Espoossa on otettu käyttöön Lifecare Omapalveluun kuuluva sähköinen lastensuojeluilmoitus. Paljon odotettu prosessin sähköistäminen on helpottanut huomattavasti lastensuojelun henkilöstön kirjaamistyötä. Tuoreet mittaustulokset todistavat käsittelyaikojen lyhentyneen merkittävästi.

“Jos tarkastellaan pelkkää kirjaamista, postilla saapuvan ilmoituksen kirjoittamiseen ja tallentamiseen Effica-järjestelmään menee keskimäärin 7,4 minuuttia, faksilla tulleen 11,6 minuuttia ja puhelimitse tulleen 10 minuuttia. Nyt sähköisesti tulevan ilmoituksen kirjaamiseen ja tallentamiseen menee keskimäärin ainoastaan 46 sekuntia”, Espoon sosiaali- ja terveystoimen sähköisen asioinnin projektisuunnittelija Leena Latva-Rasku avaa mittaustuloksia.

Espoon kaupunki aloitti sähköisen lastensuojeluilmoituksen pilotoinnin syksyn alussa Espoon keskuksen ja Leppävaaran lastensuojelukeskuksien sekä lähialueen koulujen kanssa.

Sähköisen ilmoituksen käyttöönotto on auttanut yhdenmukaistamaan lastensuojelukeskusten ja sijaishuollon palvelujen käytäntöjä. Lisäksi se on sujuvoittanut koko käsittelyprosessia ja tuonut ison helpotuksen työntekijöiden arkeen.

Isoin muutos on työlään kirjoittamisen poistuminen lastensuojelun henkilöstöltä. Kun aikaisemmin ilmoitusta kirjaava työntekijä on joutunut viemään paperilla tulleen ilmoituksen sisällön Effica-tietojärjestelmään, uudessa sähköisessä kirjaamisessa työntekijä menee viestikeskukseen, nappaa omalle alueelle tulleet ilmoitukset, siirtää ne Efficaan ja valitsee lopuksi valikosta oikean ilmoittajan sekä käsittelijän ja lukee ilmoituksen läpi.

Sähköinen lastensuojeluilmoitus mahdollistaa myös kuvan tai muun dokumentin liittämisen ilmoitukseen. Esimerkiksi koulun tekemään ilmoitukseen voidaan liittää mukaan Wilmasta pdf-tiedosto oppilaan poissaolotiedoista.

Aikaa henkilökohtaisempaan asiakastyöhön

Tyypillisesti päivystävä sosiaalityöntekijä käy läpi kaikki alueelle tulleet lastensuojeluilmoitukset. Sähköisen ilmoituksen yleistyessä päivystäjän työaikaa voidaan varata paremmin kiireellisten ilmoitusten nopeampaan käsittelyyn.

“Haluamme tottakai siirtää vapautuvan ajan suoraan asiakastyöhön, jotta lastensuojelu voisi työskennellä intensiivisemmin asiakkaidensa kanssa. Pitkällä tähtäimellä tavoitteenamme on saada myös taloudellista hyötyä sähköistämisestä”, Latva-Rasku sanoo.

Koko käsittelyaika lyhentynyt huimasti

Projektin alkaessa syksyllä 2014 Espoo suoritti manuaalisen ilmoituksen käsittelyaikojen mittauksen, jossa laskettiin kuinka kauan koko käsittelyprosessiin eli kirjaamiseen, tallentamiseen ja läpilukemiseen meni aikaa. Postilla tulleissa ilmoituksissa kokonaisaika oli 19,7 minuuttia, faksilla 32,7 minuuttia ja puhelimitse tulleilla 35 minuuttia ilmoitusta kohden.

“Nyt kun teimme alkuvuodesta saman käsittelyaikamittauksen sähköisen ilmoituksen osalta aika oli tippunut 7,4 minuuttiin.”

Syyskuun alusta tammikuun loppuun välisellä jaksolla lastensuojeluilmoituksia on tullut kaikkiaan 2453 kappaletta, joista sähköisiä on ollut 131 kappaletta. Sähköisen vaihtoehdon käyttäminen lisääntyy koko ajan voimakkaasti.

“Joulukuun alusta kaikilla Espoon kaupungin ammattilaisilla on ollut mahdollisuus jättää sähköinen ilmoitus. Tämän seurauksena niitä jätettiin tammikuussa jo 57. Kun olemme saaneet näin rohkaisevia tilastoja, meillä on kova hinku kannustaa kaikkia kentällä käyttämään tätä”, Latva-Rasku kertoo.

Sähköinen ilmoitus parantaa tietojen laatua

Sähköisesti täytetyt ilmoitukset ovat myös tiedoiltaan täydellisempiä. Ilmoitus ohjaa käyttäjää täyttämään varmasti kaikki tarvittavat kentät ja lisäksi tietoihin ei jää tulkinnanvaraa epäselvän käsialan takia. Ohjelma myös tarkistaa, että henkilötunnus on oikeanmuotoinen. Kuvaukselle varattu kenttä näyttää ensin käyttäjälle hyvin rajatulta.

“Uskon että rajatulta näyttävä kenttä ajaa automaattisesti ilmoituksen laatijaa tiivistämään ilmaisuaan. Lastensuojeluun tulee paljon hyvin pitkiä kuvauksia, sähköinen muoto auttaa poimimaan paremmin vain keskeiset asiat mukaan. Näin ilmoituksen lukemiseen käytettävä aika vähenee”, Latva-Rasku kuvaa.

Käytön laajentamista jo pohdittu

Espoossa on jo ehditty pohtimaan sähköisen ilmoituksen avaamista laajempaan käyttöön. Poliisin kanssa on käyty keskusteluja ja myös sähköistä ilmoittamista kansalaisille on harkittu.

“Näin kannustavat tulokset luovat hyviä edellytyksiä jatkokehitykselle. Lastensuojelu on suhtautunut käytön laajentamiseen positiivisesti. Toivottavasti pääsemme tässä etenemään ensi vuoden aikana. Me olemme tähän täysin valmiita.”

Latva-Rasku ulottaisi sähköisen ilmoittamisen hyödyntämisen myös lastensuojelua laajemmalle.

“Kun saamme tällaisia tuloksia, meidän pitää miettiä sähköisen ilmoituksen käyttöä kaikille sosiaalihuoltolain piirissä oleville alueille, myös esimerkiksi vanhustenhuoltoon.”