Isännöintitoimisto Lopen Talo & Tili Oy palvelee asunto-osakeyhtiöitä ja kiinteistöjä Lopen, Riihimäen, Hausjärven ja Hyvinkään talousalueilla. Yrityksen nykyinen toimitusjohtaja Juho Pyykkö on vetänyt yritystä marraskuusta 2023 lähtien. Lopen Talo & Tiliin hän siirtyi Isännöintiliigasta. Juho oli ennen toimitusjohtajaksi siirtymistään sekä isännöitsijänä että kirjanpitäjänä Isännöintiliigassa. Lopen Talo & Tili hallinnoin 183 taloyhtiötä. Liikevaihto lähentelee 1 miljoonaa euroa. Yrityksen palveluksessa on 12 henkilöä, joista 8 toimii isännöinnin tehtävissä. Lopen Talo & Tilin omistaa Isännöintiliiga. 

Fivaldin kiinteistötiedonhallinta vaihtui Avaa.io isännöintijärjestelmään  

Siirtyessäni Lopen Talon & Tilin toimitusjohtajaksi totesin nopeasti, että yrityksen tietotekniset ratkaisut vaativat uudistamista ja kehitystyötä. Sain entisen työnkaverini kautta vinkin ohjelmistoratkaisusta, joka auttaisi Lopen Taloa & Tiliä hallitsemaan isännöinnin tehtäväkenttää hallitusti ja nykyaikaisesti. Suositukset olivat mairittelevat, joten olihan sitä sovittava järjestelmän esittely Avaa Solutions Oy:n Jani Neulaniemen kanssa. Nopeasti järjestyneen tapaamisen ja esittelyn jälkeen olin todella vakuuttunut Avaa.io:sta. Se oli nykyaikainen ja toimiva kokonaisuus verrattuna käytössä olevaan kiinteistötiedonhallinnan ratkaisuun - toteaa Juho.    

Yritys oli siihen saakka käyttänyt kiinteistötiedonhallinnassa Visman Fivaldia. Nähtyäni Avaa.ion esittelyä vain muutaman minuutin totesin, että Fivaldin kiinteistotiedonhallinta oli Avaa.ion verrattuna kankeaa käyttää ja visuaalisestikin ns. Old School. Esittelyn aikana kysyinkin Neulaniemen Janilta, että miksei tällaista ohjelmaa oltu kehitetty jo aiemmin? Oli helppo tehdä ratkaisu siltä istumalta siirtyä Avaa.io järjestelmän käyttäjäksi. Ajankohta siirrolle ei kyllä ollut paras mahdollinen vuodenvaihde kiireiden painaessa päälle. Olimme kuitenkin yrityksenä sitoutuneet uudistamaan järjestelmiämme. Näin heti niin paljon erilaisia hyötyjä, joita tulisimme saamaan Avaa.io käyttäjänä! Toiminnan läpinäkyvyys, tiedonhallintaratkaisut, toiminnanohjauksen parantuminen ja uudet prosessit muutamia mainitakseni.  Ei siis tarvinnut yrityksessämme suuresti perustella miksi siirtyisimme uuteen isännöintijärjestelmään - toteaa Juho.

Ensimmäisen esittelyn jälkeen kului alle kuukausi ja kaikki tarvittavat tiedot oli siirretty Avaa.io järjestelmään. Tiedon siirtoa helpotti olemassa oleva rajapinta Fivaldin ja Avaa.io välillä. Isännöintijärjestelmän aktiivinen käyttö alkoi tammikuussa 2024 yhteisellä käyttöönottokoulutuksella. Olisimme olleet, jopa hieman nopeammin valmiina käyttöönottamaan järjestelmän, mutta yleinen vuodenvaihteeseen liittyvä kiire kuitenkin hidasti prosessia ja sen etenemistä.  

Koulutus on avain järjestelmän tehokkaalle käytölle 

Isännöintijärjestelmän hyödyntämisessä meillä on vielä paljon tehostamisen varaa. Järjestelmän käyttöönotto tapahtui kaikkein kiireisimpänä aikana. Isännöintijärjestelmän oppimiseen panostettu aika jäi alussa aivan liian vähäiseksi eikä koulutuksessa opetettuja asioita keretty sisäistää riittävällä tasolla. Tästä syystä olemmekin jatkuvasti panostaneet lisää järjestelmän koulutukseen isännöitsijöiden osaamisen parantamiseksi. Avaa Solutions Oy:n wiki - ohjeisto on ollut tässä apuna sekä lisäksi olemme tehneet myös itse muutamiin kohtiin omat ohjeemme tekemisen tueksi. Olemme siltä osin onnellisessa asemassa, että meillä on apuna Isännöintiliiga ja yksi sen työntekijöistä. Hän on jo useamman vuoden käyttänyt Avaa.io järjestelmää. Hänen apuaan hyödynnämme tarpeen mukaan, jos emme tavoita Avaa Solutions Oy:n tukea. 

Pyrimme ensimmäisestä päivästä lähtien hyödyntämään Avaa.io järjestelmään kokonaisvaltaisesti ja monipuolisesti. Tietysti järjestelmän käytössä on yrityksen sisällä henkilökohtaisia eroja mutta tarkoitus on kouluttaa henkilökuntaa niin, että järjestelmästä saatavat hyödyt tulisivat täysipainoisesti esille kaikille järjestelmä käyttäjille. Olen asettanut ajalliseksi takarajaksi isännöitsijöiden osaamiselle sen, että kaikki osaisivat käyttää toiminnanohjausjärjestelmää kokouskauden päätyttyä. Tällä tarkoitan, että kaikki tehtävät tultaisiin kirjaamaan järjestelmään ja myös hoitamaan järjestelmän kautta. Etuna on tietysti se, että tekemättömät ja tehdyt tehtävät on helppo löytää järjestelmästä ja seuranta helpottuu merkittävästi. Asettamalla selkeitä tavoitteita jokainen tietää velvollisuutensa ja saavutamme ne näin paljon tehokkaammin - toteaa Juho.   

Muutosvastarinta tuo oman mausteensa järjestelmän käytölle 

Oman mausteensa tähän soppaa tuovat taloyhtiöiden hallituksen ja asukkaiden suhtautuminen sähköisiin järjestelmiin. Pienillä paikkakunnilla suhtautuminen sähköisiin järjestelmiin on tunnetusti hyvinkin rajoittunutta. Tässä onkin työnsarkaa muuttaa mm. kokouskäytäntöjä ja tiedottamista asiakkaidemme suuntaan. Ennen kaikki kokouspöytäkirjat tulostettiin paperille ja lähettiin postitse allekirjoitettavaksi hallituksen jäsenille ja pöytäkirjantarkastajille. Nykyään olemme onnistuneet siirtämään tämän prosessin sähköiseen allekirjoitukseen ja pöytäkirjojen jakoon. Pikkuhiljaa hallituksen jäsenet ja taloyhtiön asukkaat alkavat ymmärtämään sähköisen järjestelmän tuomat edut. Tämä kaiken on mahdollistanut Avaa.io järjestelmä – toteaa Juho.  

Yhteisten pelisääntöjen sopiminen helpottaa järjestelmän käyttöä  

Nyt kun pahin kiire on tältä vuodelta hellittämässä, olemme järjestämässä sisäisiä palavereja prosessien kehittämiseksi. Haluamme yhtenäistää tekemistä ja luoda toimintamalleja toistuviin rutiinitehtäviin. Yksi esimerkki tällaisesta, meille uudesta toimintamallista, on suunnitteilla tilinpäätökseen ja sen tekemiseen. Suunnitteilla on hyödyntää tiketöintiä. Saamme yhteen tikettiin rakennettua useita alitikettejä, näin voimme jakaa tehtävä pienemmiksi osakokonaisuuksiksi ja vastuuttaa ne eri henkilöille tehtäväksi. Tilinpäätöksen etenemistä voidaan helposti seurata, kun alitiketit merkataan valmiiksi tekijöiden toimesta vaihe vaiheelta. Tällainen prosessi säästää huomattavasti meidän aikaamme ja tiedämme jokainen omat vastuumme asian etenemisessä. Yhdessä tekemällä ja suunnittelemalla saamme toimivimmat ratkaisumallit ja prosessit erilaisiin päivittäisiin tehtäviin. 

“Avaa.io on tuonut mukanaan paljon positiivisia toimintamalleja ja helpotusta arkeen. Esimerkkinä erilaiset kirjepostitukset. Enää meillä ei ole postituskuorien nuolemistalkoita keväisin vaan postitukset voidaan hoitaa Avaa.ion kautta massapostituksilla postituspalvelun kautta” – naurahtaa Juho. 

Isännöitsijän motivaatio merkittävässä roolissa järjestelmän sisäänajossa 

Olen kuullut omilta isännöitsijöiltämme kommentteja, että miksei tätä järjestelmää ole meillä ollut käytössä jo aikaisemmin? Kertonee siitä, että järjestelmä on toimiva ja suunniteltu isännöitsijän näkökulmasta isännöitsijälle helpottamaan hänen arkea.   

Mainittakoon, että yksi meidän isännöitsijöistämme on malli esimerkki siitä kuin hyvin järjestelmää voidaan hyödyntää ja käyttää, kun motivaatio ja kokeilunhalu ovat riittävän korkealla. Isännöitsijä on itsenäisesti syöttänyt mm kaikki koneiden tiedot, kuvat ja dokumentit omista kohteistaan Avaa.io järjestelmään. Nyt tiedot ovat keskitetysti ja helposti löydettävissä järjestelmästä niitä tarvittaessa. Jos viikkopalaverin aikana nousee erilaisia kysymyksiä tai ongelmia kyseinen isännöitsijä aloittaa oman puheenvuoronsa – Avaa.io:ssa on semmoinen ja tämmöinen juttu, jolla se voitaisiin tehdä! Pyrimme siihen, että jokainen osaisi käyttää järjestelmää kuten hän - toteaa Juho. 

Yksi järjestelmä helpottaa arkea ja pienentää järjestelmä kustannuksia 

Nyt 6 kk käytön jälkeen olen huomannut, että osasta meillä käytössä olevista ulkopuolisista mikropalveluista on tullut meille enemmänkin rasite kuin hyöty. Useiden eri palveluiden hyödyntäminen on turhaan, kun miltei kaiken voi hoitaa yhden järjestelmä kautta. Tästä syystä päätin lopettaa Visma Signin käytön ja siirtyä käyttämään Avaa.ion järjestelmän SingHeroa. Syy tähän oli, että kokousten pöytäkirjojen allekirjoitusprosessi on paljon helpompi toteuttaa järjestelmässä olevalla allekirjoitusmodulilla. Ei tarvitse tehdä ylimääräistä dokumenttien siirtelyä ohjelmasta toiseen allekirjoituksia haettaessa. Kokousten jälkeen on todella helppo vain lähettää allekirjoitettavat dokumentit hallituksen jäsenille Avaa.io kautta. Voin helposti seurata kuka avaa dokumentit ja milloin ne on avattu ja allekirjoitettu. Helppo ja yksikertaista!   

Useimmilla isännöintitoimistoilla on käytössään arviolta 3-5 erilaista mikropalvelua tukemassa päivittäistä toimintaa. Näiden erilaisten mikropalveluiden hyöty kuitenkin katoaa, kun niiden tuottama tieto pitää manuaalisesti tai integraatioden avulla yhdistää eri järjestelmien välillä. Tieto ei siirry ohjelmien välillä vaan se pitää monesti syöttää eri järjestelmiin useita kertoja. Avaa.iota käytettäessä tätä ongelmaan ei ole vaan sinulla on isännöintijärjestelmä, joka pitää sisällään kaiken sen mitä tarvitaan ilman muita mikropalveluita. Kerran syötetty tieto on käytettävissä kaikkialla tarpeen mukaan. Yksi järjestelmä, yksi kustannus. On todella paljon helpompaa seurata kiinteitä kustannuksia, kun on vain yksi järjestelmä laskuttaja. 

Lähiaikoina tulemme siirtämään myös kirjanpidon kokonaisuuden Avaa.io. Sitten meillä on kokonaisvaltainen paketti, johon emme tarvitse enää muita ratkaisuja - vakuuttaa Juho.  

Avaa Solutions Oy:n jatkuva kehitystyö luo tyytyväisiä asiakkaita 

“Olen hyvin tyytyväinen Avaa Solutions Oy:n toimintaan kokonaisuudessaan. Esittämiäni korjausehdotuksia on tuotu järjestelmään nopeasti ja tehokkaasti. On ollut kiva huomata, että voin myös vaikuttaa tuotteen kehittämiseen”   

"Arvosanaksi Avaa.io saa vahvan 9. Kymppi en voi antaa, koska silloin kehitys loppuisi. Avaa.io on tuote, jota on alalle kaivattu jo pitkään. Mielestäni järjestelmässä on yhdistetty useiden eri järjestelmien parhaat puolet" - naurahtaa Juho.