Kotitalouksien jätehuollon käytännön järjestelyt 16 kunnan alueella Keski- ja Pohjois-Pohjanmaalla hoitava Vestia määritteli dokumenttienhallinnan kehittämisen vuoden 2023 tärkeimmäksi järjestelmäkehityskohteekseen. Varsinaista dokumenttienhallintajärjestelmää ei aikaisemmin ollut, vaan dokumentteja säilöttiin monessa paikassa esimerkiksi yhteisillä verkkolevyillä ja henkilökunnan omilla koneilla.

Vestian toiveena ja tavoitteena oli tehokkaan ja helppokäyttöisen dokumenttienhallintajärjestelmän lisäksi saada määritellyksi selkeä ja yhtenäinen prosessi dokumenttienhallintaan ja käyttäjille tukea ja koulutusta itse prosessiin.

”Tiedon ja datan määrä kasvaa yrityksissä ja tätä kautta sen hallinnan merkitys kasvaa koko ajan. Lähdimme kehitystyöhön aika haastavastakin tilanteesta ja tarve yhtenäistämiselle ja tehokkaalle prosessille ja järjestelmälle oli suuri”, sanoo Vestian kehitys- ja HSEQ-päällikkö Riikka Saari.

Valmiit ja joustavat palvelumallit takaavat projektin sujuvuuden

Tämäntyyppisissä järjestelmänkehitysprojekteissa systemaattinen tiedonkeruu ja jäsennelty eteneminen on tärkeää. Näin pystytään keskittymään projektin kannalta olennaisiin asioihin ja toisaalta etenemään jouhevasti, kun tiedonkeruussa päästään eteenpäin ja projektin kannalta tarvittavat yksityiskohdat alkavat olla selvillä.

”Tällaiset projektit edistyvät aina vaihe vaiheelta, kun asiakas selvittää kehittämiseen liittyviä keskeisiä asioita. Fluentian palvelumalli on tällaisissa tilanteissa asiakkaalle reilu ja kustannustehokas – projekti etenee, mutta kustannuksia ei selvityksen ajalta tule. Asiantuntijamme on kuitenkin aina tarvittaessa asiakkaan tukena”, selvittää Fluentian CTO Tomi Leppälahti.

Tehokkaalla määrittelyllä sulavaan toteutukseen

Projekti käynnistettiin kattavilla haastatteluilla. Haastatteluissa käytiin tarkasti läpi eri tyyppisten dokumenttien tuottamiseen, säilyttämiseen, käyttöoikeuksiin, hakemiseen ja muihin käyttötapauksiin liittyviä toimintapolkuja huomioiden yrityksen tarpeet ja organisaatiorakenne. Näiden perusteella määritettiin dokumenttienhallinnan prosessit, jotka dokumentoitiin kattavaksi ohjeistukseksi.

Vestialla on käytössään Microsoftin järjestelmät, joten itse dokumenttienhallintajärjestelmäksi valikoitui luontevasti kustomoitu SharePoint-sivusto. Projektissa luotiin myös selkeät mallit dokumenttien elinkaarelle, mukaan lukien automatisoitu arkistointimalli, jonka toteuttamisessa hyödynnettiin Microsoftin Power Automatea.

Uuden dokumenttienhallinnan sulava käyttöönotto varmistettiin koulutuksilla, joissa käytiin läpi sekä suunniteltu dokumenttienhallinnan prosessi, että miten prosessin eri osat käytännön tasolla järjestelmässä tehdään.

”Projekti vastasi tarpeisiimme todella hyvin. Selkeän ja tehokkaan dokumenttienhallintamallin ja -järjestelmän avulla tiedot ovat nyt helposti käsillä, kun niitä tarvitsemme. Mallin avulla toiminnan tehostumisen lisäksi myös toimintatavat pysyvät yhtenäisinä ja eri dokumentaatioille rakennettiin selkeät vastuutahot. Uusi järjestelmä pitää huolta myös dokumenttien tietoturvasta ja niihin liittyvistä käyttöoikeuksista ja ottaa huomioon lain edellyttämät vaatimukset. Yhteistyö Fluentian asiantuntijoiden kanssa sujui erinomaisesti ja projekti eteni jouhevasti organisaatiomme tilanteet ja aikataulut huomioiden. Erityisesti järjestelmällinen ja tehokas määrittely ansaitsee kiitoksen”, Saari kiittelee.