus hyvä alku, mutta ei vie perille asti

Yksittäisten käyttäjien tekemissä Power BI -kokeiluissa voidaan jo havaita monia hyötyjä helppokäyttöisempien ja selkeämpien raporttien muodossa. Yksittäinen käyttö ei kuitenkaan vielä anna koko kuvaa Power BI:n laajasta hyödyntämisestä. Mittavia hyötyjä voi jäädä saavuttamatta ja toisaalta myös monia haasteita voi tulla vastaan. Nopeasti huomataan, että kun jokainen käyttää omia sovelluksiaan, saattavat raportit perustua eri dataan ja lukuihin, eivätkä ole siten yhtenäisiä yritystasolla. Lisäksi työkalun hyödyntäminen vaihtelee käyttäjien aikaresurssien ja osaamisen mukaan.

Valmiudet rakentaa ja käyttää Power BI -sovelluksia organisaatiossa ovatkin usein hyvin vaihtelevia. Satunnaiset käyttäjät pystyvät kokeilemaan Power BI:tä vain suppealla datalla ja yksinkertaisilla laskennoilla, kun taas IT-henkilöstö tai Excel-tehokäyttäjät saattavat rakentaa itselleen monipuolisempia sovelluksia. Käytettäessä Power BI:tä koko organisaation työvälineenä olisi kuitenkin tärkeää saada kattavat perusversiot sovelluksista kaikkien käyttäjien saataville helposti ja tasapuolisesti. 

Toivottu työväline koko henkilöstön käyttöön

Power BI vaikuttaa siis mielenkiintoiselta ja hyödylliseltä työkalulta ja saatatkin pohtia, miten saisit vietyä sen koko yrityksen käyttöön strategisena tietojohtamisen ratkaisuna. Tällöin siinä käytettävä data ja mittarit ovat yhtenäisiä ja luotettavia, ja järjestelmä tukee tavoitteitanne sekä prosessienne tehostamista koko yrityksen tasolla, helpottaen lisäksi jokaisen työntekijän mahdollisuuksia suoriutua paremmin omassa työssään.

Yksi suurimmista eroista omatoimiseen kokeiluun verrattuna on se, että kun Power BI -työkalua hyödynnetään yritystasolla, tulee siitä koko yrityksen päivittäinen ja keskeinen raportointityöväline. Power BI kerää oleellista tietoa esimerkiksi toiminnanohjaus- ja asiakkuudenhallintajärjestelmistä yhdistäen eri järjestelmissä sijaitsevan liiketoimintatiedon selkeiksi raporteiksi automaattisesti. Power BI:n avulla koko henkilöstö pääsee käyttämään helppokäyttöistä työkalua visuaalisten liiketoimintaraporttien tekemiseen sekä datan analysointiin ja tulkintaan. Data on reaaliaikaista ja sen käyttö perustuu yhtenäiseen datamalliin. Kaikilla työntekijöillä on näin ollen sama, luotettava pohjadata käytössään, eikä Excel-maailmasta tuttua pirstaleisuutta ja useita totuuksia samasta datasta enää esiinny.

BI-järjestelmän käyttöönotto tehostaa monin tavoin yrityksen prosesseja. Samalla se kehittää yritystä sen omalla tietojohtamisen polulla. Lisää muista Power BI:n käytöstä saatavista tietojohtamisen hyödyistä löydät BI-järjestelmän hankintaoppaastamme.

Tietojohtamisen kumppani varmistaa tehokkaan käyttöönoton

Miten Power BI:n käyttöönotossa sitten pääsisi alkuun? Äkkiseltään voi tulla mieleen vastuuttaa se yrityksen IT-osaston tehtäväksi. Power BI:n käyttöönotto ei kuitenkaan ole vain pelkkä tekninen toteutus, mistä johtuen IT-osasto tai muu mahdollinen tekninen kumppani eivät useinkaan pysty tarjoamaan kokonaisvaltaista ja liiketoiminnallisia tavoitteita tukevaa lopputulosta. 

Power BI:n käyttöönotto kannattaakin toteuttaa tietojohtamisen kumppanin kanssa, joka on erikoistunut BI-järjestelmiin ja jonka ydinosaamista tietojohtaminen on. Kun Power BI kuuluu kumppanin keskeisiin osaamisalueisiin, ei se ole vain yksi tuote muiden joukossa. Strategiselta kumppanilta yritys saa kaiken asiantuntijatuen menestyksekkääseen tiedolla johtamiseen ja prosessien jatkuvaan kehittämiseen.

Lue lisää Pengonin tarjoamasta Power BI:n testikäytöstä blogistamme.