Koronapandemian kutsuminen digitalisaation suurimmaksi ajuriksi kuulostaa ehkä kliseeltä, mutta on täyttä totta. Tietotyö siirtyi hetkessä etämoodiin ympäri maailmaa keväällä 2020. Monille se oli shokki, toisille taas mahdollisuus kehittyä entistä paremmaksi.

Qvantelilla etätyöskentely on ollut arkipäivää jo vuosia. Toimistolla on käyty, kun on haluttu tavata kollegoita tai brainstormattu jotain uutta yhdessä. Mutta mikäli työ ei ole vaatinut läsnäoloa, on sen voinut suorittaa käytännössä missä ja milloin vain.

Kun Suomikin siirtyi vuosi sitten keväällä käytännössä yhdessä yössä etämoodiin, Qvantelilla ei oltu moksiskaan. Heillä oli valmiiksi valitut työkalut, ohjelmat ja työnteon käytännöt mietittynä. Qvantelin sisäisissä kyselyissä neljä viidestä kokee tuottavuutensa jopa kasvaneen pandemian aikana ja työnteon kotoa käsin olevan mielekästä. Melkein jokainen kokee myös saavansa riittävästi tukea esihenkilöiltään. Poikkeustilanne onkin siten ollut Qvantelille hyvin hyödynnetty mahdollisuus.

Pakko on hyvä kirittäjä

Qvantelilla Program Managerina työskentelevän Yulia Yatsenkon mukaan pandemia käynnisti pakotetun muutoksen myös heidän asiakkaittensa ajatusmaailmassa: ”Ennen koronaa varsinkin isommat asiakkaat halusivat kehittäjätiimin heille paikan päälle, mutta pandemian myötä heidän ei auttanut kuin muuttaa ajattelutapaansa.”

”Siinä kävikin sitten niin, että asiakkaat yllätyksekseen huomasivat projektien hoituvan erinomaisesti myös tällä tavalla. Vaikka he eivät enää pysty valvomaan heille työtä tekeviä tiimejä niin hyvin, he näkevät työn tulokset. Ainakin meidän tapauksessa se on riittänyt vakuuttamaan asiakkaamme”, Yatsenko valottaa hyviä tuloksia.

Edelläkävijä työkaluissa ja toimintatavoissa

Qvantelilla valmiuksia etätyöhön on rakennettu jo pitkään ennen koronan tuloa CISOna yrityksessä työskentelevän Saku Pietilän mukaan: ”Olen itse tullut Qvantelille vuonna 2011. Olemme näiden vuosien aikana järjestelmällisesti rakentaneet sovellusympäristöä, käytettyjä työkaluja ja käytäntöjä siihen suuntaan, että työmme ei ole sijaintiriippuvaista. Olemme myös jo pidempään implementoineet sellaisia IT-johtamisen järjestelmiä asiakkaillemme, jotka eivät vaadi paikallista tekemistä.”

Asiakkaiden palvelu onnistuu myös ylikansallisesti ja täysin ilman fyysistä kontaktia.

Vahva etätyökyky, joka tarkoittaa työn näkökulmasta resilienssiä pandemiaa vastaan, on ollut yksi johdon aktiivisesti ajamista kulttuurisista asioista Qvantelilla. Se on osin ollut luonnollista, kun kuullaan kuinka Qvantelin tiimit ovat rakentuneet:

”Meidän tiimit ovat usein ylikansallisia eli yhdessä toimivat ihmiset ovat fyysisesti eri puolilla maailmaa. Meillä oli ennen pandemiaa Suomen sisälläkin tiimejä, joiden jäsenet istuivat eri kaupungeissa”, Yatsenko kertoo. ”Asiakkaiden palvelu onnistuu myös ylikansallisesti ja täysin ilman fyysistä kontaktia. Teimme esimerkiksi juuri tiimini kanssa ohjelmistoprojektin Meksikoon täysin etänä.”

Tuottavuus parantunut, etäjohtaminen toimii

Qvantelin sisäisissä kyselyissä peräti 80 prosenttia henkilöstöstä koki tyytyväisyyttä työtekoon kotoa käsin ja tuottavuutensa jopa parantuneen pandemian aikana: ”Oman arvioni mukaan tulosten taustalla on se, että ihmiset voivat etätyössä organisoida työnsä haluamallaan tavalla ja tehdä työtä silloin, milloin heille parhaiten sopii”, CIO Jukka Alapiha miettii.

Pidemmällä aikavälillä tarvitaan myös ihmisten välisiä aitoja kohtaamisia, kun esimerkiksi uusia ihmisiä rekrytoidaan ja tiimit vaihtuvat. Myös ideointi ja muut vastaavat työvaiheet onnistuvat yhdessä läsnä ollen tehokkaammin. ”Meillä on luotu työskentelyyn New Normal -politiikka, jossa otetaan kantaa siihen, mitä työtä kannattaa tehdä toimistolla ja mikä onnistuu taas hyvin etänä”, Pietilä valaisee.

Kyselyissä jopa 90 prosenttia henkilöstöstä koki saavansa riittävästi tukea esihenkilöiltään. Qvantelilla on määritelty tietyt raamit johtamiselle, mutta liikkumavaraakin annetaan.

”Meillä ei määrätä ylhäältä, miten tai kuinka monta kertaa esihenkilöiden on oltava alaisiin yhteydessä. HR ja tiimien päälliköt pitävät yhteisiä etäpalavereja, joissa käydään läpi hyviä käytäntöjä”, Alapiha valottaa toimintatapoja. ”Itse esimerkiksi pidän kerran viikossa kunkin tiimiläiseni kanssa henkilökohtaisen palaverin. Aiheet liittyvät usein työhön, mutta myös muita tarpeita voi ottaa esiin.”

Qvantelilla viihdytään erinomaisesti etätöissä.

Etäloikka ei aiheuttanut turvallisuusuhkaa

Qvantelilla etätyön tietoturvasta on huolehdittu kattavasti ja mutkattomasti organisaatiotasolla ilman, että yksittäisen työntekijän tarvitsisi omaa päätään vaivata sen suhteen.

”Meillä tietoturva ei ole koskaan ollut riippuvainen siitä, missä työtä tehdään. Hallinnoimme yritystasolla toimintaympäristöä, seuraamme liikennettä verkossamme havaiten mahdollisia uhkia ja neutraloiden niitä”, CISO Pietilä valaisee.

Pietilä on kuullut muualta tapauksista, missä VPN-yhteydet haittaavat jatkuvasti ihmisten tehokasta työskentelyä ja IT-tukea joudutaan rasittamaan milloin milläkin asialla: ”Meillä työntekijät saavat tehdä laitteillaan periaatteessa mitä haluavat eikä tietoturva estä heitä toimimasta normaalisti koneillaan.”

Jos edellistä tarinaa vedetään yhteen, pandemia-aika on ollut Qvantelille hyödynnetty mahdollisuus. Yrityksen henkilöstö kokee saavansa tarvitsemaansa tukea samalla kun viihtyvyys ja tuottavuus ovat korkealla tasolla. Pandemia on muuttanut arkea pysyvästi Qvantelilla.

”Kyselyidemme perusteella valtaosa ihmisistä haluaa pandemian jälkeenkin tehdä 60–80 prosenttisesti työtään etänä”, Pietilä summaa.

Tällaiset etätyömäärät lienevät tietotyössä se paljon puhuttu uusi normaali!

Hyödyllinen kumppanuus

Qvantel liittyi ensimmäisten joukossa TIVIAn valtakunnalliseksi kumppaniksi. Jäsenyys on tuottanut konkreettista hyötyä Qvantelille heidän implementoidessaan toimintaansa ISO 27001 -tietoturvasertifikaattia.

”Tietoturva on meille äärimmäisen tärkeä asia, koska käsittelemme operaattoriasiakkaidemme kautta ihmisten henkilökohtaisia tietoja. Moni meistä on myös TIVIAn henkilöjäsen, ja olemmekin osallistuneet sankoin joukoin TIVIAn tarjoamiin tietoturvakoulutuksiin”, CISO Saku Pietilä kertoo.

Teksti: Kai Lintinen

TIVIA News on TIVIAn jäsenlehti, jonka ensimmäinen numero ilmestyi kesäkuussa 2016. Lehti ilmestyy myös osana painettua Tivi-lehteä.

TIVIA Newsin artikkelit julkaistaan myös digitaalisina versioina TIVIAn verkkosivustolla, jossa ne ovat myös vapaasti luettavissa. Lisäksi TIVIA Newsin digitaalinen näköislehti on vapaasti luettavissa TIVIAn verkkosivustolla.