Efiman kehityskonsultti Jesse Ahokas on ollut mukana varustamassa lukuisia asiakkaita ERP-matkalle. Jesse uskoo, että ERP-uudistus voi olla palkitseva seikkailu, jossa aarre odottaa löytäjäänsä. Matkalle kannattaa pakata samanlaiset varusteet kuin aarrejahtiinkin – huolella laadittu kartta, kartanlukutaitoinen kumppani sekä rohkeutta poiketa tutuilta poluilta.

Monissa organisaatiossa, myös kaupan alalla, nykyiset liiketoiminta- ja taloushallintojärjestelmät saattavat olla peräisin vuosien ja jopa vuosikymmenten takaa. Mikäli järjestelmä on lähinnä sininen ruutu, jossa toimitaan erilaisin ulkoa opeteltavin numerokomennoin ja liikkuminen ruudulla tapahtuu ainoastaan nuolinäppäinten avulla, niin käyttäjäystävällisyydessä – teknisestä ratkaisusta puhumattakaan – ollaan kaukana nykypäivän tasosta. Tunnusomaista on myös automaation puute ja että monia asioita hoidetaan järjestelmän sijaan exceleissä.

Lisäaikaa omalle järjestelmälle on kuitenkin saatu tekohengitettyä räätälöinneillä, erilaisilla päivityksillä ja mahdollisesti myös oman ydinjärjestelmän puutteita paikkaavilla oheisjärjestelmillä. Pääsääntöisesti selkeä tarve uudistumiselle tunnistetaan, mutta laajaan ERP-hankkeeseen liittyy paljon uhkakuvia ja epävarmuutta siitä, mitä se käytännössä tarkoittaa ja vaatii. Nykyiseen, näennäisesti toimivaan, tilanteeseen onkin helppo jämähtää jopa vuosiksi.

Asiakkaasi ei odota

Kuluttajat sen sijaan voivat olla kärsimättömiä. Tämän päivän kuluttajat asioivat kotoaan käsin suurten kansainvälisten kauppojen kanavissa ja odottavat modernia ostokokemusta myös kotimaisilta kaupoilta. Asiakaskokemusta voitaneen pitää hyvänä, mikäli asiakas ei kiinnitä erityisesti huomiota esimerkiksi ostokanavaan, tuotteiden saatavuuden tarkasteluun, tilauksen tekemiseen, maksamiseen, toimitukseen sekä sen seurantaan tai maksujen käsittelyyn ja täsmäytykseen liittyen – kaikki toimii kuluttajan näkökulmasta sujuvasti ja luontevasti, ja ajantasaista tietoa on tarvittaessa aina saatavilla.

Monesti kaupan järjestelmäarkkitehtuuri on kuitenkin vuosien varrella kasattu palapeli, jossa osa paloista sopii yhteen paremmin kuin toiset. Saattaapa jokunen pala olla kiinni laastarillakin. Monista liiketoiminnan erillisjärjestelmästä rakentuva kokonaisuus tukee harvemmin optimaalisesti pitkiä prosesseja tai tiedon kulkua prosesseissa saumattomasti eri järjestelmien läpi. Pahimmillaan järjestelmäarkkitehtuurin haasteet välittyvät asiakkaalle – asiakas ei löydä ajantasaista myymäläsaldoa verkkosivuilta tai pysty noutamaan kiireellistä verkkokauppatilaustaan myymälästä, ja lopulta hän äänestää jo jaloillaan.

Tunnistitko ylläkuvatusta tilanteesta itsesi tai organisaatiosi? Toisin kuin usein luullaan, et ole tilanteessa yksin. Kymmeniä yrityksiä ja organisaatioita nähneenä sanoisin, että tilanteessa on yllättävän moni muukin kaupan alan toimija. Muutos on aina mahdollisuus, mutta lisäksi se voi olla jännittävä seikkailu.

Aarre odottaa löytäjäänsä

Toimiva, tehokas, tarkoituksenmukainen, tasaisin väliajoin päivittyvä ja liiketoimintaa palveleva toiminnanohjausjärjestelmä on kuin aarrekartan yksinäisellä saarella näkyvä mystinen musta rasti, jossa aarre odottaa löytäjäänsä. Matka voi kuitenkin olla vaarallinen ja täynnä myrskyjä, karikkoja sekä hirviöitä – jo pelkkä matkaan varustautuminen tuntuu mahdottomalta urakalta. Millaisin välinein matkaan tulisi varautua? Ketä matkalle tarvitaan mukaan? Kauanko matka kestää? Ja uskaltaako edes haaveilla, mitä aarrearkusta loppujen lopuksi löytyy?

Täysin puhtaalta pöydältä omaa järjestelmäarkkitehtuuria ei juuri koskaan pääse suunnittelemaan, mutta oman ERP:in vaihdos on ehkä tätä lähimpänä. Modernit, modulaariset ERP:it voivat tyypillisesti korvata oman liiketoiminnan ERP:in lisäksi talous- ja kassajärjestelmät sekä muita oheisjärjestelmiä, jolloin organisaation järjestelmäarkkitehtuuria saadaan virtaviivaistettua ja yksinkertaistettua. Tällöin myös tieto eri prosesseista on keskistetysti saatavilla yhdessä paikassa ilman erillisiä integraatioita, ja kuluttajaakin voidaan palvella saumattomammin. Eikä kaikkea tarvitse suinkaan tehdä kerralla: käyttöönotot voi tyypillisesti palastella aaltoihin, jolloin järjestelmämuutoksista aiheutuvaa työkuormaa sekä liiketoimintariskiä on helpompi hallita.

Älä käy matkaan ilman karttaa

Efiman kehityskonsultit ovat olleet mukana varustamassa lukuisia asiakkaita ERP-matkalle, myös kaupan alalla. Ennen varsinaista kilpailutusta on monesti hyvä selkiyttää omia tarpeita, käydä läpi nykyiset prosessit sekä kuvata kilpailutusta varten liiketoiminnan tarpeet ja tavoitetilaprosessit – nykyisiä toimintatapoja ja prosesseja ei sellaisenaan kannata kopioida uuteen järjestelmään. Jotta uudistumisen mahdollisuudesta saataisiin kaikki hyöty irti, kannattaa varata riittävästi aikaa muutoksen suunnittelulle. Onhan helpoin tapa eksyä aarteelta, olla suunnittelematta matkaa.

Erityisesti omien prosessien kriittisessä tarkastelussa ja parhaiden käytäntöjen ehdottamisessa ulkopuolinen kumppani voi olla avuksi. Harmonisoidut, parhaiden käytäntöjen mukaiset prosessit mahdollistavat sen, että modernin järjestelmän automaatiokyvykkyyksiä voidaan hyödyntää parhaalla mahdollisella tavalla. Lisäksi yhdessä laaditaan roadmap – aarrekartta – jossa kuvataan konkreettiset askeleet kohti tavoiteltua päämäärää. Näin saadaan jo karkeasti havainnollistettua tulevan hankkeen aikajanaa sekä pohdittua mahdollista tarvetta projektin vaiheistamiselle. 

Myös erilaisia järjestelmiä, työkaluja ja teknologioita on tarjolla pelottavan runsaasti. Näistä juuri omaan tilanteeseen sopivimman ja liiketoimintaa parhaiten palvelevan kombinaation valitseminen onkin yksi organisaatioiden keskeisistä haasteita. Varsinkin kun järjestelmätoimittajat yrittävät houkutella aarretta kohti seilaavaa luokseen mitä erilaisimmin lupauksin ja sulolausein seireenien lailla. Hyvin tehty määrittelytyö ja selkeästi asetettu päämäärä sekä projektin laajuus kuitenkin toimivat seireeneihin – ja edesauttavat transformaation onnistumisessa. ERP-hanke onkin aina ennen kaikkea transformaatio, joka sisältää monta muutakin elementtiä kuin pelkän järjestelmän vaihtumisen.

Monipuolisesti liiketoimintaa, järjestelmiä sekä prosesseja ymmärtävät kehityskonsulttimme auttavat sinua välttämään pahimmat karikot ja navigoimaan onnistuneesti kohti aarretta. Voisiko olla niin, että matka on tässä tapauksessa jopa merkityksellisempi kuin lopullinen tavoite? Suuri ERP-seikkailu alkakoon!

Kirjoittaja

Jesse Ahokas

Advisor, Efima Oyj

Kirjoitus on julkaistu aiemmin Efiman sivuilla.