Microsoftin pilvi-ERP, Dynamics 365, päivittyy kahdeksan kertaa vuodessa ja tarjoaa jokaisessa versiopäivityksessä kasapäin uusia parannuksia. Mitä löytyykään kääreistä tällä kertaa, kun Efiman Dynamics 365 -tuotevastaavat, Eija, Heidi, Maria, Erno ja Taina, käyvät läpi maaliskuisen versiopäivityksen sisältöä?

Tiedätkö, mitä yhteistä on numero viidellä ja selaimellasi auki olevalla blogilla? Ainakin kaksi asiaa. Ensinnäkin nelihenkiseen kirjoittajajoukkoomme on liittynyt viides jäsen. Jatkossa ohjelmistoalan kokenut konkari, Eija, kirjoittaa blogisarjaamme nostoja koko Dynamics 365 -alustaa koskevista uusista ominaisuuksista ja parannuksista.

Toisekseen luet parhaillasi blogisarjamme viidennettä julkaisua, jossa tälläkin kertaa unboxaamme Dynamics 365 -versiopäivityksen ja poimimme luettavaksesi sen tärkeimmät tärpit. Vuorossa on maaliskuussa (18.3.2022) julkaistu versiopäivitys 10.0.25, jota käymme läpi ensin koko alustaa koskevien muutosten osalta ja sen jälkeen järjestelmäkohtaisesti:

• Dynamics 365 -alusta
• Dynamics 365 Finance
• Dynamics 365 Project Operations
• Dynamics 365 Supply Chain Management

Ennen kuin pääset lukemisen makuun, varoitamme: ethän säikähdä pitkää listaa! Versiopäivityksessä 10.0.25 Microsoft on julkaissut täysin uusien ominaisuuksien lisäksi kymmeniä päivityksiä aiemmin julkaistuihin ominaisuuksiin. Versiopäivityksen sisältöön ei kuitenkaan tarvitse tutustua yksin, ja parhaiten selkoa siitä saa aina Dynamics 365 -kumppanin – vaikkapa Efiman – tuella. Efimalaiset ovat apunasi, kun otat yhteyttä yhteyshenkilöösi tai jätät viestiä yhteydenottolomakkeeseemme.

Uutta koko Dynamics 365 -alustassa

Ominaisuuksien hallinta (pakolliseksi muuttunut ominaisuus)

Microsoft lisää täysin uusia ominaisuuksia ja toimintoja jokaisessa uudessa versiopäivityksessä sekä päivittää aiemmin julkaistujen ominaisuuksien tiloja. Toimintojen hallinta -työtilassa käyttäjä voi tarkastella kussakin versiopäivityksessä julkaistujen ominaisuuksien luetteloa ja ominaisuuksien tilaa, tutustua ominaisuuksien ohjeisiin sekä ottaa ominaisuuksia käyttöön tai poistaa käytöstä. Versiosta 10.0.25 lähtien Toimintojen hallinta -työtila on muuttunut pakolliseksi toiminnallisuudeksi.

Mitä ominaisuuden tilalla tarkoitetaan?

Täysin uusien toiminnallisuuksien lisäksi Microsoft julkaisee versiopäivitysten yhteydessä myös muutoksia aiemmin julkaistujen ominaisuuksien tiloihin – niin myös versiopäivityksessä 10.0.25. Sen lisäksi, että on tärkeää pysyä kärryillä uusista ominaisuuksista, on yhtä lailla tärkeää olla selvillä vanhempien ominaisuuksien tilamuutoksista.

Kunkin ominaisuuden tilaa on mahdollista tarkastella Toimintojen hallinta -työtilassa. Jokaiselle ominaisuudelle on määritetty tila, joka voi olla joko: Esiversio, Julkaistu (tila-sarake näkyy tyhjänä), Oletusarvoisesti käyttöönotettu tai Pakollinen.

Kun ominaisuuden tila on Esiversio tai Julkaistu, uusi ominaisuus ei tule automaattisesti käyttöön versiopäivityksen yhteydessä, ja ominaisuuden käyttöönotto on valinnaista. Ominaisuus voidaan kuitenkin ottaa tarvittaessa käyttöön Toimintojen hallinta -työtilan kautta valitsemalla Ota käyttöön nyt.

Oletusarvoisesti käyttöönotetut ominaisuudet otetaan järjestelmässä oletusarvoisesti käyttöön versiopäivityksen yhteydessä, mutta ne voidaan tarvittaessa poistaa käytöstä Toimintojen hallinta -työtilasta valitsemalla Poista käytöstä. Ominaisuudet siirtyvät Oletusarvoisesti käyttöönotettu -tilaan, kun ne ovat olleet Julkaistu-tilassa vähintään kuusi kuukautta ja niiden odotetaan siirtyvän tähän tilaan seuraavassa pääversion julkaisussa.

Kun ominaisuus muuttuu versiopäivityksessä Oletusarvoisesti käyttöönotettu -tilaan, on tärkeää selvittää, voidaanko ominaisuus ottaa käyttöön suoraan vai tarvitaanko ominaisuuden toimivuuden selvittämiseen lisäaikaa ja testaustyötä. Jos lisäaikaa tarvitaan, ominaisuus on poistettava selvitystyön ajaksi tilapäisesti käytöstä.

Pakollinen-tila on ominaisuuden viimeinen tila. Tila ilmaisee, että ominaisuus on otettu käyttöön ja sitä ei voi enää poistaa käytöstä muutoin kuin ottamalla yhteyttä Microsoftiin. On myös hyvä muistaa, että ominaisuuden siirtyminen Oletusarvoisesti käyttöönotettu -tilaan tapahtuu yleensä edellisessä pääversion julkaisussa, ennen kuin ominaisuudesta on tarkoitus tulla Pakollinen. Ominaisuuteen kannattaa siis tutustua viimeistään silloin, kun se on Oletusarvoisesti käyttöönotettu -tilassa.

Datan korjausajot tuotantoon ilman käyttökatkoa (tulossa oleva toiminnallisuus)

Jobit ovat tulleet takaisin! Muistatko vielä AX-maailman, jossa hätätapauksissa turvauduttiin ”jobin ajamiseen”, jotta tuotannossa saatiin hankaluuksia aiheuttava datavirhe korjattua nopeasti? Dynamics 365 -maailmassa jobin eli ajettavan luokan tekeminen ja ajo on yhä mahdollista – mutta ei yhtä helppoa: luokan saaminen tuotantoon on edellyttänyt koko release-prosessin läpiviemistä eli release-paketin viemistä LCS:n kautta ensin testiympäristöön ja sen jälkeen tuotantoon – sisältäen normaalit pakettien viennin aiheuttamat käyttökatkot.

Tämän haasteen taklaamiseksi Microsoft on tuonut käyttöön uuden toiminnallisuuden, Run custom X++ scripts with zero downtime, jonka avulla voidaan ladata ja suorittaa X++-skriptejä (ajettavia luokkia) tuotannossa kulkematta LCS:n kautta ja ilman käyttökatkoja. Pienten dataristiriitaisuuksien korjaus on siis uuden toiminnallisuuden myötä huomattavasti helpompaa.

Huomioitavaa on, että uutta toiminnallisuutta on käytettävä erittäin harkitusti ja vain, kun muut keinot (esimerkiksi datan korjaus käyttöliittymän kautta) eivät ole mahdollisia. Toiminnallisuutta ei tule käyttää esimerkiksi datamigraatioon tai pitkäkestoisiin ajoihin.

Lisäksi huomionarvoista on se, että toistaiseksi tämän toiminnallisuuden aktivointia tulee pyytää erikseen Microsoftilta. Toiminnallisuus tulee yleiseen jakeluun myöhemmin.

Erätöiden priorisointi (julkaistu toiminnallisuus)

Erätöiden priorisointi -toiminnallisuus on ollut saatavilla jo jonkin aikaa. Vaikka toiminnallisuutta ei vielä ottaisikaan tuotantokäyttöön, on toiminnallisuuden käyttöönottoon hyvä valmistautua jo nyt ja tehdä suunnitelma erätöiden luokittelulle.

Aiemmin erätöiden ensisijaisuuden hallintaan ainoa mahdollisuus oli käyttää erätyöryhmien sitomista tiettyihin eräpalvelimiin (batch server). Uuden toiminnallisuuden myötä palvelinsidonnaisuutta ei enää tarvita, vaan erätöille voidaan määrittää prioriteettiluokitus, jonka avulla järjestelmä hallitsee töiden ja liiketoimintaprosessien käsittelyjärjestyksen.

Valittavissa olevat prioriteettitasot ovat: matala, normaali, korkea, kriittinen ja varattu kapasiteetti. Oletuksena kaikilla erätyöryhmillä tasoksi tulee normaali. Erätöiden tärkeysjärjestys on tärkeä suunnitella ennen toiminnallisuuden käyttöönottoa ja asettaa erätöille haluttu prioriteettitaso toiminnallisuuden käyttöönoton jälkeen. Ensin kannattaa siis suunnitella ja konfiguroida prioriteetit, jotta tärkeät erätyöt ovat suorituksessa ensisijaisia. Kaikkien erätöiden luokittelu korkealle tai kriittiselle tasolle ei kuitenkaan ole suositeltavaa: silloin luokittelu menettää merkityksensä.

Toiminnallisuuden käyttöönoton jälkeen erätyöryhmiä voidaan käyttää ryhmittelemään ajot loogisesti, esimerkiksi tiettyyn liiketoimintaprosessiin kuuluviksi, frekvenssin mukaan, prioriteetin mukaan tai muulla halutulla tavalla.

Sähköpostin rajoittaminen (pakolliseksi muuttunut toiminnallisuus)

Tämä pakolliseksi muuttunut toiminnallisuus rajoittaa Dynamics 365:n lähettämien sähköpostien määrää minuutissa. Jos haluttu määrä ylitetään, keskeyttää eräajo sähköpostien lähetyksen ja jatkaa lähetystä seuraavassa ajosyklissä. Toiminnallisuuden avulla järjestelmä ei lähetä suotta enempää sähköpostiviestejä, mitä sähköpostipalvelu pystyy välittämään. Koska toiminnallisuus on muuttunut pakolliseksi, kannattaa versiopäivityksen jälkeen tarkistaa rajat omien sähköpostipalveluiden mukaisiksi. Oletusarvo on 30 sähköpostia minuutissa, mutta esimerkiksi useimmat SMTP-palvelut pystyvät lähettämään sähköposteja enemmänkin. Exchange-palvelun enimmäismäärä on 30.

Pystysuunnassa vieritettävät työtilat

Versiossa 10.0.25 Dynamics 365 -alustan käyttöliittymään on tehty visuaalisia muutoksia. Muutoksen myötä työtiloissa näytön osiot on sijoiteltu päällekkäin, kun aiemmin ne oli sijoiteltu vierekkäin, panoraamanäkymään. Näyttöä vieritetään siis työtiloissa jatkossa pystysuunnassa vaakasuunnan sijaan. Uudistus tulee standardityötiloihin automaattisesti. Mukautettuna luotuihin työtiloihin muutos tulee tehdä kehityksen kautta.

Esimerkki Tietojenhallinnan työtilasta: vasemmalla vanha näkymä, oikealla uusi näkymä

Uutta Dynamics 365 Finance -järjestelmässä

Tilauslaskutus – Toistuva sopimuslaskutus

Uusi Tilauslaskutus-moduuli sisältää seuraavat kokonaisuudet:

• toistuva sopimuslaskutus,
• tuottojen ja kulujen lykkäykset ja
• moniosainen tuottojen kohdistus.

Moduulin saa käyttöön tuttuun tapaan aktivoimalla toiminnallisuuden Toimintojen hallinnan kautta. Huomioitavaa on, että Tilauslaskutusta ei voi käyttää samanaikaisesti Tuoton kirjaus (Revenue recognition) -toiminnon kanssa. Siksi kyseinen toiminto on poistettava käytöstä ennen Tilauslaskutuksen käyttöönottoa.

Perehdytään seuraavaksi Tilauslaskutus-moduulin hyötyihin. Ensinnäkin tilauslaskutuksen toiminnallisuudet tukevat monimutkaisempia hinnoittelu- ja laskutuskäytäntöjä. Laskutusta voidaan hallita rivi-/nimike- tai sopimuskohtaisesti, sopimuksia voidaan uusia ja päivittää ja hinnoittelu moduulin avulla on joustavaa. Hinnoittelu mahdollistaa poikkeamat standardihinnastosta sekä esimerkiksi tietyn määrän ilmaisia tuotteita per laskutuskausi. Myös käyttöön perustuva hinnoittelu on moduulin myötä mahdollista, ja lisäksi moduuli tukee eriin perustuvaa laskutusta. Toistuvan sopimuksen laskutukseen voi valita joko vapaatekstilaskun tai myyntilauksellisen laskun, ja laskuja voidaan myös konsolidoida.

Toisekseen tilauslaskutus sisältää toiminnallisuuksia tuottojen ja kulujen jaksotuksiin. Tuloutustoimintojen avulla käyttäjä voi varmistaa noudattavansa seuraavia kirjanpitostandardeja: US GAAP, ASC 606 ja IFRS 15. Toiminto mahdollistaa tuloutuksessa erilaiset aikataulut, kuten kuukausittaisen, kvartaalittaisen tai tiettyihin päivämääriin perustuvan tuloutuksen. Jaksotustilien asetukset löytyvät tutunnäköisestä kirjausasetusten taulusta moduulin sisältä.

Prosessina toistuva sopimuslaskutus toimii pääpiirteittään niin, että ensin luodaan asiakkaalle liitettävä laskutusaikataulu aloitus- ja lopetuspäivillä. Tämän jälkeen laskutusaikatauluun liitetään halutut tuotteet. Toiminnallisuus tarjoaa mahdollisuuden myös eriin perustuvan laskutuksen päivien määritykselle, mutta tämä ei ole pakollista. Lopuksi käyttäjä voi valita, luodaanko esikatselu laskutettavista riveistä vai halutaanko sen sijaan luoda suoraan vapaatekstilasku, myyntilaus tai myyntitilauksellinen lasku. Toistuvan sopimuslaskutuksen tapahtumat näkyvät reskontrassa ja kirjanpidossa samanlaisina kuin muidenkin laskujen tapahtumat.

Uutta Dynamics 365 Project Operations -järjestelmässä

Dynamics 365 Project Operations -toimintoihin ei tässä versiopäivityksessä ole tuotu uusia toiminnallisuuksia.

Uutta Dynamics 365 Supply Chain Management -järjestelmässä

Uusia toiminnallisuuksia Suunnittelun optimointi -moduulissa

Dynamics 365 Supply Chain Managementin Suunnittelun optimointi -moduuliin on versiossa 10.0.25 tuotu jälleen pari uutta toiminnallisuutta:

Toimenpide-ehdotukset olemassa olevan tarjonnan optimointiin

Kun Suunnittelun optimointi -moduuli on käytössä, on mahdollista ottaa käyttöön toimenpideviestit. Toimenpideviestejä luodaan, kun järjestelmä havaitsee olemassa olevia toimitustilauksia, joita olisi mahdollista optimoida viimeaikaisten muutosten jäljiltä. Otetaanpa esimerkki: jos merkittävä asiakastilaus peruutetaan, järjestelmä tuottaa ilmoituksen ja kertoo, että asiakastilaukseen liittyvää toimitusta ei enää tarvita ja toimitus voidaan mahdollisuuksien mukaan peruuttaa. Toimenpideviestit voivat sisältää myös ehdotuksia siitä, että nykyisten toimitustilausten päivämäärää tai määrää voidaan muuttaa viimeaikaisien tarvemuutoksien seurauksena.

Keskitetty kalenterien ylläpito

Suunnittelun optimointi -moduuli mahdollistaa nyt peruskalenterien käytön. Kalenterikirjausten tekemistä voidaan tehostaa ja skaalata nopeasti ja vaivattomasti liittämällä yksittäisiä kalentereita peruskalentereihin. Peruskalentereihin tehdyt kirjaukset välittyvät automaattisesti kaikkiin peruskalenteriin liitettyihin yksittäisiin kalentereihin.

Yksinkertaistettu näkymä suunnitelluista tilauksista Pääsuunnittelu-moduulissa

Versiopäivityksessä 10.0.25 Pääsuunnittelu-moduuliin tulee saataville yksinkertaistettu näkymä Suunnitellut tilaukset -vakiosivusta. Yksinkertaistettu näkymä helpottaa ja nopeuttaa työskentelyä, kun tarkoituksena on ainoastaan tarkastella, hyväksyä ja vahvistaa suunniteltuja tilauksia. Kuten arvata saattaa, yksinkertaistetussa näkymässä on vähemmän toiminnallisuuksia kuin Suunnitellut tilaukset -vakiosivulla.

Huomioithan aiemmin julkaistujen ominaisuuksien tilamuutokset

Edellä kuvattujen uusien ominaisuuksien lisäksi Dynamics 365 Supply Chain Managementin lukuisten aiemmissa versiopäivityksissä julkaistujen toiminnallisuuksien tilat muuttuivat versiopäivityksessä 10.0.25. Tilan muutoksella voidaan tarkoittaa esimerkiksi aiemmin valinnaisen toiminnallisuuden tilan muuttumista pakolliseksi versiopäivityksestä 10.0.25 alkaen. Kokosimme yhteen moduuleittain tärkeimpiä nostoja pakolliseksi muuttuneista ominaisuuksista.

Pääsuunnittelu – Tilamuutokset

Pääsuunnittelu-moduulissa jopa kahdeksan aiemmin julkaistun ominaisuuden tilaa muutettiin ja yhteensä 4 ominaisuutta muuttui pakolliseksi. Pakollisista ominaisuuksista erityisesti Pääsuunnittelun edistymisen visualisointi ja Suunniteltujen tilausten rinnakkainen vahvistaminen voivat olla hyödyllisiä jokapäiväisessä työssä.

Hankinta – Tilamuutokset

Hankinta-moduulissa kahdentoista ominaisuuden tila muuttui tässä versiopäivityksessä: näistä kahden ominaisuuden tila muuttui pakolliseksi.

Huomionarvoista on erityisesti Mahdollisuus vahvistaa hyväksytyt ostotilaukset toimittajayhteistyöstä erässä -toiminnallisuuden muuttuminen pakolliseksi. Toiminnallisuuteen liittyvä eräajo on oltava käytössä, jos Toimittajayhteistyöhön (Vendor collaboration) liittyvät asetukset määrittävät automaattisen tilausvahvistuksen käytön. Jos eräajo ei ole käytössä, tilaukset eivät vahvistu automaattisesti, kun toimittaja tekee vahvistuksen Toimittajayhteistyö-sivun kautta.

Tuotetietojen hallinta – Tilamuutokset

Tuotetietojen hallinnassa yhteensä kuuden ominaisuuden tila muuttui tässä versiopäivityksessä, ja yksi ominaisuus muuttui pakolliseksi. Pakolliseksi muuttuneesta ominaisuudesta, Oletustilausmäärien tarkka vahvistus, kerroimme aiemmassa blogissamme.

Tuotannonhallinta – Tilamuutokset

Tuotannonhallinnassa yhteensä kolmentoista aiemmin julkaistun ominaisuuden tilat muuttuivat versiopäivityksen myötä, ja yhteensä 5 ominaisuutta muuttui pakolliseksi. Pakolliset ominaisuudet liittyvät pääsääntöisesti työkorttilaitteen tai tuotannon työnohjausliittymän käytön parannuksiin. Muista pakollisista ominaisuuksista merkittävä on toiminnallisuus, josta kerroimme aiemmassa blogissamme: Alihankintana hankittujen nimikkeiden osittainen vastaanotto ja Toimittaja-tyypin tuoterakennerivien hävikkilaskennan ongelman korjaus. Kyseinen ominaisuus helpottaa alihankintatilausten osittaista vastaanottoa ja hävikkilaskentaa.

Myynti ja markkinointi – Tilamuutokset

Myynnin ja markkinoinnin osalta 12 ominaisuuden tila muuttui versiopäivityksen yhteydessä ja 3 ominaisuutta muuttui pakolliseksi.

Pakollisista ominaisuuksista Myyntitilaus ostotilausrivin poistokäytäntöön -toiminnallisuuden osalta on huomioitava, että myyntireskontran parametrillä Myyntitilausrivin ohjauskäytäntö hallitaan ostotilausrivin käyttäytymistä tapauksessa, jossa ostotilaukseen viittaava myyntitilausrivi poistetaan. Parametrin vaihtoehtoja ovat Poista viite, mutta säilytä siihen liittyvä ostotilausrivi tai Poista viite, mutta säilytä siihen liittyvä ostotilausrivi kokonaan.

Laajennettu varastonhallinta – Tilamuutokset

Laajennetun varastonhallinnan ominaisuuksista 47 ominaisuuden tila muuttui versiopäivityksessä 10.0.25. Näistä ominaisuuksista yhteensä 25 muuttui pakolliseksi.

Näkemyksemme mukaan muutoksilla ei ole suuria vaikutuksia. Mikäli pakolliseksi muuttuneita ominaisuuksia ei ole aiemmin otettu käyttöön, voi niiden joukosta löytää kiinnostavia ja omaa toimintaa hyödyttäviä, uusia toiminnallisuuksia. Ohessa muutama nosto hyödyllisistä, pakolliseksi muuttuneista ominaisuuksista:

• Vahvista ja siirrä -toiminnallisuuden avulla ennalta luotu kuorma voidaan jakaa toimitusten tarpeen mukaan.
• Lähtevien lähetysten vahvistaminen -eräajo tuo joustavuutta varastolle, kun varsinaista lastausvaihetta ei ole tarvetta suorittaa.
• Varastonhallinnan uusi käsipääte tulee pakolliseksi versiosta 10.0.25 eteenpäin. Vanhaa versiota on kuitenkin edelleen mahdollista jatkaa, mutta sen tuki päättyy huhtikuun loppuun.

Efimalaiset apunasi!

Herättikö jokin ominaisuus mielenkiintosi ja haluaisitko kuulla, mitä toiminnallisuus voisi tarkoittaa juuri teidän liiketoiminnallenne? Apu on yhteydenoton päässä!

Ota yhteyttä

Tutustu aiempiin blogisarjamme osiin täältä.

Kirjoittaja

Efiman Dynamics 365 -tuotetavastaavat

Kirjoitus on julkaistu aiemmin Efiman sivuilla.