Codemenin työntekijöillä on jo pitkään ollut käytössä sähköposti, tallennustila, kalenteri sekä toimisto-ohjelmistot kolmannen osapuolen pilvipalveluina. Syksyllä 2018 Codemenissa päätettiin siirtyä käyttämään Microsoft Office 365 -ratkaisuja.

Codemenin tietohallintojohtaja Mika Myllynen kertoo, miksi he päätyivät Microsoftin pilvipalveluihin ja valitsivat Crayonin kumppaniksi migraatioon.

"Meillä on kaksi yritystä, jotka kulkevat käsi kädessä. Olemme jo pitkään tiedostaneet, että tiedonvaihto on ollut hankalaa eri organisaatioiden välillä. Lisäksi valtaosa asiakkaistamme käyttää Microsoftin järjestelmiä, ja yhteensopivuusongelmat asiakkaidemme kanssa olivat iso tekijä, jonka takia lähdimme etsimään vaihtoehtoista ratkaisua. Myös henkilöstön keskuudessa oli hyvin vahva tahtotila muutokseen. Teimme henkilöstölle kyselyn, ja siirtyminen Microsoft-maailmaan sai ylivoimaisesti eniten kannatusta."

Crayonin asiantuntijat suorittivat migraation 150 käyttäjälle vanhasta ympäristöstä Microsoft Office 365 -palveluihin. Näin Codemenin omia resursseja voitiin hyödyntää tehokkaammin muissa hankkeissa.

"Crayon oli luonnollinen vaihtoehto palvelun toimittajaksi, kun tunnistimme, että meillä voisi olla muitakin yhteistyömahdollisuuksia keskenämme. Pidimme Crayonin kanssa palaverin, jossa kävimme yleisellä tasolla läpi, mitä kumpikin yritys tekee. Siinä yhteydessä kävi ilmi, että Crayonilla on asiantuntemusta migraatio- ja Microsoft-maailmaan, ja siinä ikään kuin automaattisesti aukeni ovi yhteistyöhön. Meidän tarpeemme ja Crayonin tarjoama kohtasivat."

"Vaihtoehtona oli myös itse tehty migraatio, mutta siihen olisi mennyt paljon aikaa. Meillä ei ollut tarvittavia työkaluja työn suorittamiseen, joten olisi varmaankin tarvinnut tehdä jonkinlaisia investointeja ja opiskella. Crayonilta löytyi tarvittava asiantuntemus ja työkalut, eikä meidän tarvinnut miettiä kahta kertaa, lähdemmekö tekemään migraatiota Crayonin kanssa."

Projektin eteneminen

Projekti käynnistyi palavereilla, joissa Crayonin asiantuntijoiden kanssa käytiin läpi yleisellä tasolla Microsoftin palveluita ja etsittiin vastinparit edellisen toimittajan ratkaisuihin. Näin saatiin muodostettua kokonaiskuva, kuinka hyvin Microsoftin ratkaisut vastaavat Codemenin tarpeita.

"Kun projektille oli näytetty meillä sisäisesti vihreää valoa, saimme Crayonilta hyvin yksityiskohtaisen vaiheistetun suunnitelman projektin etenemisestä. Kävimme suunnitelman porukalla läpi workshopissa, jossa myös Crayonin työn suorittavat arkkitehdit olivat mukana. Suunnitelma oli ok sellaisenaan, eikä siihen tarvinnut tehdä muutoksia.”

Meillä oli jo olemassa yritystiedot Microsoft-maailmassa, ja työ lähti käyntiin sillä, että vanha Microsoft-ympäristö siirrettiin Crayonin Cloud-iQ-hallintaportaaliin, jonka kautta jatkossa tehdään tilaukset ja saadaan laskut. Samalla tehtiin tarvittavat lisenssihankinnat ja muutokset olemassa oleviin lisensseihin.”

Migraation suorittaville Crayonin arkkitehdeille luotiin admin-tason tunnukset, minkä jälkeen pallo siirtyi Crayonille. Arkkitehdit tekivät varsinaisen migraation alustavat työt: loivat käyttäjätilit ja linkittivät niihin tarvittavat lisenssit. Tämän jälkeen Crayonin arkkitehdit migroivat datan vanhasta järjestelmästä uuteen.”

Kun olimme tehneet meidän päässämme tarvittavat muutokset sähköpostien reititystä varten, kerroimme Crayonille, että he voivat edetä migraation viimeiseen vaiheeseen, jossa synkro-noitiin muuttuneet tiedot. Näin vältyttiin siltä, että koko tietomassa olisi pitänyt siirtää viime hetkellä, ja samalla saatiin kaikille ajantasaiset sähköpostit käyttöön.”

Tuloksena toimiva ja yhteensopiva järjestelmä

”Meillä on nyt käytössämme toimiva ja yhteensopiva järjestelmä. Uudet työkalut vaativat tietysti käyttäjiltä sopeutumista ja uuden oppimista, mutta olemme saaneet tarvittaessa Crayonilta tukea ja koulutusta. Kaikki meni suunnitelmien mukaan, ja olemme tyytyväisiä lopputulokseen.”

Projekti sujui kiitettävästi. Prosessi oli hieman epämuodollisempi, koska teemme muutenkin tiivistä yhteistyötä. Yhteyttä pidettiin käytännössä sähköpostilla, ja muutaman kerran tuli puhelu Crayonin asiantuntijoilta. Muutamia kysymyksiä ja selviteltäviä asioita tuli esiin matkan varrella, mutta niihin saatiin vastaukset nopeasti. Kiitokset Crayonin asiantuntijoille hyvin suoritetusta migraatiosta. Olemme tyytyväisiä lopputulokseen, ja teemme varmasti yhteistyötä jatkossakin."