Asiakastarina julkaistu ensimmäisen kerran 12/2013, päivitetty 10/2022

ST-Hälytys Oy on vuonna 1992 perustettu turvallisuusjärjestelmiin erikoistunut suunnittelu-, asennus- ja huoltoliike. Yritys toteuttaa ja huoltaa paloilmoitin-, rikosilmoitin-, kulunvalvonta- ja valvontakamerajärjestelmiä sekä turva- ja merkkivalaistusjärjestelmiä.

– Asiakkaitamme ovat kaupungit, kunnat, kaupan ala ja isännöitsijät. Teemme töitä lähinnä liikekiinteistöihin, päiväkoteihin, kouluihin ja hotelleihin, kertoo yrityksen perustaja ja toimitusjohtaja Risto Tonteri.

Yrityksessä on vuosien saatossa kokeiltu useita järjestelmiä ja tapoja hoitaa kirjanpito, laskutus ja muut rutiininomaiset työt. Admicom Ultima on ollut käytössä jo vuodesta 2012 ja pitkälle on tultu siitä, kun aiemmin laskut tehtiin Wordilla ja papereita oli mapeittain.

– Ultima on vähentänyt paperia ihan älyttömästi. Pahimmillaan meillä oli se tilanne asiakasta laskuttaessa, että lasku tulostettiin kolmena kappaleena. Niistä yksi lähti asiakkaalle, yksi kirjanpitäjälle ja yksi meille, joka mapitettiin. Silloin kun hävitettiin näitä arkistoja, meiltä lähti neljä rullakollista tietosuojajätettä, kuvailee Tonteri.

Järjestelmä pitää huolen, että akuuteissa tilanteissa tarvittavat ajantasaiset tiedot ovat helposti löydettävissä.

– Tiedot on myös saatavilla järjestelmässä, jos tulee vaikka takuureklamaatioita eli tuote on mennyt rikki. Tiedon hakeminen Adminetistä on älyttömän kätevää, kun taas aikaisemmin se haettiin ostolaskukopioiden mapeista. Takuupalautuksien käsittely on siis helpottunut, koska lasku löytyy nopeasti, jatkaa Tonteri.

Työtilaukset hallitaan ja laskutetaan yhdessä paikassa

Yrityksessä työskentelee 12 henkilöä. Sekä työnjohto, että asentajat käyttävät Ultimaa työssään. Työnjohto seuraa järjestelmän kautta yrityksen tilannetta ja hoitaa muun muassa laskutuksen. Asentajat puolestaan tekevät järjestelmään työhönsä liittyvät kirjaukset, kuten työtunnit ja tarvikkeet. Ultimalla on myös varmistettu, että kaikki tulee laskutettua.

– Nykyään työt tulee laskutettua selkeämmin. Aikaisemmin kun pyöriteltiin papereita, oli suurempi riski, että jotain jää laskuttamatta. Yrityksen kannattavuuskin parani ihan selkeästi, kun otimme Ultiman käyttöön. Se vähensi tarvikkeiden kirjaamisen unohtamista, kun asentajat alkoivat kirjaamaan työmaalla tarvikkeet suoraan järjestelmään. Tietysti se vähensi myös toimistotuntien määrää, Tonteri kertoo.

Pilvipohjainen järjestelmä vähentää myös tarvetta olla toimistolla paikan päällä tekemässä kirjauksia, kun tiedot liikkuvat helposti mukana. Se on helpottanut reagointia esimerkiksi asiakkaiden tarpeisiin.

– Ultima on myös lisännyt etätyömahdollisuutta. Töitä voi tehdä missä ja milloin vain. Kun on tarve tarkastaa laskuja tai haluaa tehdä myyntilaskuja, niin se on helppoa tehdä mistä vain. Jos asiakas soittaa ja tilaa jotain, niin enää ei tarvitse kirjoitella lippulapuille näitä tilauksia, vaan voi suoraan kirjata tilauksen Ultimaan. Aikaisemmin jotain saattoi unohtua.

Alun perin Ultimasta haettiin apua erityisesti työtilausten hallintaan ja nykyään koko prosessi hoituukin yhdessä järjestelmässä. Tonterin mukaan siitä on seurannut positiivinen vaikutus myös yrityksen asiakastyytyväisyyteen ja kannattavuuteen.

– Asiakastyytyväisyys on sen seurauksena parantunut, kun tilaukset saadaan kirjattua nopeasti järjestelmään ja tiedoksi asentajille, jolloin asiakas saa nopeammin palvelun. Kun asentaja vielä kirjaa heti työn tekemisen jälkeen tarvikkeet ja tunnit, saadaan se nopeasti laskutukseen, eikä tule laskutusviiveitä. Ultima virtaviivaisti meidän toiminnanohjausta, että on siinä ollut kyllä monta hyvää asiaa.

Järjestelmä antaa kokonaisvaltaisen kuvan yrityksen tilasta ja käytössä olevat ominaisuudet mahdollistavat kattavan liiketoiminnan seurannan.

– Onhan tuo raportointi kätevä. Tietää aina, että missä mennään. Ultiman etusivulla näkyy suoraan yrityksen liiketoiminnan lukuja, niin niitä katselen. Viikoittain tulee myös sähköpostilla raportteja, joista näkyy liiketoiminnan luvut, Tonteri selittää.

Ultiman käyttöönotto on siis tuonut yrityksen toimintaan paljon hyvää. Parhaimmat ominaisuudet liittyvätkin nimenomaan tilausten hallintaan ja paperittomuuteen.

– Sitten kun asentajat täyttävät tuntinsa ja tarvikkeensa sinne ja klikkaavat sen valmiiksi, niin työ saadaan nopeasti laskutukseen ja sieltä saadaan myös tunnit palkanlaskentaan. Se vähentää tosi paljon meidän hallinnollista työtä. Se on varmaan suurin etu, mikä on ollut, Tonteri jatkaa.

Ohjelmisto lisäsi tehokkuutta ja turvaa

Ultiman tuoma tehokkuus on ollut merkittävä lisäarvo yrityksen toiminnalle. Mahdollisuus tehdä töitä paikkariippumattomasti, tehostunut töiden hallinta ja paperittomuus ovat kaikki edistäneet liiketoiminnan tehokkuutta.

– Jos on paljon manuaaliprosesseja, ne täyttävät työpäivän. Kyllä loppupeleissä saadaan paljon työtä automatisoitua, kun käyttää Ultimaa. Hyvinä aikoina Ultiman käyttö parantaa tulosta ja nopeuttaa tekemistä, mutta varsinkin huonoina aikoina se vähentää rutiinitöihin käytettyä työaikaa ja sitä kautta sitten jättää aikaa tehdä enemmän tuottavaa työtä. Se pienentää kustannuksia ja parantaa yrityksen tuottavuutta.

Tonteri näkee myös pilvipohjaisen järjestelmän keinona turvata liiketoiminnan jatkuvuus.

– Yrityksen toiminta kärsii aika paljon, jos ohjelmisto on asennettu pc:lle, ja se hajoaa. Jos ei ole varmuuskopiointi kunnossa, niin se on hankalaa. Kun ohjelmisto on pilvessä, yrityksen ydinprosessit pysyvät käynnissä. Se on omalta osaltaan riskien hallintaa.

Lopuksi Tonteri kehottaa ohjelmistoa käyttöönottavia tai vaihtavia yrityksiä olemaan kärsivällisiä:

– Ei heti lyö hanskoja naulaan, jos se ei suju. Kyllä minä muistan, että meilläkin se vei useamman kuukauden, että se lähti toimimaan ja siihen tottui. Vaikka on perehdytys, niin loppujen lopuksi ainoa tapa oppia on tekemällä. Pitää saada myös kyllä paljon henkilökuntaa mukaan, että kaikki on ”we can do it”-meiningillä.