Ulkoporealtaita Salossa valmistava Oy Nordic SPA Ltd eli tuttavallisemmin Novitek on tarjonnut asiakkailleen arjen luksusta jo vuosien ajan. Entä kun yrityksessä tapahtuukin yllättävä kasvu ja vanhat järjestelmät sekä Excel-ohjattu tuotanto eivät enää tarjoa riittävää selkeyttä toiminnanohjaukseen? 

Qalmarin asiantuntijat hyppäsivät mukaan ja yhdessä kartoitettiin tarve, valittiin tulevaisuuden kasvusuunnitelmiin sopivin ERP sekä lanseerattiin käyttöönotto kuudessa kuukaudessa.

Kun koronan muuttama maailmantilanne sai ihmiset panostamaan arkensa mukavuuteen, räjähti samalla myös Novitekin ulkoporeallasmyynti. Yrityksessä oli jo aiemmin keskusteltu järjestelmien päivittämisestä, mutta kasvanut tuotanto sekä tulevaisuuden kasvusuunnitelmat toivat uuden ERP:in valinnan ajankohtaiseksi.

Novitek otti yhteyttä Qalmarin asiantuntijoihin, koska talon sisältä ei löytynyt riittävää resurssia ja osaamista tehtävän vaatimaan prosessiin. Pian yhteydenoton jälkeen järjestettiinkin ensimmäinen workshop uuden järjestelmän vaatimuksista.

Vahva kokemus IT-projektien johtamisesta vakuutti ja oli valttia oikean järjestelmän valinnassa

Novitekin käytössä ollut vanha ERP ei enää tukenut liiketoimintaa eikä tarjonnut oikeaa dataa operatiivisen toiminnan tueksi, joten tarvittiin uusi järjestelmä, joka tukee kasvua. Qalmarin asiantuntija eli projektipäällikkönä hankkeessa toiminut Jari Lehtonen on ollut vahvasti mukana käyttöön valikoituneen Monitor ERP -systeemin valintaprosessissa.

Pisteytyksessä otettiin huomioon ERP:iin mahdollisesti tarvittavien lisäosien saatavuus sekä niin nykyiset, kuin tulevaisuudenkin vaatimukset bisneksen kasvaessa. Suuri osa yritykselle kriittisistä toiminnoista saatiin sulautettua valittuun järjestelmään ja muita rajapintoja voidaan rakentaa lisäksi tarpeen vaatiessa.

” Qalmarin asiantuntijan vahva kokemus on ollut valttia oikean valinnan tekemisessä. Vahvan kokemuksen avulla päädyttiin yritykselle oikeaan ratkaisuun, jonka avulla päästiin eroon Excel-pohjaisesta tiedon pyörittämisestä ja saatiin tieto keskitetysti ja läpinäkyvästi koko yrityksen käyttöön.”

Kesäkuun 2022 aikana tehtiin valinta uuden järjestelmän toimittajasta ja projektille päätettiin tarkat välistepit, joiden aikatauluissa pysyttiin, koska tahtotila projektin onnistumiselle oli kaikilla osapuolilla suuri. Huolella valittu lanseerausviikko takasi sen, ettei käyttöönotto aiheuttanut tuotantokatkoksia ja haluttu lopputulos eli toiminnassa oleva uusi ERP-järjestelmä saavutettiin vain kuusi kuukautta kumppanivalinnan jälkeen.

Yhteistyön avulla uudistettiin myös tietohallintoa ja parannettiin liiketoiminnan ennustettavuutta

Projektin aloittaminen toi Novitekille mukanaan myös loistavan tilaisuuden tarkistella omia prosesseja sekä haastaa ja tehostaa toimintaa. Projektipäällikkö sekä projektiryhmä yhdessä miettivät oikeita ratkaisuja käyttöönottoon. Yhden ihmisen vastuu on nyt jaettu osastojen kesken, jolloin toiminnanohjausjärjestelmän kehittäminen on jatkuvaa, kun useampi henkilö keskittyy järjestelmän toimivuuden kehittämiseen.

Uusi ERP toimii omalta osaltaan mahdollistajana Novitekin tulevaisuuden kasvusuunnitelmissa. Kun kansainvälistyminen ja uusasiakashankinta ovat suuri osa strategiaa, on tärkeää, että uusi järjestelmä toimii johdon apuna operatiivisia päätöksiä tehdessä. Myynnin ennustamisen suhteen on nyt suuret odotukset, kun systeemin avulla voidaan ennakoida tulevaa ja tuotantoa voidaan ohjata oikeaan suuntaan datan avulla.

Novitekin Liiketoiminnan kehityspäällikkö Sampsa Nurmi kertoo, että Qalmarin asiantuntijan ollessa 100% Novitekin käytettävissä aukesi ovi myös tietohallinnon työstämiseen. ”Maaliskuusta 2022 vuodenvaihteeseen 2023 kestäneen tietohallinnon kehitysjakson aikana Jari toimi myös IT-Managerin roolissa ja toi mukanaan paljon ryhtiä ja hyviä ajatuksia siitä, mitä tarvitsee kehittää tietoturva-asioiden saralla. Jarin kanssa on tehty paljon töitä ja tästä on hyvä jatkaa hyvää työtä eteenpäin.”

Yhteistyön tuloksena tietohallinto tuli entistä enemmän mukaan päivittäiseen tekemiseen yhtenä kilpailuedun tuojana, eikä IT ole enää pelkkä kuluerä. Nyt tietohallinto tukee omalta osaltaan liiketoiminnan tarpeita ja vaatimuksia​ sekä pienentää liiketoiminnan riskejä ennakkosuunnittelun avulla.

Kumppanin, projektiryhmän ja toimittajan saumaton yhteistyö palkitsi

Novitekin uusi toimitusjohtaja Petter Rönnlöf kertoo, että on ollut aiemmin urallaan mukana samankaltaisissa projekteissa ja törmännyt haasteisiinkin, mutta ei ole nähnyt näin toimivaa ja saumatonta yhteistyötä aikaisemmin uutta järjestelmää käyttöönotettaessa.

Tahtotila onnistumiseen oli suuri ja töitä on tehty positiivisella virralla koko projektin ajan. Uuteen järjestelmään sisäänpääsy on ollut saumatonta, koska on valittu hyvä ERP, joka ei ole vaatinut juurikaan räätälöintiä Novitekin ollessa yrityksenä hyvin muuntautumiskykyinen.

Yksi johdon katselmuskin peruttiin, koska projekti eteni niin mallikkaasti. Voisi siis sanoa, että alusta asti selkeät vastuualueet ovat tehneet tehtävänsä. Myös järjestelmätoimittajan puolelta mukana ollut ERP-konsultti oli hyvä tuki projektin aikana ja lanseerauksen jälkeen eteen tulleisiin kysymyksiin on saatu nopeasti vastaus.

Perustoimintaa on ajettu jo kuukauden verran ja kaikki osa-alueet on käyty läpi eikä ongelmia ole ollut. Nyt Novitekin johdolla on parempi ymmärrys koko yrityksen toiminnasta, kun uusi ERP on selkeyttämässä ja helpottamassa ohjaavan datan käyttöön saamista.

– Vaikka avattaisiin uusi tehdas nyt, niin erp kasvaisi sen mukana eikä toiminnanohjauksessa olisi ongelmaa. Voimme vahvasti suositella Qalmarin asiantuntijoita vastaavanlaisiin projekteihin.