Takaisin toimistoille – miten teemme sen turvallisesti?
Arki ei koita enää koskaan täysin samanlaisena, mihin olimme ennen tätä kevättä tottuneet. Erilainen kevät alkaa kuitenkin väistyä alta; Suomi ja maailma vaihe vaiheelta avautuvat. Yrityksissä kuumeisesti mietitään, miten palata asteittain arkeen. Niin meilläkin. Teknologiayrityksessä ratkaisu löytyi luonnollisesti myös teknologiasta.
Pohdittaessa toimistolle palaamisen reunaehtoja, on ensinnäkin mietittävä sitä, miksi toimistolle on hyvä palata. Jos homma toimii hyvin kotona, miksi enää koskaan palata perinteiseen toimistoelämään, jossa aamulla kello soi kurjan aikaisin ja työmatka syö useita tunteja viikosta?
Kysymykseen voi vastata työelämän kliseellä: työpaikan tekevät sen ihmiset. Kohtaamisissa ja käytäväkeskusteluissa siirtyy hiljaista tietoa ja ideoita; joskus kynnys tulla kysymään on kasvotusten paljon pienempi kuin verkon välityksellä. Ja onhan meillä ollut myös kova ikävä toisiamme!
Ihminen tarvitsee ihmistä, kuten entinen henkilöstöjohtajamme Riku aiemmin keväällä kirjoitti. On löydettävä keinoja, joilla kohtaamiset mahdollistetaan, mutta tartuntojen todennäköisyys ja määrä ovat mahdollisimman pieniä. Tässä hyväksi keinoksi nousee toimistolla työskentelevien työntekijöiden määrän rajoittaminen.
Koronaexit – miten palata takaisin arkeen
Aivan ensimmäinen lähtökohta toimistolle paluun suunnittelussa oli pohdinta, miten järjestää paluu turvallisesti niin, että efimalaiset voivat tulla töihin luottavaisin mielin. Yrityksen kannalta tarkasteltuna on myös ajateltava, millä keinoin varmistetaan toiminnan jatkuvuus ja rajataan mahdollista sairastuvien määrää, mikäli virus alkaisi toimistolla levitä. Onkin siis järkevää, etteivät kaikki palaa samalla hetkellä toimistolle, vaan paluu on porrastettu asteittain.
Korona on tuonut yrityksiä lähemmäksi toisiaan jakamaan omia käytäntöjään ja ratkaisuehdotuksiaan. Monissa yrityksissä henkilömäärien seuraamisen ratkaisuiksi on näkynyt niin yhteistä Exceliä kuin WhatsApp- tai Slack-huutelua. Jossakin aulapalvelu seuraa toimistolle saapuvia tehden tukkimiehenkirjanpitoa ja ilmoittaa kaikille sähköpostitse toimiston ollessa täynnä. Vaihtoehtoja henkilörajoitusten seurannalle on yhtä paljon kuin on yrityksiäkin.
Työntekijät päättävät, ei yritys
Emme halunneet tehdä ylhäältä annettuja ratkaisuja siitä, mikä on kenellekin sopiva päivä tehdä lähipäivä toimistolla, vaan että efimalaiset saisivat palata toimistolle oman tilanteensa mukaisella aikataululla. Päivittäiseksi henkilömääräksi toimistolla asetettiin hallituksen suositusten mukaisesti 50 henkilöä ja sitä seurataan tätä varten kehitetyllä Korona-appilla, jossa toimistopäivä varataan kalenterista helposti ja nopeasti.
Sovelluksen kehitykseen Microsoftin Power Apps oli luonteva valinta, sillä sen avulla erityisesti yksinkertaisten sovellusten luominen on äärimmäisen nopeaa. Ratkaisukonsulttimme ottivat haasteen vastaan ja uusi sovellus saatiin käyttöön alta aikayksikön.
Sovelluksesta apu henkilömäärien seurantaan
Korona-sovelluksen avulla meillä on valmiudet reagoida välittömästi, jos tieto efimalaisen sairastumisesta tai sen epäilystä tulee. Tällaisessa tilanteessa toimistolla samaan aikaan olleet jatkavat kotona töitä, kunnes tilanne on selvinnyt. Näin vältetään tartunnan lisäleviäminen sairastumisen alkuvaiheessa, jolloin tartunnasta ei vielä tiedä, mutta virus on tarttuva.
Sovelluksella on myös paljon käytännön etuja verrattuna muihin vaihtoehtoihin. Jokainen samaa tiedostoa useamman ihmisen kanssa työstänyt tietää, että se on varma tapa saada tietoja kadotettua. Kiintiöiden seurannan tulisi myös viedä mahdollisimman vähän henkilötyöaikaa ja virheiden mahdollisuus tulisi poistaa. Näitä tarpeita yksittäisen ihmisen tekemä tukkimiehenkirjanpito ei yksinkertaisesti täytä. Sovellus kulkee kännykässä mukana, eikä toimistopäivän varaaminen tarvitse tietokoneen avaamista (vaikka sen voi selaimen kauttakin yhtä näppärästi tehdä). Kaikin puolin kätevää!
P.S. Jos yrityksesi etsii ratkaisua henkilömäärien seurantaan, autamme mielellämme asiassa. Korona-sovelluksemme saa käyttöön tyypillisesti vain parissa päivässä!
Jos kiinnostuit, ota rohkeasti yhteyttä sales@efima.com
Kirjoittaja
Henriikka Louhelainen
HR Advisor
Kirjoitus on julkaistu aiemmin Efiman blogissa.
Efima - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt
Efima - Muita referenssejä
Efima - Muita bloggauksia
It- ja ohjelmistoalan työpaikat
- Nordea - Senior Backend Developer, Nordea Finance
- Laura - Palveluvastaava, tietohallinto
- Laura - Fullstack kehittäjä
- Digia Oyj - Kafka Integration Developer
- Laura - Senior Full Stack Developer
- Laura - Full Stack Developer
- Laura - Kesätyöpaikat, Toiminnanohjausjärjestelmän kehitys, Millog Oy Tampere
Premium-asiakkaiden viimeisimmät referenssit
- e21 Solutions Oy - Teknisestä tuotemyynnistä asiakaslähtöiseen verkkopalveluun
- Into-Digital Oy - Huoneistokeskuksen digitaalinen kotipesä palvelemaan asunnon ostajia ja myyjiä
- Softlandia Oy - LlamaIndex – Softlandian parannukset nostivat haun tarkkuuden, luotettavuuden ja suorituskyvyn uudelle tasolle
- Ready Solutions Oy - Dynava: Moderni data-alusta Azuren ja Databricksin avulla
- Maxtech - RTK-Palvelu hyötyy Maxtechin ajansäästövaikutuksesta ja TES-osaamisesta
- TNNet Oy - Kauppakeskus Seppä – TNNet hoiti nettiyhtydet kerrasta kuntoon
- TNNet Oy - Evantizer Oy – Palvelinsiirtoa TNNetille ei ole tarvinnut katua
Tapahtumat & webinaarit
- 23.01.2025 - Generatiivisen tekoälyn hyödyt liiketoimintajohtajalle
- 22.01.2025 - Verkosto 2025
- 29.01.2025 - Modern toolchain and AI breakfast seminar with Eficode, AWS and HashiCorp
- 30.01.2025 - 30.1.2025 | Webinaari: Tehokkaampaa tuotantoa teollisuusyritykselle Fellowmindin Manufacturing Template -ratkaisulla
- 30.01.2025 - Suuri Rahoitusilta
- 30.01.2025 - Open Future
- 29.01.2025 - SecD-Day event
Premium-asiakkaiden viimeisimmät bloggaukset
- Innofactor Oyj - Tilaa Innofactorin uutiskirje ja pysy digitalisaation aallonharjalla
- Ready Solutions Oy - Mitä on data engineering?
- Digia Oyj - Senior Trainee: Arkkitehtina saa olla näköalapaikalla ihmisten ja teknologian välissä
- Digia Oyj - Senior Trainee: Bittejä on ilo siirrellä mielenkiintoisten asiakkaiden hyödyksi
- Efima Oyj - OpenAI o1 ja o3 – Uusi aikakausi kielimalleille?
- Codemate - Codematen kohokohdat vuodelta 2024
- Nodeon - Kun ensimmäinen miljoona on käytetty, niin siitä se homma vasta alkaa
Digitalisaatio & innovaatiot blogimediaBlogimediamme käsittelee tulevaisuuden liiketoimintaa, digitaalisia innovaatioita ja internet-ajan ilmiöitä |