Fillarikauppa Cycli myy pyöriä ja pyöräilytarvikkeita sekä huoltaa pyöriä ja tekee ajoasentomittauksia. Konserniin kuuluu 3 samalla konseptilla toimivaa kivijalkamyymälää ja verkkokauppa. Ensimmäinen myymälä avattiin Seinäjoella vuonna 2016, vuonna 2020 pyöräliike laajensi myös Vaasaan, ja vuoden 2022 lopulla avattiin kolmas liike Poriin. Vuonna 2022 yrityksessä tapahtui myös toinen muutos, kun käyttöön otettiin Tehdenin toiminnanohjausjärjestelmä. 

Helppokäyttöisyys ja taustatiimin rajapintaosaaminen vakuuttivat

Yrityksen vanha järjestelmä oli verkkokauppapohjainen POS-kassajärjestelmä, jonka kirjanpidollisessa tarkkuudessa oli parantamisen varaa. Nykyaikaisella asenteella asiakkaitaan palveleva yritys halusi myös nykyaikaisen verkkokaupan, joka integroitaisiin luotettavaan, helppokäyttöiseen ja raporteiltaan edistyneeseen järjestelmään. Erityiskriteerinä Cyclillä oli myös se, että valittavassa ohjelmistossa voi seurata pyörän runkonumerotietoa ja tunnistaa sen perusteella liikkeessä myydyn pyörän, kun se tulee huollettavaksi. Järjestelmänvaihtoon lähdettiin siis selkein tavoittein, ja Cycli tutustui toimittajien kanssa 6 tai 7 eri järjestelmään.

“Tehdenin myyntitiimi sekä taustatiimin rajapintaosaaminen vakuuttivat meidät. Tuntui siltä, että tässä toimitaan sellaisen tahon kanssa, jolla ei mene sormi suuhun kehitystöiden kanssa, vaan talon sisällä on riittävästi osaamista”, Cyclin toimitusjohtaja Tapio Roiha kertoo.

“Ja olen edelleen samaa mieltä. Asiakaspalvelun Emmi Wahlsten on auttanut paljon eri tilanteissa, samoin rajapintatiimin Vili Aholalta ollaan saatu asiakaslähtöistä ja joustavaa tukea.”

Suomalaiset pyöräalan toimijat luonnollisesti keskustelevat keskenään, ja Roiha oli myös yhteydessä Tehdenin aiemmin käyttöönottaneeseen isoon alan toimijaan, jolta sai hyvää palautetta järjestelmästä. “Vaikka toimintaympäristö on sama, alan yrityksillä voi silti olla hyvinkin erilaisia toimintatapoja. Tehden istui näistä eroista huolimatta hyvin myös Cyclille.”

Nopeaa kassamyyntiä ja ajanvarausten monipuolista hallintaa

Cyclillä on käytössä Tehden Kauppa ja Ajanvaraus -ohjelmistokokonaisuus sekä useita lisäosia, joista osa vielä odottaa erinäisten tulevaisuudensuunnitelmien toteutumista. Tehdeniä käytetään yrityksessä varastonhallintaan ja nopeaan kassamyyntiin, ja Shopify-verkkokauppa on integroitu Tehdeniin. Pyörät myydään myyntitilausten kautta, jolloin tilaukselle saadaan pakollisena tietona pyörän runkonumero, ja isomman hankinnan tiedot löytyvät aina myös asiakkaan tietokortilta. Asiakkaat tekevät huoltoajanvaraukset joko yrityksen verkkosivuille upotetun Avoinna24-ajanvarauksen kautta tai puhelimitse, ja ajanvaraukseen liitetyllä myyntitilauksella voidaan työajan lisäksi hallita huoltoon käytetyt varaosat ja veloittaa ne asiakkaalta. Järjestelmään jää tieto siitä, mitä huoltoja millekin pyörälle on tehty, joten jos asiakkaan muisti pettää, tiedot voi aina tarkistaa asiakkaan nimellä järjestelmästä.

“Tehdenin myötä meillä on elämä muuttunut paljon, esimerkiksi inventointia on nykyään superkiva tehdä”, Roiha kertoo.

Cyclillä on kolmen toimipisteen kesken käytössä neljä käsipäätettä, ja inventointi hoidetaan liike kerrallaan, jotta kaikki käsipäätteet saadaan aina inventointikäyttöön. Porissa harrastetaan myös jatkuvaa inventointia, eli tuotteen saldon tarkistetaan aina kun hyllyyn tulee uutta tavaraa.

Hyvää yhteistyötä verkkokaupan integrointiprojektissa

Cyclin verkkokauppa toimii Spotify-alustalla, ja integraation toteutti porilainen Dyme Solutions. Integraatioprojektin läpiviemistä varten Cyclin, Tehdenin ja Dyme Solutionsin yhteiseen viestinvaihtoon perustettiin oma Slack-kanava, jonka kautta sovitaan palavereja ja suunnitellaan kehitysaskelia yhteisesti edelleen.

“Tehdenin ja Shopifyn integrointi oli Cyclin ensimmäinen integraatioprojekti, eli meille se on ollut iso juttu ja siitä on myös opittu paljon”, Roiha toteaa. Integraatioon lisäillään edelleen tarvittaessa lisäosia ja esimerkiksi palautusprosessia hiotaan. Yhteisellä Slack-kanavalla saa hyvin apua kaikilta hankkeen osapuolilta. “Projektin kokonaisviestintäpaketti on toiminut hyvin”, Roiha kehuu.

Integraatioprojektin onnistumisesta kertoo sekin, että Cyclillä suunnitellaan parhaillaan seuraavaa, Tehdenin ja CRM-järjestelmän välistä integraatiota asiakaspalvelun osasten automatisointiin.

“Tehden on ihanan tarkka”

Kun Tehdeniä on nyt käytetty vuoden verran, onko Cyclin järjestelmänvaihdolle asetetut tavoitteet saavutettu?

“Myynnit menevät Tehdenissä aina oikein eli virhemarginaali on pienentynyt huomattavasti ja saamme luotettavaa dataa myynneistä. Voimme raporteilta seurata myynnin kehityksen KPI-pisteitä ja innolla jo odotetaan ensi vuotta, jolloin saadaan koko kuluvan vuoden Tehden-data vertailtavaksi vanhaan”, Roiha kertoo. Raporteilta löytyy kaikki budjettilaskelmiin tarvittava tieto, ja esimerkiksi henkilökunnan ja verkkokaupan myyntimääriä on helppo vertailla.

Järjestelmänvaihdon myötä sekä kustannukset että koko toiminta ovat tehostuneet. “Järjestelmään tehdyillä sijoituksilla on meille nykyään paljon enemmän arvoa, ja sijoituksia mietitään ja suunnitellaan paljon tarkemmin nyt, kun käytössä on toimiva järjestelmä. Ja arjen toiminta on tehostunut, kun lukuja ei tarvitse perata kuten ennen. Voidaan nukkua yömme paremmin kun tiedetään, että kaikki data on omalla paikallaan ja kirjanpitäjä saa haettua tarvitsemansa tiedot itse Tehdenistä”, Roiha kertaa.

Tehdenillä luotettavaa tietoa oman liikkeen toiminnasta

Kauppiaana Tehdenin edut nopeasta kassasta loistaviin raportteihin ovat Cyclin väelle selkeitä, mutta nykyaikaisen järjestelmän etuihin kiinnittää nykyään huomiota myös asiakasnäkökulmasta silloin, kun asioi vähemmän moderneja työkaluja käyttävissä liikkeissä.

“Monessa arvokkaitakin tuotteita myyvässä kaupassa voidaan mennä edelleen vanhalla kassalla, jossa yrittäjälle ja asiakkaalle jää kummallekin myyntitapahtumasta pelkkä maksupäätekuitti. Itse en uskaltaisi edes tehdä kauppaa ilman tarkkaa dataa”, Roiha tuumii. Tieto myyntihetkestä, -tilanteesta, mahdollisista alennuksista ja niiden kohdistumisista sekä selkeä erittely myydyistä tuotteista on tärkeää sekä asiakkaalle että kauppiaalle – ja hyvän asiakaspalvelun merkki.

“Tehden on hyvä valinta alasta riippumatta päivittäiskauppaan, jossa käy paljon kivijalka-asiakkaita ja jossa tarvitaan varma ja luotettava kassajärjestelmä”, Roiha summaa. 

“Sanoisin, että Tehden on kokoluokasta riippumatta turvallinen valinta yrityksille, jotka haluavat luotettavaa tietoa oman liikkeen toiminnasta sekä helpotusta arkeen nopealla kassalla.”