Ohjelmistorobotiikan käyttöönottoa pohdittiin rakennusliike Hartelassa ensimmäisen kerran jo kolmisen vuotta sitten. Talousjärjestelmän vaihdon myötä kehitystyötä hieman lykättiin, mutta nyt ahkera ja väsymätön ”Pena” avustaa taloushallinnon työntekijöitä muun muassa raportointiin liittyvissä tehtävissä. 

”Halusimme helpottaa manuaalisia työvaiheita”, kertoo Hartelan palvelukeskuspäällikkö Leena Joki. ”Alv-tarkastuksiin saattoi aiemmin mennä kokonainen työpäivä, kun Pena tekee nyt saman työn minuuteissa ja hakee samalla esille myös virheet. Kirjanpitäjämme ovat pitäneet robotista todella paljon. Se on muuttanut myös omaa ajatteluani – aiemmin ajattelin, että robotti ei ehkä pysty suorittamaan kuin tiettyjä tehtäviä, mutta tähän asti robotille mietityt työt ovat onnistuneet hyvin. Toki tekoälyä vaativat tehtävät ovat sitten oma osa-alueensa.”

Enfon toimittama ohjelmistorobotti vastaa Hartelassa tällä hetkellä kuudesta erilaisesta casesta. Robotti hoitaa suurimman osan tehtävistään kerran päivässä, mutta esimerkiksi tositteiden siirtoa useamminkin. Se lähettää yhteisiin sähköpostiosoitteisiin aamulla raportit, joissa se joko vahvistaa tehneensä työnsä tai antaa virheilmoituksen, jos ei ole pystynyt suorittamaan tehtävää. Sähköpostista voi siten heti aamusta varmistaa, että Pena on ollut ”hommissa”. 

Ohjelmistorobotti pystyy ajamaan raportit ja hakemaan virheet kerran päivässä, jolloin data pysyy koko ajan tarkempana ja virheettömämpänä. - Leena Joki, Palvelukeskuspäällikkö, Hartela

Robotin myötä raportointiväliä päädyttiin taloushallinnossa tihentämään: ”Meillä on paljon kuukausitason raportointia ja pohdin, voisiko sitä itse asiassa toteuttaa joka päivä. Teimme esimerkiksi alv-täsmäytykset aiemmin kiireiden vuoksi kerran kuukaudessa. Kuukausiraportista löytyikin paljon virheitä, joiden hakemiseen ja korjaamiseen saattoi mennä kauan aikaa. Nyt ohjelmistorobotti pystyy ajamaan raportit ja hakemaan virheet kerran päivässä, jolloin data pysyy koko ajan tarkempana ja virheettömämpänä.”

Robotiikka osana työnkuvaa

Hartelassa robotiikka on osa myös työntekijän toimenkuvaa. Työntekijä ei kuitenkaan varsinaisesti vastaa koodaamisesta.

”Työntekijä toimii tavallaan Penan tukihenkilönä. Hän käsittelee esimerkiksi robotin lähettämiä virheilmoituksia, joita pystymme itsekin hoitamaan. Tai jos vaikkapa käyttöön otettaisiin uusi alv-koodi, tukihenkilö voisi lisätä sen robotin prosessiin. Hän on tukena uusissa robotiikkaprojekteissa ja auttaa piirtämään prosessin auki”, Joki kuvailee. 

Olen ollut Enfoon sataprosenttisen tyytyväinen. - Leena Joki, Palvelukeskuspäällikkö, Hartela

Enfo valikoitui kumppaniksi ohjelmistorobotiikassa, sillä Enfo ja Hartela tekevät yhteistyötä myös muissa projekteissa. 

”Olen ollut Enfoon sataprosenttisen tyytyväinen ja Enfon konsultille Mikael Mäkelälle annan hänen tekemästään työstä kymppi plussan. Voin rehellisesti sanoa, että kaikki yhteistyö sujuu todella hienosti”, Joki kehuu. 

Leena Joki antaa neljä vinkkiä organisaatioille, jotka suunnittelevat ohjelmistorobotiikan käyttöönottoa:

• Potentiaalisia caseja ei välttämättä tarvitse miettiä volyymien kautta, ei meilläkään löytynyt sellaisia. Kävin kirjanpitäjiemme kanssa läpi, missä he toivovat apua ja missä asioissa työkuorman pienentäminen olisi mahdollista. Haarukoimme myös työtehtäviä, joita he pitivät ikävinä ja joista he luopuisivat mielellään. 
• Prosessit kannattaa käydä läpi miettimättä asiaa ensin niinkään kustannusten näkökulmasta – valitse yksi pilotticase, sillä se avaa silmiä hurjasti.
• Myös ohjelmistojen välisiä integraatioita on hyvä miettiä robotiikan näkökulmasta. Me mietimme aina ensin, onko järkevää tehdä liittymäintegraatio vai voisimmeko hyödyntää robotiikkaa. Liittymäintegraatioiden toteuttaminen voi olla vaikeaa ja kallista toteuttaa. Robotti saattaa olla kustannustehokkaampi ja ketterämpi ratkaisu.
• On hyvä muistaa, että robotille tulee kertoa kaikki työvaiheet, joten prosessi kannattaa miettiä ja myös piirtää vaihe vaiheelta vuokaaviona. Se on avattava sillä tasolla, miten ihminenkin sen loogisesti suorittaisi. Ohjelmistorobotti tekee kaikki samat klikkaukset kuin ihminenkin aina sovellukseen kirjautumisesta sen sulkemiseen asti.

”Pena on koko ajan mukana, kun mietimme uusia ratkaisuja. Esimerkiksi uuden järjestelmän myötä mietimme, mitä manuaalisia työvaiheita sinne tulee Penalle jäämään. Suosittelen rohkeasti kokeilemaan!”, Leena Joki kannustaa.

Hartela on lähes 80-vuotias suomalainen perheyhtiö, joka rakentaa sekä koteja että liikekohteita. Toiminta on aluepainotteista keskittyen etenkin Helsinkiin, Lahteen, Turkuun, Raumalle, Tampereelle ja Ouluun. Yhtiö työllistää noin 600 rakentamisen ammattilaista.

Haluatko tehostaa prosesseja sekä työvaiheita ja karsia turhaa manuaalista työtä? Jätä meille yhteydenottopyyntö, niin keskustellaan lisää siitä, kuinka organisaationne voisi hyötyä ohjelmistorobotiikasta.