Suomi Teline hallitsee Tehdenillä myyntiä, ostoja ja massiivista varastoa. Procountor-integraatio oli myös edellytys.

Suomi Teline Oy on suomalainen perheyhtiö, joka tarjoaa kokonaisvaltaisia telineratkaisuja ja sääsuojia avaimet käteen -periaatteella erilaisiin rakennuskohteisiin. Suomi Teline on saksalaisen Alfixin virallinen edustaja ja maahantuoja Suomessa ja Venäjällä. Suomi Telineen palveluihin kuuluvat myös oheispalvelut kuten työturvallisuus- ja telinekoulutukset.

Suomi Teline on käyttänyt Tehdeniä vuoden 2020 kevätpuolelta. Myyntijohtaja Jere Sieppo on yrityksessä Tehdenin pääkäyttäjä ja myös oikea henkilö kertomaan, mitä haasteita Suomi Teline lähti Tehdenillä ratkomaan ja mitä tavoitteita järjestelmällä on saavutettu.

Tarpeena Procountoriin integroituva tehokas varastonhallinta

Ennen Tehdeniä Suomi Telineellä oli yleisjärjestelmänä käytössä taloushallinnon järjestelmä Procountor, jonka rajat alkoivat toiminnan kasvaessa tulla varsinkin varastonhallinnan puolella vastaan. Procountorin rinnalle kaivattiin uutta, laajempaa ratkaisua.

"Suurin haasteemme oli ehdottomasti varasto, jonka hallintaan lähdimme etsimään työkaluja. Lähdimme liikkeelle tilanteesta, jossa varastokirjanpitomme hoidettiin Excelissä, mikä kauniisti sanottuna ei toiminut. Myös myyntitilausten ja -tarjousten hallintaan kaivattiin ratkaisua. Taloushallinnon halusimme edelleen hoitaa Procountorissa, joten tarpeena oli löytää siihen integroituva järjestelmä", Jere Sieppo kertoo.

Järjestelmän valinnassa painoi myös käyttöönoton hallittava mittakaava: ”Etsimme nopeaa, kustannustehokasta vastausta. Olen entisessä elämässä ollut mukana todella mittavassa ERP-projektissa, jossa käyttöönottopäivänä eivät toimineet edes järjestelmän aivan tavallisimmat toiminnot”, Sieppo kertoo.

Tällainen raskas ja epävarma järjestelmähanke haluttiin välttää. Internethakujen päätteeksi sekä Procountorin konsultin vinkkaamana Suomi Telineessä päädyttiin siihen, että Tehden täyttää yrityksessä järjestelmälle asetetut kriteerit.

Suuren mittakaavan myynti ja ostot sujuvat Tehdenissä

Suomi Teline hoitaa Tehdenillä tarjoukset, käsittelee myyntitilaukset ja tekee ostotilaukset, ja yrityksessä käytetään myös ostojen automaation työkaluja. Monipuolinen varastonhallinta on tietysti keskeisessä roolissa. 

Myynnin, ostojen ja varastonhallinnan työkalut ovat alusta saakka vastanneet Suomi Telineen suuren kokoluokan tarpeisiin erinomaisesti.

Yritys otti ensimmäisten joukossa käyttöön Tehdenin Procountor-integraation koko laajuudessaan (kirjanpitointegraatio, myyntireskontraintegraatio ja ostoreskontraintegraatio), joten integraation toiminnassa tuli vastaan myös ratkomista vaatineita haasteita. Sittemmin integraatiota on kehitetty ja alkukankeudet selätetty, tieto liikkuu järjestelmästä toiseen kuten pitääkin ja vastuunjako järjestelmien välillä on selvä: ”Itse en käy Procountorin puolella enää lainkaan”, Sieppo kertoo.

Tehdenin raportit ovat Suomi Telineellä jatkuvassa käytössä: Sieppo esimerkiksi seuraa varaston arvoa säännöllisesti Tehdenin raporteilta, ja Suomi Telineen tarpeisiin räätälöity, tilauskannan seuraamiseen tarkoitettu myyntitilausraportti sekä myyntiraportti ovat nekin aktiivisessa käytössä.

”Tehdenin raportintipohjien vaihtoehdot ovat hyviä, ja raporteilla pääsee porautumaan hyvinkin detaljitasolle. Käytän niitä esimerkiksi asiakkaan vuosiostojen raportointiin”, Sieppo selittää.

Ihan kaikki prosesseja Suomi Telineessä ei ole vielä voitu siirtää Tehdeniin, mutta asiakkaiden toiveet ja tarpeet huomioidaan kasvavan järjestelmän kehityssuunnitelmassa.

”Telinevuokraus on iso osa toimintaamme, ja tähän Tehdenillä kehitetään edelleen ratkaisua. Meillä oli kyllä alusta asti tiedossa, että Tehden ei vielä taivu laajamittaiseen vuokraustoimintaan. Halusimme kuitenkin lähteä myynti edellä liikkeelle. Jos myös vuokrauspuoli saadaan ennen pitkään rullaamaan, pystymme myös mittaamaan Tehdenin avulla saavutettuja kustannussäästöjä tarkemmin”, Sieppo miettii.

"Tehden on helppokäyttöinen, selkeä ja ohjaa hyvin käyttäjäänsä"

Suomi Telineessä on nyt käytetty Tehdeniä vajaan vuoden verran. Järjestelmän suurin vahvuus on Siepon kokemuksen mukaan ehdottomasti varastonhallinnan monipuolisissa ominaisuuksissa.

“Tehden on luonnollisesti helpottanut varastonhallintaamme merkittävästi, kun lähtökohtana oli Excelin ylläpito”, Sieppo toteaa. 

”Tehden on helppokäyttöinen, selkeä ja ohjaa hyvin käyttäjäänsä – vastaan on nimittäin tullut myös sellaisia toiminnanohjausjärjestelmiä, jotka eivät ohjaa käyttäjää lainkaan, vaikka nimen perusteella näin voisi olettaa. Tehdenissä ei tarvitse muistaa ulkoa, vaan järjestelmä ohjaa tekemistä”, Sieppo summaa. ”Järjestelmän käyttö on myös hyvin esimerkiksi sitä harvemmin käyttävän varastohenkilökunnan opittavissa.”

Kenelle Sieppo sitten suosittelisi Tehdeniä? “Mielestäni Tehden sopii erityisen hyvin myyntiagentuureille, jotka pyörittävät suurta määrää eri nimikkeitä isossa varastossa. Tehdenin toimittajahallinnassa on paljon potentiaalia, jota meillä ei käytetä, kun käytännössä ostamme tuotteita vain yhdeltä toimittajalta. Esimerkiksi samalle tuotteelle saa hyvin liitettyä useamman eri toimittajan”, Sieppo tuumailee.