Ramirent Finland on Suomen suurin rakennuskonevuokrausalan toimija, jolla on myös laaja palvelutarjonta. Digia vei läpi Ramirent Finlandin kokonaisvaltaisen toiminnanohjauksen ja taloushallinnon järjestelmäuudistuksen. Vuokraustoiminnan ydin toteutettiin Sycorin toimialakohtaisella ratkaisulla – Sycor.Rentalilla. Valtavassa kehitysprojektissa Ramirentille luotiin tehokas liiketoiminta-alusta, joka avasi paljon mahdollisuuksia liiketoiminnan ja digitalisaation kehittämiseen.

Ramirent on suomalaisille tuttu yritys, mutta moni ei tule ajatelleeksi, miten laajaa ja kansainvälistä yhtiön liiketoiminta on. Ramirent-konserni toimii yhdeksässä Pohjois-, Keski- ja Itä-Euroopan maassa, ja asiakkaita palvellaan noin 3 000 henkilön voimin. Ramirent on vuodesta 2019 saakka kuulunut perheomisteiseen ranskalaiseen Loxam-konserniin, joka on Euroopan suurin ja maailman neljänneksi suurin konevuokraamo.

Ramirent Finlandilla oli tietotekninen haaste, joka vaikeutti liiketoiminnan kehittämistä. Yhtiö käytti itse rakentamaansa toiminnanohjausjärjestelmää, joka oli yli 20 vuotta vanha ja elinkaarensa lopussa. Myöskään taloushallinnon ohjelmistot eivät olleet enää ajan tasalla. Yhtiön tietotekninen alusta ei enää vastannut digitalisaation tarpeita, eikä vanhoihin järjestelmiin ollut järkevää tuoda uusia ominaisuuksia.

Oli siis aika hankkia uusi ERP-järjestelmä, jolle Ramirentin liiketoiminta asetti erityisvaatimuksia. Ramirent Finlandin toimitusjohtaja Mikael Kämpe kertoo, että vuokrausliiketoiminnassa järjestelmien avulla pitää pystyä seuraamaan, kenellä kalusto on, milloin se on palautettu ja miten hinta on muodostunut vuokrausaikojen perusteella. Järjestelmällä hallitaan myös suunnittelun, asennuksen, kuljetusten ja purkamisen lisäpalveluja sekä seurataan kannattavuutta ja huollon kustannuksia konekohtaisesti.

Ramirent Finland päätyi ratkaisuun, jossa uuden liiketoimintajärjestelmän perustana on Digian toimittama Microsoft Dynamics 365 ERP-järjestelmä, jota laajennettiin saksalaisen Sycorin vuokrausliiketoimintaan kehittämällä Rental-lisäosalla.

”Sycor.Rental todettiin esiselvitysvaiheessa moderniksi ja Ramirentin tarpeet täyttäväksi toimialaratkaisuksi”, kertoo Jouko Jylhä, joka oli hankkeen projektipäällikkö Ramirentillä. Yhtiö arvosti myös sitä, että koko järjestelmälle saatiin Digialta paikallinen suomenkielinen tuki. Se ei välttämättä olisi ollut mahdollista, jos kokonaisuus olisi rakennettu jonkin toimialakohtaisen ERP-järjestelmän päälle.

Kokonaisvaltaisessa hankkeessa uudistettiin liiketoiminnan koko it-perusta

Hanke oli Ramirent Finlandille erittäin merkittävä ja haastavakin, sillä sen myötä uudistettiin koko liiketoiminnan kriittinen it-perusta. Jatkossa Sycor.Rentalilla täydennetyllä Microsoft Dynamics 365 Supply Chain Managementilla pyöritetään koko Ramirent Finlandin vuokrausliiketoimintaa ja Microsoft Dynamics 365 Financella hoidetaan yhtiön taloushallintoa.

Järjestelmä toimii hyvin joustavasti ja palvelee niin yksityisasiakkaiden kuin kansainvälisten konsernienkin asiakastarpeita. ”Saatamme myydä pienen määrän hiomapaperia tai vaihtoehtoisesti toimittaa sääsuojan eduskuntatalon kokoisen rakennuksen suojaamiseen. Kaikki hoidetaan samalla järjestelmällä”, Jylhä toteaa.

Hankkeessa uudistettiin myös Ramirent Finlandin raportointia ja analytiikkaa. Ostolaskujen kierrätykseen hankittiin uusi ExFlow-sovellus. Jylhä kertoo, että uuteen järjestelmään integroitiin lisäksi Ramirentin omat RamiSmart- ja Raimo-mobiiliratkaisut, joita myös uudistettiin. Digia toteutti mobiilisovellusten muutokset erillisenä projektina.

Uusi toiminnanohjausjärjestelmä toimii pilvessä, mistä on Ramirentille monenlaista hyötyä. ”Kun ERP-järjestelmä on pilvessä, siihen on helppo liittää Microsoftin muitakin ratkaisuja. Voimme myös luopua aiemmasta palvelinympäristöstä”, Jylhä kertoo. Lisäksi hän kehuu pilviratkaisun selainkäytön mahdollisuuksia, jotka helpottavat niin etätyötä kuin Ramirentin työasemien hallintaakin.

 Kolmen vaiheen avulla nopeasti liikkeelle datan hyödyntämisessä

Järjestelmäuudistus avasi Ramirentille uusia bisnesmahdollisuuksia

Uudistettu erp-järjestelmä toi Ramirentille paljon mahdollisuuksia liiketoiminnan kehittämiseen. Jylhä kertoo, että esimerkiksi raportointi ja analytiikka keskittyi aiemmin taloushallintoon, mutta hankkeen yhteydessä raportointi- ja analytiikkapalveluja laajennettiin aiempaa enemmän palvelemaan liiketoimintaa ja sen ohjaamista.

”Nyt voimme myös liittää erp-toiminnanohjauksen rinnalle uusia järjestelmiä, esimerkiksi logistiikan ratkaisuja. Liiketoimintaa voidaan digitalisoida ja tehdä läpinäkyvämmäksi, ja asiakaspalvelua voidaan edelleen parantaa”, Kämpe sanoo. Hän kertoo, että esimerkiksi RamiSmart-asiakasportaaliin voidaan viedä aiempaa enemmän tietoa, ja sen toimintoja voidaan uudistuksen myötä laajentaa.

Kämpe iloitsee myös siitä, että Ramirentin uusi bisnesalusta mahdollistaa ympäristöasioiden tehokkaamman huomioimisen. Esimerkiksi ilmastopäästöjen vähennystavoitteita voidaan seurata ja raportoida aiempaa helpommin ja tehokkaammin.

 Tutustu myös Woikosken digitalisaatiohankkeeseen

Tiivis ja toimiva yhteistyö siivitti onnistumiseen

Ramirentin valtavan uudistushankkeen suunnittelu aloitettiin vuoden 2018 lopulla ja käytännön toteutus käynnistyi syksyllä 2019. Toteutusvaiheessa hanketta vietiin eteenpäin ketterästi muutaman viikon sprinteissä.

Useat yllättävät muutokset toivat lisähaastetta suurhankkeeseen. Loxam osti Ramirentin kesken projektin, ja myöhemmin alkoi globaali pandemia, joka vaikeutti esimerkiksi käyttökoulutusten järjestämistä. Hankkeesta tuli kuitenkin menestys, ja se valmistui aikataulussa.

Järjestelmän käyttöönotto ajoitettiin Ramirentille optimaaliseen hetkeen lokakuuhun 2020, jolloin kesän kiireisin sesonkiaika oli ohi. ”Järjestelmä lähti heti toimimaan niin kuin piti, eikä asiakassuhteisiin muodostunut mitään ongelmia”, Kämpe kertoo.

Jylhä kuvailee, että hanketta toteutettiin yhdessä, ikään kuin samalla puolella pöytää, ja avoimesti keskustellen. Hän kiittää Digian ja Sycorin asiantuntijoita siitä, että he veivät hanketta eteenpäin sitoutuneesti. ”Digia onnistui hyvin. Ramirentin ratkaisu vaati Sycorilta muutamia modifikaatioita, ja myös ne toteutettiin hyvin”, Jylhä kertoo.

”Tämä oli onnistunut projekti. Digian konsulteilla ja kehittäjillä oli koko ajan hyvä ote ja ymmärrys siihen, mitä ollaan tekemässä”, Kämpe kiittää. Hän kertoo, että hanke avasi Ramirentille paljon mahdollisuuksia digitalisaation ja yhtiön liiketoiminnan kehitykseen, ja tätä kehitystyötä jatketaan tulevina vuosina Digian kanssa.

Myös Digian puolella ollaan erittäin tyytyväisiä yhteistyöhön Ramirentin kanssa. ”Hanke oli laaja. Ramirentin oman tiimin intensiivinen panos ja sitoutuminen sekä ylimmän johdon vahva tuki siivittivät projektia kohti onnistumista. Tästä on hyvä jatkaa yhteistyötä”, kiittää projektin ohjausryhmässä mukana ollut Digian toiminnanohjausliiketoiminnasta vastaava johtaja Jukka Kotro.