Suunnitelmallinen käyttöönotto edellytys onnistumiselle – Case Joensuun Isännöinti-Ykköset Oy

Ohjelmiston käyttöönotto on aina prosessi, joka vaatii huolellista suunnittelua ja toteutusta onnistuakseen. Käytössä olevan järjestelmän vaihtaminen uuteen kokonaisuuteen on aina iso askel, jopa riski yritykselle. Se on matka kohti tuntematonta niin yrityksen prosessien kuin henkilökunnan näkökulmasta. Voidaanko projektissa onnistua ja samalla kehittää liiketoimintaa kohti parempaa tulevaisuutta. ISYK astui tälle muutoksen polulle vuoden 2023 lopulla päättäessään siirtyä Avaa.io isännöintijärjestelmän käyttäjäksi. Asumisinfo tulisi vaihtumaan Avaa.io.

“Yksi merkittävimmistä tekijöistä tai syistä siirtyä Avaa.io oli järjestelmän monipuolisuus. Järjestelmällä pystytään tekemään laaja-alaisesti mm kokousten hallinta, erillisten dokumenttikansioiden hallinta ja jakaminen, järjestelmän selkeä kustannusrakenne, tietojen sujuva siirto ohjelmasta toiseen jne. Paljon positiivisia asiakokonaisuuksia “

Avaa.io käyttöönotto ISYK:llä

Ohjelmistojen ja tietotekniikan kehitys on jatkuva prosessi, joka vaikuttaa kaikkien yritysten toimintaan. Yritysten on säännöllisesti analysoitava omia liiketoimintamalleja ja käytössä olevia ohjelmistotyökaluja. Vuoden 2023 lopulla ISYK oli tilanteessa, jossa omat digitaaliset valmiudet oli arvioitava uudelleen. Analyysien pohjalta johtoryhmässä todettiin, että tarvittiin uusi sähköinen isännöintijärjestelmä, joka tukisi aikaisemmin hankittua Fivaldia. Olemassa olevista isännöintijärjestelmistä Avaa.io todettiin sopivimmaksi järjestelmäksi sen integraatioiden ja synergiaomaisuuksien ansiosta. ISYK tytäryrityksellä Isännöintikeskus Tammenilla oli jo aikaisemmin kokemusta Avaa.io isännöintijärjestelmästä ja se oli todettu toimivaksi kokonaisuudeksi. Tämä laski merkittävästi kynnystä edetä Avaa.io käyttäjäksi, olivathan kokemukset ja referenssit jo positiiviset.

“Yksi merkittävimmistä tekijöistä tai syistä siirtyä Avaa.io oli järjestelmän monipuolisuus. Järjestelmällä pystytään tekemään laaja-alaisesti mm kokousten hallinta, erillisten dokumenttikansioiden hallinta ja jakaminen, järjestelmän selkeä kustannusrakenne, tietojen sujuva siirto ohjelmasta toiseen jne. Paljon positiivisia asiakokonaisuuksia“ – toteaa ISYK:n toimitusjohtaja Juha Peltonen.      

Selkeä tehtävien jako käyttöönotot vaiheessa mahdollisti sujuvan liikkeelle lähdön 

Avaa.io käyttöönottoprojekti sysäistiin liikkeelle syys-lokakuussa 2023 Jani Neulaniemen ja Juha Peltosen välillä solmitun sopimuksen pohjalta. Käyttöönotto lähti liikkeelle tietojen siirrolla Fivaldista. Rajapintojen kautta asunto-osakeyhtiöiden tiedot siirrettiin jouhevasti Avaa.io:hon. Ilman selkeää vastuutettua prosessia näin nopea ja jouheva siirtyminen järjestelmästä toiseen ei olisi ollut mahdollista.

"Projekti oli malliesimerkki siitä, kuinka hallitulla projektienhallinnalla saadaan ihmeitä aikaan. Tilauksesta ohjelmiston käyttöönottoon kului vain kuukausi ja ohjelma oli käyttöönotettavissa"

Nopea käyttöönottovaihe oli mahdollista, koska tehtävät ja vastuut olivat selkeästi määritelty projektin aloitusvaiheessa. 

Jokainen käyttöönottovaiheessa mukana ollut henkilö tiesi mitä oli tehtävä, jotta projekti etenisi suunnitelman mukaisesti, ja sujuvasti kohti maalia. ISYK Oy:n sisäisessä tehtävien jaossa projektille määritettiin vastuullinen pääkäyttäjä, sekä talouspuolesta vastaava henkilö. Pääkäyttäjän vastuulla oli toteuttaa tarvittavat pohjatyöt, vetää projektia talon sisällä opettaen ja itse oppien Avaa.io:n käyttämistä. Toimitusjohtajan rooliksi jäi organisoida ja ohjata mitä mooveja piti tehdä, jotta kaikki saataisiin etenemään ja toimimaan suunnitellusti. Projekti oli malliesimerkki siitä, kuinka hallitulla projektinhallinnalla saadaan ihmeitä aikaan. Ohjelmiston käyttöönottoon käytettiin aikaa vain reilu kuukausi.

Peltosen mielestä käyttöönotto sujui moitteettomasta, eikä kommelluksia matkan varrelle tullut.

"Näin jälkeenpäin käyttöönottoa arvioidessani olisin tehnyt kuitenkin sellaisen muutoksen, että olisin määrittänyt pääkäyttäjälle selkeän ajallisen tuntimäärän projektin edistämiseksi, esimerkiksi puolet työajasta projektin aikana. Kun tätä yrityksen sisäistä aikataulusta ei ollut määriteltynä pääkäyttäjän oli haastava arvioida, kuinka paljon aikaa projektille voitiin henkilökohtaisella tasolla varata. Lisäksi henkilöstölle järjestäisin muutaman extrakoulutuksen palvelun käyttöön liittyen, että jokainen käyttäjä saa tarvittavan tuen ensimetreistä alkaen" – toteaa Peltonen.

Vaiheittainen käyttöönotto helpottaa omaksumista

Käyttöönottoprosessit toteutetaan pääsääntöisesti vaiheittain. Näin varmistetaan, että muutokset voidaan hallita ja minimoida häiriötilanteet yrityksen henkilöstön keskuudessa. Vaiheittaisen käyttöönoton ansiosta varmistetaan, että käyttöönotetut osa-alueet ovat kaikille käyttäjille tuttuja ja käyttö on sujuvaa ennen uuden moduulin käyttöönottoa. Starttivaiheen yhteydessä ISYK otti käyttöön isännöintijärjestelmästä mm. kokoustenhallinnan ja dokumenttien hallinnan. Muutaman kuukauden käytön jälkeen yritys on tehostamassa laskutukseen liittyvien omaisuuksien hyödyntämistä Avaa.io avulla. 

“Tarkoituksena on tehostaa taloyhtiöiden suuntaan tehtävää laskutusta entistä reaaliaikaisemmaksi. Tällä tuodaan taloyhtiöiden talouteen ja hallinnointiin läpinäkyvyyttä ja lisäksi positiivinen vaikutus yrityksemme kassavirtaan ja liikevaihdon toteutumisen seurantaan”

 - toteaa Peltonen.

"Avaa Solutions Oy:n asiakaspalvelu ansaitsee täyden 10 toiminnastaan. Kysymyksiin vastataan nopeasti ja asiantuntevasti."

Asiakaspalvelu käyttöönoton tukena 

Käyttöönoton onnistumisen edellytys on, että saadaanko ongelmatilanteissa riittävän nopeasti apua esitettyihin kysymyksiin ja onko vastaukset selkeitä. Ilman asiakastuen apua projektit eivät etene, koska jokaisessa projektissa tulee vaiheista, joihin asiakas ei itse löydä vastausta. 

Peltosen mielestä Avaa Solutions Oy:n asiakaspalvelu ansaitsee täyden 10 toiminnastaan.

Kysymyksiin vastataan nopeasti ja asiantuntevasti. Vastaukset ovat selkeitä ja asiakkaille annetaan aikaa esittää kysymyksiä ja ajatuksia ongelmien ilmaantuessa. Avaa Solutions Oy:llä oli aikaa meille ja meille syntyneisiin käytön ongelmatilanteisiin. 

Tämä on poikkeus alla toimiviin yrityksiin verrattuna.

Ohjeiden hyödyntäminen ongelmatilanteissa ja käyttöönotossa

Avaa Solutions Oy:n ylläpitää asiakkailleen ohjelmiston käyttöä tukevaa ohjesivustoa. Sivuilta löytyvät yksinkertaiset ohjeet eri tehtävien suorittamiseen. Peltosen mukaan hänelle helpoin ratkaisu on ollut toistaiseksi kuitenkin tarttua puhelimeen ja soittaa Avaa Solution Oy:n Janille. “Saan näin nopeasti ja tehokkaasti vastaukset kysymyksiini. Helpointa olisi tietysti katsoa lyhyet ohjeet tai videot, mutta tällä hetkellä koen, että saan nopeimmin apua suoraan Janilta” – toteaa Peltonen. Olisi tietysti erinomaista, jos ohjeet ja videot olisi helposti löydettävissä ja käytettävissä ohjelman sisällä esim. hakusanoja hyödyntäen - tuumailee Peltonen. Avaa.ion ohjesivustot sijaitset palvelun ulkopuolisella sivustolla. Mallia ollaan parhaillaan kehittämässä ja ohjeisiin ollaan lisäämässä videoita sekä tiedot tullaan linkittämään suoraan ohjelman sisälle. Tarkoituksena on helpottaa ohjeiden löydettävyyttä asiakkaiden näkökulmasta.

Tulevaisuuden toimenpiteet

Yritysten henkilöstön tietotekninen osaaminen vaihtelee merkittävästi toimialasta riippumatta. Osa henkilöstöstä oppii kaiken hetkessä, toiset eivät milloinkaan. Onkin ensiarvoisen tärkeää, että ohjelmistotoimittaja kouluttaa ja ylläpitää asiakkaidensa osaamista ja ohjelmistoja kehitetään asiakkaiden tarpeiden ja toiveiden mukaisesti. Peltosen mielestä on ensiarvoisen tärkeää, myös selvittää, miten asiakasyrityksen henkilöstö on ottanut ohjelmiston käyttöön ja miten heidän taitotasonsa kehittyy matkan varrella. Tietyin väliajoin tehtävät sisäiset kyselyt auttavat ymmärtämään, ketkä osaavat ohjelmistoja hyödyntää ja keitä pitää kouluttaa lisää jatkossakin.

Työyhteisössä meitä on moneen ketjuun yritysten sisällä ja pystymme näin hyödyntämään toisiemme vahvuuksia arjen työn kehittämisessä. Toiset ovat työn kehittäjiä, osa toteuttajia, toiset diginatiiveja, jokainen tuo omalla osaamisellaan ja persoonallaan tärkeän panoksen työyhteisöllemme – tokaisee Peltonen.

Avaa Solutions Oy tulee jatkossakin pitämään hyvää huolta siitä, että asiakkaidemme tuoteosaamista seurataan ja tarvittavia koulutuksia järjestetään niin asiakaskohtaisesti kuin myös laajemmalla kokoonpanolla.

Tulevaisuus näyttää kuitenkin erittäin positiiviselta ja olemme erittäin tyytyväisiä sekä käyttöönottoon että Avaa.io tuotteeseen

 – toteaa Peltonen lopuksi.