Oppilaitoksille verkkopalvelu on tärkeä työkalu – niin Salon seudun ammattiopistollekin. Sivuston keskeinen palvelu on haku opintoihin. Opiskelijat ja henkilökunta palvellaan muissa kanavissa ja siksi verkkopalvelun uudistuksessa oli luontevaa keskittyä hakijan näkökulmaan.

Uudistus lähti liikkeelle kahdesta suunnasta. Toisaalta Salon seudun ammattiopistossa haluttiin kehittää sisäisiä prosesseja. Tavoitteena oli sekä työn tehostaminen, että useaan paikkaan tallennetusta sisällöstä aiheutuvien haasteiden ja virheiden mahdollisuuksien vähentäminen. Toisaalta itse sivuston suunnittelu lähti liikkeelle palvelumuotoiluprojektina, jonka johtotähtenä oli oppilaitokseen hakevan perspektiivi sisältöön ja palveluihin.

Taustatyöt on tehtävä huolellisesti

Haastetta uudistamiseen aiheutti se, että vanhoilta sivuilta ei saatu dataa suunnittelun tueksi ja vanhojen sivujen toimivuuden analysointiin. Siksi jo ennen projektin varsinaista aloitusta vanhoilla sivuilla toteutettiin käyttäjätestejä ja haastateltiin sivuston käyttäjiä käyttökokemustiedon keräämiseksi. Vastaavia testejä ja haastatteluja tullaan tekemään myös uusilla sivuilla, näin saadaan vertailukelpoista tietoa. Monipuolinen analytiikka ja raportointi asetettiin uudelle palvelulle yhdeksi tavoitteeksi.

Vanhalla sivustolla tunnistettiin useita käyttöön liittyviä ongelmia. Vanhat sivut eivät olleet erityisen mobiiliystävälliset, vaikka kävijöistä liki 70% käyttää mobiililaitetta. Sivuston rakenteen suuri haaste oli se, että laskeutumissivuina toimivia sivuja ei etusivun lisäksi oikein ollut. Uudistuksen tavoitteeksi asetettiin kävijöiden vienti suoraan juuri oikeaan sisältöön ja tärkeiden sivujen toimivuus laskeutumissivuina. Näin koulutusten markkinointi ja sen mittaaminen on huomattavasti aikaisempaa helpompaa. Hakijan näkökulmasta suunniteltiin uutta rakennetta ja määriteltiin sisältötarpeita sekä sisällön painotuksia.

Palvelumuotoilulla varmistetaan asiakaslähtöisyys

Uudistuksessa määriteltiin yhdessä Poutapilven palvelumuotoilijan kanssa hakijoiden tarpeet suhteessa hakemiseen ja koulutuksiin. Pyrittiin tunnistamaan ne tilanteet, joissa Salon seudun ammattiopiston koulutus voi olla kävijän tarpeeseen oikea ratkaisu. Näitä tilanteita tunnistettiin kolme: perustutkintoon tai uuteen ammattiin tähtäävien lisäksi koulutukset palvelevat niitä, jotka haluavat edetä urallaan sekä niitä, jotka tarvitsevat lyhytkestoista täydennyskoulutusta työelämän erityiseen tilanteeseen. Tunnistettiin myös opintoja harkitsevan tyypillisiä huolia – ja mietittiin keinoja huolten hälventämiseen ja esteiden poistamiseen harkinta- ja hakuvaiheessa.

Sisällöissä haluttiin päästä eroon tutkintojargonista. Yhteisissä sisältöklinikoissa haastettiin Poutapilven sisältöasiantuntijan tuella niin sanavalintoja kuin sisältöjen rakenteitakin. Tutkittiin yhdessä, millaisia hakusanoja opiskelemaan hakevat oikeasti käyttävät. Koulutuskuvauksiin löydettiin käyttäjälähtöinen vakiorakenne: kenelle koulutus on suunnattu, mitä se pitää sisällään ja mitä työllistymis- ja uramahdollisuuksia se tuo tullessaan. Palveluun tuodaan sisältöjä laajasti integrointien kautta, kuten haussa olevat koulutukset, yhteystiedot, oppilaitoksen tapahtumat, lyhytkoulutukset ja toimipisteet. Lisäksi kuvitukset tuodaan integraation kautta aineisto- ja mediapankki EMMi:stä.

Sisäistä ja ulkoista muutosta edistävä sivustouudistus saatiin haasteista huolimatta tiukassa aikataulussa maaliin ja aikaa perusteelliselle testaamisellekin jäi. Sivuston uusi ulkoasu ilahduttaa ja mainiosti toimivaan mobiiliversioon ollaan tyytyväisiä. Tavallaan verkkopalvelu-uudistus toimi myös sisäisen kehittämisen moottorina ja toimintatapojen muutosten ohjaajana. Asiakaslähtöinen näkökulma ulottuu nyt verkkosivustosta sisäisiin prosesseihin saakka.