Neljän vuoden välein toimitettavat seurakuntavaalit ovat suuret vaalit, joissa valitaan seurakuntien luottamushenkilöt päättämään monista keskeisistä seurakunnan/seurakuntayhtymän toimintaan, hallintoon ja talouteen liittyvistä asioista. Vuoden 2022 seurakuntavaaleissa ehdokkaita oli noin 14 000, joista valittiin 354 seurakuntaan yhteensä lähes 8000 uutta luottamushenkilöä. Seurakunnissa, jotka ovat osa seurakuntayhtymää, järjestettiin samalla kertaa kahdet vaalit: seurakuntaneuvoston ja yhteisen kirkkovaltuuston vaalit. Tämän kokoluokan vaaleissa on ratkaisevan tärkeää varmistaa vaalijärjestelmien toimivuus ja luotettavuus. Webscale otti epäröimättä haasteen vastaan ja aloitti yhteistyön Kirkkohallituksen kanssa.

Seurakuntavaalien järjestelmien valintaprosessi

Seurakuntavaalit -hanke käynnistyi vaalijärjestelmien valinnalla ja julkisella kilpailutuksella. Kirkkohallitus halusi kilpailuttaa seurakuntavaaleissa pitkään käytössä olleen vaalijärjestelmän, jonka todettiin jo edellisissä vaaleissa olevan vanhanaikainen ja uusimisen tarpeessa. Ensisijaisesti Kirkkohallitus haki ratkaisua, jossa yhdistyisi sekä helposti toteutettava vaalien ääntenlasku että ehdokkaita ja äänestäjiä palveleva vaalikone.

“Tarvitsimme uuden vaalijärjestelmän, sillä edellinen oli jo monet vaalit palvellut ja sai jäädä historiaan. Teimme markkinakartoitusta siitä, mitkä yritykset tarjoavat vaalijärjestelmiä ja toimijoita oli useampia. Lähdimme hakemaan sellaista avaimet käteen ratkaisua, jossa meille ei tulisi valtavaa tietohallinnollista työmäärää vaan haluttiin ostaa tämä valmiina palveluna”, Kirkkohallituksen verkkoviestintäpäällikkö Lari Lohikoski taustoittaa projektia.

Perusteellisen kartoituksen jälkeen vaalijärjestelmien kilpailutuksen voitti Webscale. Valinnassa korostui Webscalen vaalijärjestelmien (vaalikoneen, tulospalvelun ja ääntenlaskujärjestelmän) käytettävyys, saavutettavuus sekä toimintavarmuus. Tiedossa oli myös, että Webscalella oli hyvät referenssit ja paljon kokemusta isojen järjestelmien toimittamisesta aikaisemminkin. Lohikosken mukaan: “Kokonaisuus ratkaisi. Hinnan ja laadun vertailussa Webscale osoittautui parhaaksi vaihtoehdoksi. Useamman kriteerin vertailussa Webscale sai parhaat pisteet”.

Kirkkohallituksen tavoite vaali-hankkeelle oli ennen kaikkea saada ajanmukainen vaalijärjestelmä, mutta myös erityisesti miellyttävän näköinen ja houkutteleva vaalikone. Vaalikone on myös seurakuntavaaleissa paljon käytetty ja erittäin näkyvä alusta ehdokkaille. Kilpailutuksessa Webscale saikin loistavat pisteet erityisesti vaalikoneen helppokäyttöisyydestä, ymmärrettävyydestä sekä kiinnostavuudesta.

“Ihmisiä on vaikea saada innostumaan vaaleista, mutta vaalikone auttaa ja nostaa kiinnostusta vaaleihin. Vaalien järjestäjien näkökulmasta kilpailutuksessa arvioitiin myös erikseen vaalikonetta ja painotettiin sen pelillisyyttä, ja sitä kuinka innostavaa vaalikonetta on käyttää” , Lohikoski kertoo.

Vaalihankkeen kulku

Yhteistyö vaalihankkeessa aloitettiin loppuvuodesta 2021. Yhteistyön alussa kartoitettiin tarpeet koko vaaliprosessille. Koska kyseessä on tietyiltä osin ainutlaatuiset vaalit, Webscalella perehdyttiin myös huolellisesti muun muassa kirkkolakiin ja kirkon vaalijärjestykseen.

“Projektin aikainen työskentely sujui hyvin ja yhteistyö oli oikein miellyttävää. Jo projektin alussa aikatauluja oli heti olemassa, joista ehdin olla hieman huolissani, sillä toteutus-aikatauluun ei oltu jätetty kovinkaan paljoa väljää. Webscalelta kuitenkin vakuutettiin, että pitkällä vaalikokemuksella tiedetään, kuinka paljon mihinkin työvaiheeseen tarvitsee varata aikaa. Projekti etenikin aikataulujen mukaisesti alusta loppuun” , Lohikoski toteaa.

Yhteistyö Webscalen ja Kirkkohallituksen välillä oli koko projektin ajan tiivistä ja avainasemassa oli jatkuva vuoropuhelu. Yhteyttä pidettiin erityisesti yhteisellä Slack -kanavalla, sekä perinteisellä sähköpostilla ja yhteisillä palavereilla. “Yhteisiä palavereita ja tilannetsekkejä järjestettiin säännöllisesti. Projekti aikataulutettiin huolellisesti ja pidimme yhdessä huolta siitä, että projektissa pysyttiin hyvässä vauhdissa” , Webscalen palvelupäällikkö Henni Heikkilä kertoo.

Kuten usein it-hankkeissa, myös seurakuntavaalit -hankkeessa tuli matkan varrella eteen jonkin verran sellaisia asioita, mitä ei oltu osattu huomioida etukäteen. Tällaisetkin pulmat saatiin onneksi ratkaistua ketterästi. “Kirkon vaalitapa on monimutkainen ja hyvin erilainen kuin monissa muissa vaaleissa. Jouduimme moneen kertaan pohtimaan, miten tietyt asiat hoidetaan. Järjestelmän puolesta kaikki meni hyvin, eikä tullut mitään ongelmia. Saatiin rakennettua sellainen järjestelmä, joka toimi kirkon vaalitavan kanssa hyvin yhteen”, Lohikoski kuvailee.

Webscalen puolelta projektissa oli mukana koko vaalikonetiimi. Seniorikonsultti Tommi Hännikkälän mukaan: “myös teknisen tiimin kannalta projekti sujui hyvin. Etenimme aikataulussa ja reagoimme ongelmiin, kun niitä ilmeni. Kaikista pulmista selvittiin yhdessä miettimällä ja keskustelemalla, ja lopputulos ratkaisi asiakkaan haasteen”.

Vaalien lähestyessä

Vaalien lähestyessä vaalien ehdokkaat kutsuttiin vastaamaan vaalikoneen kysymyksiin. Koko vastausajan ehdokkailla oli apuna Webscalen ammattitaitoinen ehdokastuki, joka palveli ehdokkaita kaikissa vaalikoneen täyttämiseen ja profiilin luontiin liittyvissä kysymyksissä. Webscalelta hankittu ehdokastuki helpotti suuresti Kirkkohallituksen vaaliarkea ja vapautti aikaa muihin työtehtäviin. Lohikosken mukaan oli erittäin hyvä ja toimiva ratkaisu, ettei Kirkkohallituksen tarvinnut organisoida tukea itse, vaan järjestelmiin liittyvä tuki saatiin ulkoistettua Webscalelle.

Edellisiin seurakuntavaaleihin verrattuna erilaisten tukipyyntöjen määrä laski merkittävästi. Vuoden 2022 seurakuntavaaleissa tukipyyntöjä tuli yhteensä noin 800, kun taas edellisissä vuoden 2018 seurakuntavaaleissa pelkästään laskentajärjestelmään liittyviä tukipyyntöjä oli 2900. Tukipyyntöjen määrästä päätellen vaalikoneen ja -järjestelmien käyttö sujui seurakunnilta ja ehdokkailta vähemmillä ongelmilla. Nyt järjestetyissä seurakuntavaaleissa oli myös enemmän vaalikoneeseen vastanneita ehdokkaita. Vuonna 2022 vaalikoneeseen vastasi 57% ehdokkaista, kun taas aikaisemmissa vuoden 2018 vaaleissa vaalikoneeseen vastasi noin 51 % ehdokkaista. 

Lohikoski muistuttaa, että aina vaaleissa täytyy toivoa, että äänestysprosentti nousisi, mutta tällä kertaa tämä ei valitettavasti toteutunut. “Yhteistyö sujui kuitenkin mainiosti, eikä ollut mitään ongelmia” , Lohikoski lisää. 

Vaalitulosten julkaiseminen

Seurakuntavaalien tulospalvelun kautta yleisö pystyi seuraamaan vaalien tuloksen valmistumista ääntenlaskennan ollessa käynnissä. Vaalien tuloksiin kohdistui niin paljon kiinnostusta, että kuormitus kirkon omissa järjestelmissä alkoi olla liian suuri. Webscalella oltiin varauduttu myös yllätyksiin ja kirkon omien sivujen kaatuessa löytyi heti ratkaisu ongelmaan; Webscale luovutti omalla palvelimellaan olevan osoitteen tulospalvelun käyttöön.

“Vaali-iltana meidän julkaisujärjestelmä petti ja muiden järjestelmissä oli ongelmia, mutta Webscalen järjestelmät toimi loistavasti. Onneksi olimme yhdessä varautuneet kaikkeen ja tehneet varasuunnitelmia” , Lohikoski kiittelee.

Kokonaisuutena seurakuntavaalit -hanke sekä Webscalen ja Kirkkohallituksen välinen yhteistyö sujui erittäin hyvin. “Mielellään teemme yhteistyötä uudestaankin!” , Lohikoski vinkkaa.