Asiakkailleen verkkopalveluja rakentava Poutapilvi haki selkeyttä laskutukseensa. Asiakkaiden ja projektien tietoja oli tallennettu hajanaisiin paikkoihin, minkä takia laskujen lähettäminen vaati paljon käsipelillä varmistelua. Qalmarin kanssa yhdessä tehty integraatioprojekti sujuvoitti sekä asiakastietojen hallintaa että laskutusta.

Projektin alkaessa Poutapilvellä oli käytössään itserakennettu asiakaspalvelujärjestelmä, joka ei enää vastannut tarpeita. Vanha järjestelmä haluttiin sammuttaa, mutta ensin oli löydettävä uusi tapa hoitaa laskutus. Järjestelmäkartoituksen jälkeen Poutapilvi päätyi valitsemaan HubSpotin.

Kun valinta uudesta CRM:stä oli tehty, seuraavaksi oli selvitettävä miten asiakastietojen ylläpito ja kvartaaleittain tapahtuva laskutus saataisiin toimimaan järkevästi. Koska selkeää ajatusta ratkaisusta ei ollut, lähti Poutapilvi etsimään toteutukseen kumppania.

Ulkopuolinen kumppani toi ryhtiä tekemiseen

Kun talo on täynnä devaajia, houkutus tehdä itse saattaa olla suuri. Projektia luotsannut Amanda Goman on kuitenkin tyytyväinen siihen, että mukaan otettiin kumppani:

– Digitoimiston arjessa asiakastyö tulee aina edelle. Kun ostettiin työ ulkopuolelta, ei tarvinnut tehdä tavanomaista resurssikikkailua talon sisällä. Kumppanivalinta toi myös ryhtiä tekemiseen, kun tekemistä oli helppo aikatauluttaa. Samalla tyhjäkäyntiä tuli vähemmän, koska aika ei ole ilmaista ja käytettävissä olevia tunteja arvostaa enemmän.

Sopivaa kumppania ei tarvinnut etsiä Googlesta, koska Qalmari oli Amandalle jo tuttu. Aiemmin Qalmarilla työskennellyt Amanda tiesi millaisia ihmisiä Qalmarilla on töissä ja miten kovaa asiantuntemus on. Tarjousvaiheessa mukana oli toinenkin yritys, mutta Qalmarin kumppanuksellinen ote vakuutti lopulta Poutapilven.

Ratkaisua haettiin Poutapilven toiveita kuunnellen

Poutapilven toivomaa ratkaisua lähdettiin etsimään yhdessä Qalmarin kanssa. Kumppanivalinnassa vaakakupissa oli painanut etenkin Qalmarin näkemyksellisyys, koska Poutapilvellä ei ollut valmista visiota toteutuksesta. Siksi tärkeää oli, että Qalmarin kanssa pystyi luottamaan siihen, että toimiva ja tarvetta palveleva ratkaisu löytyisi.

Toiveena oli, että HubSpotiin tallennetut asiakastiedot yhdistyisivät Wrike-projektinhallintaohjelmistossa tehtyjen tuntikirjausten kanssa, ja laskut muodostuisivat Procountorissa mahdollisimman vaivattomasti.

Lopulta päädyttiin tekemään integraatio HubSpotin, Wriken ja Procountorin välille niiden API-rajapintoja hyödyntäen. Koodia väännettiin enimmäkseen Pythonilla, FastAPi:lla ja pydanticilla ja pilvipuolella valittiin Google Cloud. Lisäksi Reactilla tehtiin käyttöliittymä, josta käyttäjä valitsee mitkä laskut halutaan Procountoriin. Integraation avulla CRM:n ja projektinhallinnan tiedot yhdistyvät ja laskut muodostuvat Procountoriin automaattisesti.

Projektin edetessä Poutapilvellä oltiin tyytyväisiä etenkin siihen, että heidän näkemyksiään ymmärrettiin ja kuunneltiin. Toiveiden pohjalta Qalmari osasi kertoa vaihtoehtoja ja neuvoa mikä ratkaisuista olisi paras, eikä ehdotusten toteuttamiskelpoisuutta tai järkevyyttä tarvinnut epäillä. Työt tehtiin Poutapilveä varten, ja huolehdittiin siksi erityisesti myös dokumentoinnista.

Integraation myötä uudistettiin Poutapilven ydinprosessit

Vanhan asiakaspalvelujärjestelmän sammuttaminen ja uusien toimintatapojen luominen vaati Poutapilvellä paljon sisäistä työtä. Integraatioprojektissa mentiin syvälle liiketoiminnan ytimeen, koska samalla oli keskusteltava siitä, miten asiakkaita palvellaan ja miten prosesseista saataisiin yhdenmukaisemmat ja selkeämmät.

Työ kannatti, koska nykyään asiakastietojen hallinta ja laskutusprosessi käy huomattavasti sujuvammin. Integraatio ja selkeät prosessit ovat tuoneet operatiivista varmuutta tekemiseen, eikä tietoa enää ole tallennettu hajanaisiin paikkoihin. Laskujen lähettäminen asiakkaalle ei aiheuta tuskanhikeä, kun tiedetään paremmin mitä tehdä.

Vaikka projektin myötä uudistettiin koko ydinprosessit, eteni projekti nopeassa aikataulussa. Projektin aloituksesta järjestelmän kartoitukseen ja valmiiseen lopputulokseen meni reipas vuosi, joten vanhan järjestelmän hautajaiset voidaan järjestää odotettua aiemmin.

Töitä tehtiin aidosti kumppaneina ja viestittiin avoimesti

Projektin onnistumisen avain oli Amandan mukaan siinä, että työtä tehtiin aidosti kumppaneina ja avoimin kortein. Jo tarjousvaiheessa viestintä oli avointa ja välitöntä, ja sama linja jatkui, kun projektissa törmättiin ongelmiin.

− Ohjelmistokehityksessä ongelmia tulee aina, mutta Qalmarilla niistä kerrottiin aina heti. Raportoidut bugit korjattiin nopeasti ja muutostoiveisiin vastattiin. Kaikki ratkaisut tehtiin asiakkaan näkökulmasta eikä tyydytty siihen, mikä olisi itselle ollut helpointa, summaa Amanda projektin kulkua.

Projektipäällikön töitä tehnyt Amanda jos kuka tietää, että ilman toimivaa viestintää kovakaan asiantuntemus ei ole lopulta minkään arvoista. – Ollaan oltu tosi tyytyväisiä Qalmarin suoraan kommunikointiin. Koskaan ei tullut yllätetyksi eikä ollut sellaista tilannetta, että ei olisi tiennyt missä mennään, vaan kaikki hoitui juuri niin kuten kuuluu.