iTapsa pidentää puhelinten käyttöikää huollolla ja kierrätyksellä. Liiketoiminnan ytimeen tarvittiin ohjelmisto, jossa kassa ja toiminnanohjaus toimivat saumattomasti yhteen. Tehdenin käyttöönoton myötä päivittäinen toiminta on nopeutunut, virheet ovat vähentyneet ja kustannukset pienentyneet. Lue alta lisää iTapsan kokemuksista.

iTapsa on tarjonnut jo vuodesta 2012 asti mobiililaitteiden pikahuoltoa lähes kaikille Suomessa myytäville laitteille. Lisäksi palveluihin kuuluvat tarvikkeiden myynti sekä käytettyjen puhelinten osto ja myynti. Perusajatuksena on tehdä puhelimista pitkäikäisiä huollon ja kierrätyksen avulla. Yrityksellä on 12 kivijalkamyymälää ympäri Suomen Helsingistä Ouluun, verkkokauppa sekä 3 lähetyspistettä.

Haussa erilaisia hinnastoja ja laskutuskuvioita ymmärtävä järjestelmä

iTapsalla lähdettiin etsimään uutta toiminnanohjausjärjestelmää, koska yrityksen aiemmin käyttämä ohjelmisto oli monipuolisuudestaan huolimatta auttamattoman kankea.

"Meillä on pelkästään hinnoittelussa todella paljon erilaisia sääntöjä, paketteja, alennuksia, yritysalennuksia ja laskutukseen liittyviä muuttujia, minkä lisäksi tarvitsemme laajat raportointimahdollisuudet", iTapsan huoltopäällikkö Patrik Albrecht kertoo.

Albrechtin mukaan vanhassa järjestelmässä kaikkien näiden eri palikoiden käyttö oli haastavaa ja aikaavievää, mikä hidasti päivittäistä toimintaa. Tavoitteena oli löytää intuitiivinen ja helppokäyttöinen järjestelmä, joka vastaisi yrityksen kaikkiin tarpeisiin. Kassan ja toiminnanohjausjärjestelmän tulisi toimia saumattomasti yhteen.

Tehdenin yhteyshenkilöt olivat aidon kiinnostuneita tarpeistamme

Tehdenin iTapsalle esitteli franchising-yrittäjä, joka oli käyttänyt ohjelmistoa jo muutaman vuoden. Ensitutustumisen jälkeen yritys kokeili vielä toista toiminnanohjausjärjestelmää, mutta lopulta he päätyivät Tehdeniin, joka sisälsi kaiken tarpeellisen. Tätä nykyä iTapsa käyttää lähestulkoon kaikkia Tehdenin ominaisuuksia. Tehdenistä löytyi myös valmis integraatio yrityksen käyttämään taloushallinnon järjestelmään Procountoriin. 

"Halusimme, että yritystoimintaa ajetaan yhdestä paikasta sen sijaan, että joutuisimme nojaamaan monen eri järjestelmän varaan", Patrik Albrecht kuvailee.

Albrechtin mukaan ohjelmiston käyttöönotto sujui oikein hyvin ja vastasi odotuksia. ”Tehdenin yhteyshenkilöt olivat aidon kiinnostuneita haasteistamme ja tarpeistamme. Oli ilo yhdessä pohtia eri ratkaisuja tilanteisiin, jotka olivat toimineet tietyllä tavalla edellisessä järjestelmässä ja haluttiin saada toimimaan myös Tehdenissä”, Albrecht kertoo yhteistyöstä.

Vähemmän virheitä ja pienemmät kustannukset

iTapsan toiminnassa on tapahtunut selkeä muutos Tehdenin käyttöönoton myötä.

"Käytännössä kaikki meidän prosessit ovat helpottuneet ja nopeutuneet. Päivittäinen perustoiminta on nopeutunut valtavasti, mikä on johtanut virheiden vähentymiseen ja sitä kautta tietenkin kustannuksien pienentymiseen", Patrik Albrecht iloitsee.

Aluksi yrityksessä pohdittiin, miten tutut rutiinit toteutetaan Tehdenillä, mutta lopulta ymmärrettiin, ettei toimintatapoja kannata peilata vanhaan järjestelmään. Saman lopputuloksen kun saa helpommin ja nopeammin, kun miettii asian alusta asti Tehdenin toimintaperiaatteen mukaan. 

Tulevaisuudessa iTapsan on tarkoitus kehittää yrityksensä varastonhallinnan automaatiota Tehdenin avulla. ”Erilaiset muuttujat tuottavat vielä manuaalista työtä, mutta tämäkin on onneksi huomattavasti helpompaa kuin vanhalla järjestelmällä”, Albrecht kuvailee. 

”Lisäksi ajatuksena olisi monipuolistaa laskutusjärjestelmää, jotta se vastaisi meidän yhteistyökumppaneiden kasvaviin vaatimuksiin. Toivottavasti saamme tehdä tämän yhteistyössä Tehdenin kanssa”, Albrecht kertoo tulevaisuuden suunnitelmista.

Automaattiset tilausajot keskusvarastolta säästävät aikaa

Yksi tärkeimmistä ominaisuuksista iTapsalle on Tehdenin Tilausajot-ohjelma, joka on suunniteltu helpottamaan usean toimipisteen ketjuliikkeiden ostotilausten tekemistä. Huolellisesti määritellyt tilausautomaatit helpottavat arkea, kun tuotenimikkeitä on suuri määrä ja myyntimäärät ovat suuria. 

Albrecht kertoo, että iTapsalla tavaroiden täydennystilauksia tehdään kymmeniä kertoja viikossa. Tilausajojen avulla manuaaliset varastotarkistukset jäävät pois, joten aikaa säästyy viikkotasolla jo merkittävästi. Tavaroiden hankinta on helppoa ja sisäinen logistiikka keskusvaraston ja myymälöiden välillä on ketterää ja virheetöntä.

Tehden-Procountor-integraatio helpottaa arkea

Toinen tärkeä seikka Tehdenin valinnassa oli se, että iTapsa pystyi jatkamaan tutulla taloushallinnon ohjelmistolla eli Procountorilla. Tehden-Procountor-integraatio vähentää virheitä sekä tuo selvää säästöä ajankäytön ja kustannusten suhteen. Integraation parhaita puolia ovat sen nopeus, ajantasaisuus ja automaattisuus.

iTapsalla on käytössä myyntireskontra- ja kirjanpitointegraatio. Myyntireskontraintegraatio on siitä kätevä, ettei tiliotteita ja laskuja tarvitse enää seurata manuaalisesti, ja kirjanpitäjä näkee reskontran tilanteen suoraan ohjelmistosta.

Kaikki tieto Procountorin tapahtumista siirtyy automaattisesti Tehdeniin. Lisäksi iTapsa pystyy hyödyntämään Procountorin laajoja maksumuistutus- ja perintätyökaluja. Procountorin avulla taloushallinto on mahdollista ulkoistaa kokonaisuudessaan tilitoimistolle, jolloin iTapsan oma henkilökunta voi keskittyä ydinliiketoimintaan.

Helppokäyttöinen ja looginen järjestelmä

Tehden on tunnetusti yksi markkinoiden helppokäyttöisimmistä toiminnanohjausjärjestelmistä. Samaa mieltä ollaan myös iTapsan puolella, jossa on havaittu, että peruskäyttäjän näkökulmasta Tehdenin parhaita puolia ovat perustoiminnan helppous ja loogisuus. 

"Painat nappia, joka tekee sen, mitä siinä napissa lukee. Lisäksi Tehdenin raportointi on kyllä parhaimpia raportointityökaluja, mitä olen nähnyt”, Patrik Albrecht kehuu.

Toinen Tehdenin ehdoton vahvuus on se, että kaikesta tekemisestä jää jälki ohjelmiston lokiin. Tämän ansiosta mahdolliset näppäily- tai käyttövirheet on helppo löytää.

iTapsa on erittäin tyytyväinen ohjelmistovalintaansa, ja myös Tehdenillä ollaan iloisia hyvin sujuneesta yhteistyöstä.

"Voimme suositella Tehdeniä kaikille, jotka ostavat ja myyvät tuotteita ja/tai palveluita, pienestä toimijasta isompaan ketjuun." -Patrik Albrecht, iTapsa