Viime päivinä monissa yrityksissä on jouduttu miettimään, voiko isoja ja mutkikkaita projekteja käynnistää näin koronaeristyksen aikoina. Lohdullista kuitenkin on, että monia käynnissä olevia ERP- ja M&A-projekteja on pakon edessä jouduttu jo viemään eteenpäin vaikeidenkin vaiheiden läpi. Midagonin konsulttien kokemukset etäprojektien toimivuudesta ovat alkushokin jälkeen olleet hyvinkin positiivisia. Itselläni on juuri käynnissä PoC-vaiheessa oleva ERP-projekti, jonka tarjousesittelyvaihekin vietiin etänä läpi. Eli kyllä uskaltaa!

Taustalla vaikuttaa, että käytössä oleva infrastruktuuri, ryhmätyövälineet ja toimistosovellukset tukevat erittäin hyvin hajautettua työn tekemistä. Suurin kynnys onkin ollut mentaalinen. Eristyksessä on pakon edessä jouduttu opettelemaan tapoja hoitaa vaikeimpiakin kohtia virtuaalisesti. Etätyö myös muuttaa jonkin verran työtapoja, kuitenkin niin että monet perinteiset hyvät kokouskäytännöt nousevat arvoonsa. Eli ei mitään kovin uutta ja erikoista, vaan vähän kurinalaisempaa työtapaa.

Suunnittelu ja valmistelu korostuvat etätyössä

Suunnitteluvaiheen erilaisissa työpajoissa on havaittu, että työ kannattaa hajauttaa pienempiin tiimeihin, joiden tulokset vedetään sitten yhteen. Pienet tiimit toimivat tehokkaasti virtuaalisesti ja ryhmätyövälineet mahdollistavat sen, että samaa dokumenttia muokkaa yhtä aikaa useampi henkilö. Microsoft-ekosysteemissä tällainen väline on Teams ja Googlella Hangouts. Pienissä tiimeissä puhutaan myös vähemmän toistemme päälle.

Hyvän valmistelun merkitys korostuu etätyössä. Lähes kaikki ovat sanoneet, että parempi valmistautuminen tapahtuu lähes luonnostaan, koska kommunikaatiokaista on kapeampi ja ajatusten on hyvä olla paremmin perusteltuja. Etäpalavereissa valmistautumaton on vielä enemmän pihalla kuin tavallisesti.

Myös perinteisesti kasvotusten tapahtuvat vaiheet, kuten toimittajien tarjousesittelyt hoituvat ihan mallikkaasti etäyhteyksin. Laajemmissa palavereissa on puheenjohtajan tehtävä huolehtia entistä tarkemmin, että osallistujat ovat riittävän hiljaisessa ympäristössä ja kaikilla on riittävän hyvät välineet, jotta asiasta saa selvän.

Pitkiin kokouksiin on syytä varata pieni tauko noin tunnin välein. Pienet alle puolen tunnin palaverit ovat osoittautuneet myös erittäin tehokkaiksi, mm. silloin, kun toimittajilta halutaan tarkennuksia joihinkin tarjouksen kohtiin.

Varsinaisen toteutusvaiheen tekeminen hajautetusti on oikeastaan täysin normaalia. Niin on toimittu jo muutoinkin, koska sekä asiakkaiden että toimittajien organisaatiot ovat maantieteellisesti hajautuneita, ja kasvotusten kokoontuminen on muuttunut liian tehottomaksi. Yksi havainto on, että erilaisia pikkupalavereja tulee normaalia enemmän, kun kaikki kasvotusten tapahtuvat kommunikaatio puuttuu.

Demoaminen ja testaaminen onnistuvat etänä jopa normaalia paremmin

Demoaminen ja testaaminen toimivat ehkä jopa normaalia paremmin etätyönä, koska niiden läpivienti vaatii sitä, että testiympäristöön annetaan pääsy etäyhteyksinä ja sen myötä entistä useammalla on pääsyy testaukseen ja demojen kokeiluun.

Hallinnollisissa palavereissa puheenjohtajan rooli korostuu asioiden valmistelijana, aikataulusta vastaavana ja sen varmistajana, että kaikki pääsevät ääneen. Luonnollisesti puheenjohtajan tehtävänä on tietenkin myös varmistaa, että tarvittavat päätökset syntyvät.

Tuotantoonvienneistä etätyönä Midagonilla ei ole vielä kokemusta. Luontainen varovaisuus kehottaa siirtämään nämä mahdollisuuksien mukaan eristyksen jälkeiseen aikaan näihin liittyvien koulutustarpeiden ja hyper-care vaiheen vierihoidon vuoksi. Kuitenkin, tulemme varmasti jossain määrin tekemään myös näitä virtuaalisesti ennen koronaeristyksen päättymistä. Varsinaiset tuotanto- ja tuotannon tukipalvelut ovat yleensä ulkoistettuja ja siten olleet etäpalveluja jo pitkään.

Työn ja kodin rajan hämärtyessä viestintä ja hyvinvointi ovat tärkeässä roolissa

Omana huomionani on, että etätyöpäivät ovat täysiä ja hyvin intensiivisiä. On tärkeää huolehtia hyvästä valmistautumisesta ja omista tauoista. Taukoja varten omaan kalenteriin kannattaa tehdä niitä varten merkintöjä. Ja huolehtia myös siitä, etteivät työpäivät veny kohtuuttomasti nyt, kun raja työn ja kodin välillä on hämärtynyt.

Koronaeristyksen aikana erilaisista häiriötekijöistä on tullut uusi normaali. Useimmilla meistä on lapset kotona tai etäkoulussa, joten on normaalia, että taustalta kuuluu kaikenlaisia ääniä. Välillä paikalle pöllähtää lemmikki tai lapsi joko pelkästä uteliaisuudesta tai parkuen täyttä kurkkua. Mute-nappi kannattaa oppia pitämään päällä, kun ei itse puhu.

Välineisiin ja välinetukeen kannattaa panostaa. Useimmat työnantajat ovat tukeneet työntekijöitä tarjoamalla entistä parempia videoneuvottelu- ja ryhmätyövälineitä työntekijöilleen – myös kotikoneille. Lyhyet tietoiskut välineiden oikeasta ja sovitusta käytöstä ovat osoittautuneet toimiviksi.

Monilla kotiverkot ovat näinä aikoina tiukalla, kun etätöissä olevien vanhempien lisäksi etäkoulussa olevat lapset ovat verkossa. Riippuen mobiiliverkon laadusta, ainakin osan porukasta kannattaa usein ottaa käyttöön mobiiliyhteys, jolloin oma kodin verkko ei ole pullonkaula.

Sosiaalisten yhteyksien merkitys henkisessä hyvinvoinnissa korostuu, kun sosiaalinen eristäminen alkaa ahdistaa. Sitä paikkaamaan kannattaa luoda sekä työ- että vapaa-ajan virtuaalisia keskusteluryhmiä ja tapaamisia. Meillä on tapana useammallakin eri kaveriporukalla kokoontua videopalaveriin, joko illalliselle, keskusteluryhmään tai muutoin vaan hengailemaan. Ne ovat hauskoja toimivat hyvänä varaventtiilinä.

Tiedonvälittäminen on entistä tärkeämpää, koska kotona oleminen saa ihmisen helposti tuntemaan ulkopuolisuutta. Niinpä kannattaa järjestää aktiivisesti erilaisia tietoiskuja, ettei tiedonsaanti jää pelkästään ihmisen oman aktiivisuuden varaan.

Milloin sitten ei kannattaisi käynnistää juuri nyt raskasta etätyöprojektia? Oikeastaan ainoa syy olisi yrityksen akuutti kassakriisi. Etäprojektikin tarvitsee alettuaan tietenkin maksajan, mutta myös työrauhan. Jo käynnistyneen projektin siirtämisestä tai keskeyttämisestä seuraa paljon vaikeuksia, nyt kuten muulloinkin.

Tulemme vielä jonain päivänä palaamaan kasvotusten tehtävään työhön, mutta samalla uskon, että se ei tule olemaan entisensä. Etätyöstä tulee entistä yleisempää ja luonnollisempaa, kun kaikki ovat sen joutuneet pakon edessä opettelemaan.