VR Group - "Olemme oikealla SAM-raiteella"

Referenssi Tavoitteena jatkuva ja ennakoiva ohjelmisto-omaisuuden hallinta

Crayon tuottaa VR Groupille jatkuvaa ohjelmisto-omaisuuden hallintapalvelua (Software Asset Management as a Service). Palvelussa ovat mukana ohjelmistovalmistajat, jotka kattavat 85% VR:n ohjelmistobudjetista. Lisäksi osa VR Groupin lisenssihankinnoista on keskitetty Crayonille. VR Groupin IT Licenses Lead Erkki Myllynen kertoo, mitä hyötyjä yritys on saanut syvällisellä yhteistyöllä ohjelmisto-omaisuuden hallinnassa Crayonin kanssa.

Lähtötilanne

VR Groupin ympäristö kattaa useita kymmeniä ohjelmistotoimittajia ja noin 1600 lisensoitavaa ohjelmistonimikettä. Lisääntyneiden ohjelmistoauditointien sekä jatkuvien
organisaatiomuutosten ja henkilöstövaihdosten takia ohjelmisto-omaisuuden hallinta nousi esille ja koettiin asiaksi, joka pitää laittaa kuntoon. Myös lukuisat yritysmyynnit toivat omia haasteitaan ohjelmisto-omaisuuden hallinnalle.

Sopimustenhallinta oli osittain hajautettu eri yksiköihin, ja meiltä puuttui kokonaisnäkemys sekä sopimuksista että sen hetkisestä ohjelmisto-omaisuudestamme. Tämä johti muun muassa turhiin kustannuksiin, kun olemassa olevia lisenssejä ei pystytty hyödyntämään täysimääräisesti tai sopimusten toteutumista ei pystytty seuraamaan riittävällä tarkkuudella. Halusimme saada näkyvyyden niin lisenssiomaisuuteemme ja sen käyttöön kuin ohjelmistoihin liittyviin sopimuksiinkin.

Miten yhteistyö Crayonin kanssa alkoi?

Koska IT-ympäristömme on erittäin monimutkainen ja vaatii paljon erityisosaamista, päätimme hakea apua talon ulkopuolelta sekä syventää omaa osaamistamme. Crayon
päätyi kumppaniksemme kilpailutuksen ja tarkan seulonnan kautta. Teimme talon sisällä SAM-kypsyysanalyysin, jonka perusteella valitsimme kriteerit kumppanin valinnalle.

Yhdeksi tärkeimmistä valintaperusteista nousi syvällinen ja laaja-alainen ammattiosaaminen Software Asset Managementissa eli ohjelmisto-omaisuuden hallinnan eri osa-alueissa aina lisensointi- ja sopimusosaamisesta lisenssihankintoihin ja toimintamalleihin.

Painotimme erityisesti sitä, että kumppani pystyy hoitamaan VR Groupin kannalta tärkeimmät tuoteryhmät kokonaisvaltaisesti. Vakuutuimme siitä, että Crayonilta
löytyy tarvitsemamme asiantuntemus ja että Crayon on valmis myös panostamaan osaamisen kehittämiseen pitkällä aikavälillä.

Tavoitteena jatkuva ja ennakoiva ohjelmisto-omaisuuden hallinta

Meille on erittäin tärkeää, että ohjelmisto-omaisuuttamme hoidetaan hyvin jo yhtiömme imagonkin kannalta. Yhteistyön ensisijaiseksi tavoitteeksi asetettiinkin sellaisen toimintamallin luominen, jossa ohjelmisto-omaisuuden hallintaa voidaan tehdä ennakoivasti ja proaktiivisesti pitkällä aikajänteellä

Keskeisiksi osa-alueiksi määritettiin lisensointisääntöjen tunteminen sekä nyky-ympäristön ymmärtäminen ja olemassa olevien lisenssien hyödyntäminen esimerkiksi
lisenssihankintoja tehtäessä. Ohjelmistosopimukset haluttiin saada ajan tasalle ja samalla luoda malli niiden jatkuvaan seuraamiseen ja kehittämiseen koko sopimuksen
voimassaolon ajan.

Ohjelmistovalmistajien auditointien lisääntyessä halusimme luoda toimintatavan, jolla saisimme pidettyä lisenssiomaisuutemme sääntöjen ja sopimusten mukaisena
ja näin yrittää ehkäistä auditointeja ja niistä syntyviä yllättäviä lisäkuluja. Kustannuslaskelmissa kun ei useinkaan huomioida, että auditoinnit voivat olla pitkällisiä ja monimutkaisia projekteja, jotka sitovat niin omia kuin palveluntarjoajien resursseja moniksi kuukausiksi, jopa vuosiksi.

Mitä toimenpiteitä tehtiin?

Ennen jatkuvan ohjelmisto-omaisuuden hallintapalvelun käynnistämistä tutkimme ja testasimme tarkasti useita SAM-työkaluja, minkä jälkeen valittiin VR Groupin tarpeita
parhaiten vastaava työkalu Proof of Concept -projektiin. Crayon auttoi POCin toteuttamisessa sekä työkalun implementoinnissa ympäristöömme. Lisäksi tehtiin sen
hetkisen lisenssiomaisuuden kartoitus, jonka perusteella päätettiin jatkuvan palvelun painopistealueet.

Olemme laatineet yhdessä Crayonin kanssa SAM-palvelun yhtenäisen toimintamallin vuosikelloineen ja selkeine vastuualueineen. Kerran kuukaudessa pidetään operatiivinen
palaveri, jossa käydään läpi työkaluun ja lisenssiomaisuuden tilanteeseen liittyviä akuutteja asioita. Neljännevuosittain pidettävissä ohjausryhmän tapaamisissa keskustellaan suuremmista linjauksista ja esimerkiksi kustannuksiin vaikuttavista toimenpiteistä.

Hyödyt ja hankkeen tulokset

Yritykset eivät hyödynnä riittävän hyvin olemassa olevaa lisenssiomaisuuttaan. Tärkeää olisi ymmärtää, että pelkkä työkalu ei aina riitä, vaan se tarvitsee rinnalleen myös
selkeät toimintamallit vastuunjakoineen. VR Group on pystynyt tekemään merkittäviä kustannussäästöjä panostamalla ohjelmisto-omaisuuden hallintaan ja hyödyntämällä tehokkaammin olemassa olevaa lisenssiomaisuutta.

Tietämys lisenssiomaisuuden hallinnasta on lisääntynyt konsernissamme, mikä on antanut paremmat työkalut liiketoimintojen IT-johdolle oman toiminnan suunnitteluun
ja budjetointiin. Pystymme tekemään tietoon perustuvia päätöksiä, ja ohjelmisto-omaisuuden hallinnasta onkin tullut yksi johtamisen väline. Erityisesti palveluntarjoajien
ohjaukseen ja hallintaan olemme saaneet paljon apua Crayonilta, ja meillä on nyt ihan erilainen näkyvyys palveluntarjoajien tekemiseen.

Myös oma osaamiseni on kasvanut huomattavasti erityisesti osallistuttuani Crayonin järjestämälle IAITAM Certified Software Asset Manager -kurssille sekä verkostoitumalla asiakkaiden yhteiseen kansalliseen ohjelmistohallintaverkostoon. Voin suositella sitä kaikille ohjelmisto-omaisuuden hallinnan parissa työskenteleville.

"Olemme oikealla SAM-raiteella"

Oleellista on ymmärtää, että kukaan ei selviä yksin eikä voi hallita kaikkea – tarvitaan yhteistyötä. Kannattaa hyödyntää asiansa osaavaa kumppania, koska kaikkea ei kannata
tehdä itse. Nyt olemme kehittäneet toimivan yhteistyömallin Crayonin kanssa. SAM-konsulttien kautta olemme saaneet käyttöömme sekä sopimusten että lisenssienhallinnan
syväosaamista, jota VR Groupilla ei ole omasta takaa. SAM-työ vaatii jatkuvuutta. Siinä mielessä se on kuin lapsenhoitoa.

Yhteistyö kaikissa kontaktipinnoissa VR Groupin ja Crayonin välillä on ollut avointa ja rakentavaa sekä uusia ideoita tuottavaa oli sitten kyseessä yksittäiset lisenssihankinnat
tai strategisen tason neuvottelut. Aina on saatu myöskin vastaus, kun jotain on kysytty. Seuraamme todella tarkasti palvelun laatua, ja olemme erittäin tyytyväisiä Crayonin asiantuntijuuteen. Talossa on syvällistä ammattiosaamista, ja sen kehittämiseen panostetaan jatkuvasti.

VR Group on monipuolinen, ympäristöystävällinen ja vastuullisesti toimiva matkustuksen, logistiikan ja infran palveluyritys.

VR-Yhtymä Oy eli VR Group on Suomen valtion omistama logistiikkakonserni, joka harjoittaa henkilö- ja tavaraliikennettä Suomen rautateillä ja maanteillä.

Kolme keskeistä liiketoiminta-aluetta: