Vielä jokin aika sitten SAP nähtiin lähes ainoana oikeana ratkaisuna suurten yritysten taloushallintoon, mutta nämä käsitykset ovat hiljalleen muuttumassa. Kokenut taloushallinnon kehittäjä Kaisa Nieminen pohtii blogissaan, miksi yhä useammat yritykset siirtyvät Microsoft Dynamics 365 Financen käyttäjiksi ja mitä tämä muutos merkitsee taloushallinnolle.

SAP on pitkään mielletty erppien kuninkaaksi, mutta elävätkö nämä mielikuvat yhä vahvana? Tämä riippuu varmasti siitä, keneltä kysytään. Omakohtaisesti olen kuitenkin saanut viime vuosina todistaa monien suurtenkin yritysten kiinnostusta Microsoftin tarjoamasta vaihtoehdosta, Microsoft Dynamics 365:stä, taloushallinnon ja toiminnanohjauksen ydinjärjestelmänä.

Me efimalaiset olemme päässeet tukemaan yrityksiä tässä teknologiasiirtymässä, ja oma roolini on ollut auttaa erityisesti taloushallinnon ammattilaisia hyödyntämään muutoksen tarjoamat mahdollisuudet. Teknologiatoimittajan vaihtaminen ei ainoastaan muuta taloushallinnon päivittäisiä rutiineja, vaan avaa myös uusia ovia prosessien kehittämiselle – varsinkin, jos muutokseen suhtaudutaan avoimin mielin.

Seuraavaksi käsittelen viisi keskeistä mahdollisuutta, joita siirtyminen Microsoft Dynamics 365:een tuo mukanaan:

1. Mahdollisuus palvella taloushallinto- ja liiketoimintaprosesseja yhdellä ERP:llä

Kaikki yrityksen liiketoimintaprosessit päätyvät lopulta taloushallintoon transaktioiksi, jotka puolestaan tiivistyvät tilinpäätöksen tiedoiksi. Nykypäivän taloushallinto ei toimi omassa siilossaan, vaan vastaanottaa ja käsittelee tietovirtoja useista eri lähteistä ja prosesseista läpi yrityksen toimintojen. Siksi taloushallinnon järjestelmien tulee olla saumaton osa yrityksen kokonaisarkkitehtuuria ja toiminnanohjausta.

Microsoftin liiketoiminta-alusta, Dynamics 365, yhdistää taloushallinnon ja liiketoimintaprosessit yhteen järjestelmään, mikä vähentää tarvetta erillisille sovelluksille, tehostaa tiedonkulkua ja parantaa datan laatua. Kyseessä on täysiverinen ERP, josta löytyy oma moduulinsa taloushallinnolle (Microsoft Dynamics 365 Finance), ja lisäksi sen muiden moduulien avulla voidaan operoida ja orkestroida koko pitkää prosessia asiakashallinnasta myyntiin, projekteihin ja palveluihin sekä hankinnasta tehdastuotannon ohjaukseen ja logistiikkaan. Monia yrityksiä Microsoft-maailmaan vetääkin mahdollisuus yksinkertaistaa ja selkeyttää yrityksen järjestelmäarkkitehtuuria, ja tuoda yrityksen kriittisimmät liiketoimintaprosessit sekä tieto-, resurssi- ja rahavirrat yhdelle integroidulle liiketoiminta-alustalle. 

2. Saumaton yhteistyö muiden Microsoft-ratkaisujen kanssa 

Suurissa yrityksissä ERP ei usein riitä kattamaan kaikkia järjestelmätarpeita. Tällöin on tärkeää huolehtia, että eri järjestelmät toimivat hyvin yhdessä ja tiedot liikkuvat sujuvasti niiden välillä.

Microsoft tarjoaa Dynamics 365:n ohella laajan valikoiman muita yrityssovelluksia, jotka toimivat saumattomasti keskenään. Tämä vähentää tarvetta monimutkaisille integraatioille ja ylimääräisille kustannuksille. Monilla yrityksillä on jo ennestään käytössä Microsoftin liiketoimintasovelluksia, mikä tekee myös taloushallinnon siirtämisen Microsoftin alustalle houkuttelevaksi vaihtoehdoksi:

• Integraatio Microsoftin toimistotyökalujen kanssa: Dynamics 365 Finance kommunikoi vaivattomasti monille tuttujen toimistotyökalujen, kuten SharePointin, Teamsin ja Office 365 -ohjelmien, kanssa. Taloushallinnon ammattilaisille erityisen arvokas on Excel, johon Dynamics 365 Financesta voi ajaa suoraan raportteja ja tapahtumia jatkotyöstettäväksi. Exceliin tehdyt muutokset päivittyvät automaattisesti takaisin pääjärjestelmään. Vaikka järjestelmähankkeiden tavoitteena onkin usein vähentää Excelin käyttöä, saumaton yhteistyö Excelin kanssa tuo silti enemmän hyötyä kuin haittaa. Esimerkiksi pääkirjanpidon muistiinpanojen kirjaamisessa Excel-yhteistyöstä on paljon iloa.

• Low-code-teknologiat: Microsoft Power Platformin avulla taloushallinnon ja sen sidosryhmien tarpeisiin voidaan kehittää ketterästi räätälöityjä sovelluksia, jotka toimivat yhteen Dynamics 365 Financen kanssa. Asiakkaidemme käyttöön olemme kehittäneet mm. sovelluksia, jotka tehostavat muistiotositteiden, laskutuspyyntöjen ja master datan käsittelyä.

• Raportointityökalut: Microsoft Power BI tarjoaa työkalun taloushallinnon datan visualisointiin ja tiedolla johtamiseen. Power BI -raportit voidaan upottaa suoraan Dynamics 365 Financeen ja muokata yrityksen tarpeiden mukaisiksi.

• Data-alustat: Microsoftin data-alustat, kuten Microsoft Fabric, mahdollistavat yrityksen kaiken liiketoiminta- ja taloushallintodatan keskittämisen yhteen paikkaan. Data-alustalta tiedot siirtyvät lähes reaaliaikaisesti Dynamics 365 Financeen ja muihin Microsoftin liiketoimintasovelluksiin, mikä mahdollistaa ajantasaisen tiedon nopean saatavuuden ja vähentää tarvetta datan kopioimiselle. Toisin sanoen, taloushallinnon lukuja ei tarvitse enää odotella seuraavaan aamuun.
• 
  
• Tekoälyassistentit: Microsoftin tekoälyavustajat, Microsoft Copilotit, ovat hiljalleen integroitumassa kaikkiin Microsoft-ohjelmistoihin, myös Dynamics 365 Financeen. Ne voivat auttaa taloushallinnon ammattilaisia esimerkiksi ennusteiden laatimisessa ja talousraporttien analysoinnissa, vapauttaen aikaa strategisempaan työskentelyyn.

3. Moderni käyttökokemus

Teknologiavaihdoksen läpikäyneiltä entisiltä SAP-käyttäjiltä olen saanut kuulla, että yksi Microsoft Dynamics 365 Financen ehdottomia vahvuuksia on moderni käyttökokemus. Ja lopulta juuri siihenhän järjestelmä käyttäjälleen kulminoituu: onko järjestelmässä helppo navigoida ja tehostaako se omaa työskentelyä? Toki soraääniäkin on kantautunut korviini, mutta lähinnä ehkä siksi, että kokenutkin taloushallintoammattilainen on joutunut oppimaan (tai saanut oppia) jotain uutta.

Dynamics 365 Finance mahdollistaa useita tapoja navigoida järjestelmässä, ja jokainen voi valita niistä itselleen sopivimman. Oma suosikkini on käyttäjän rooliin personoidut työtilat, joihin voidaan upottaa kaikki työnkuvan kannalta relevantit tiedot ja työkalut, kuten pikalinkit, aktiiviset listat, avoimet tehtävät ja Power BI -raportit.

Tällainen työtila löytyy mm. kauden katkon hallintaan. Se on erinomainen työkalu monitoroida kauden katkon etenemistä, vastuita ja määräaikoja. Järjestelmän toimintoja voidaan käynnistää suoraan työtilasta ja tehtäviä siirtää henkilöltä toiselle. Työtilan hyödyt korostuvat etenkin suurissa konserneissa ja varsinkin eri aikavyöhykkeillä. 

4. Automatisoidumpi arki

Automaatio on ollut taloushallinnon tavoitteena jo pitkään. Vaikka ohjelmistorobotiikalla ja koneoppimisohjelmistoilla on tuotu tehoa transaktioprosesseihin, niiden käyttö vaatii aina erillisiä investointeja ja ylläpitoa. Siksi tehokkain tapa tehostaa toimintaa on hyödyntää järjestelmän standardiominaisuuksia. Dynamics 365 Finance tarjoaa laajan kirjon automaatiota tukevia standarditoiminnallisuuksia, ja ne myös kehittyvät alati pilvipalveluun julkaistavien versiopäivitysten myötä. 

Esimerkiksi, jos konsernissa on paljon juridisia yhtiöitä, Dynamics 365 Financen massatoiminnallisuudet ovat erittäin hyödyllisiä. Dynamics 365 Financessa käyttöomaisuuden poistoajot ja ostoreskontran maksuehdotelmat voidaan ajaa kaikille yhtiöille kerralla, mikä säästää aikaa ja resursseja. Järjestelmä sisältää myös muita automaatioita tukevia toimintoja, kuten jaksotuskoodit, valuuttakurssien päivitys ja valuuttakurssierien uudelleenarvostus, poistobudjetit sekä kattavat standardiraportit – muutaman mainitakseni. 

5. Laajat ja joustavat laskentatunnisteet

Monille asiakkaille tulee yllätyksenä, kuinka laajoja ja joustavia Dynamics 365 Financen laskentatunnisteet ovat. Tämä helpottaa taloustietojen analysointia ja raportointia ja auttaa mukauttamaan järjestelmää vastaamaan yrityksen omia tarpeita.

Dynamics 365 Financessa on käytössä laskentatunnisteina kirjanpidon tilikartan lisäksi dimensioita ja vielä vapaammin käytettäviä tägejä eli taloudellisia tunnisteita. Dynamics 365 Financen laskentatunnisteita voi ajatella kuutiona, josta eri yhdistelmillä saa tarvittavan tiedon.

Dimensioita voi ”periyttää” esimerkiksi asiakkaalta, toimittajalta tai nimikkeeltä. Tägit puolestaan voivat olla ennalta määritettyjä tai vapaasti tapahtumalle annettuja. Tägejä voi lisätä tapahtumille myös jälkikäteen.

Haluan kuitenkin korostaa huolellista suunnittelua ja jopa varoittaa liiallisesta monimutkaisuudesta. Laskentatunnisteiden suunnittelussa tulee keskityttyä rakenteeseen, joka oikeasti tukee johdon päätöksentekoa, ja muistaa myös muut raportoinnin tietolähteet kuin pääkirja.

Paraneeko vaihtamalla?

On ymmärrettävää, että teknologian vaihtaminen voi tuntua suurelta askeleelta – sillä sitä se myös on. Se voi kuitenkin olla askel parempaan. Näin ovat kokeneet muun muassa kaksi suomalaista pörssiyhtiötä YIT ja Sanoma Media Finland, jotka molemmat ovat siirtäneet taloushallintonsa Microsoft Dynamics 365 Financeen meidän avustuksellamme. Tyytyväisyyden taustalla ei ole ainoastaan järjestelmään liittyvät tekniset tekijät, vaan molempien yritysten rohkeus miettiä samalla omia prosessejaan ja toimintatapojaan aidosti uusiksi – eikä tehdä kaikkea niin kuin ennenkin. Tällaisissa hankkeissa on aina ilo olla mukana, ja toivon, että edessäni on vielä monta yhtä hienoa muutosmatkaa.

Pääset lukemaan asiakkaidemme kokemuksista yllä olevista linkeistä.

Kirjoittaja

Kaisa Nieminen

Senior Advisor, Efima Oyj

Kirjoitus on julkaistu aiemmin Efiman sivuilla.