Hae it-yrityksiä
osaamisalueittain:

Asiakkuudenhallinta CRM BI ja raportointi HR Tuotekehitys ja suunnittelu Toiminnanohjaus ERP Taloushallinto Markkinointi Webkehitys Mobiilikehitys Käyttöliittymäsuunnittelu Tietoturva Verkkokaupparatkaisut Ohjelmistokehitys Integraatiot Pilvipalvelut / SaaS Tekoäly (AI) ja koneoppiminen Lisätty todellisuus ja VR Paikkatieto GIS IoT Microsoft SAP IBM Salesforce Amazon Web Services Javascript React PHP WordPress Drupal
Fluentia » Referenssi

Uusi dokumenttienhallintajärjestelmä ja -prosessi tuovat laatua, tehokkuutta ja turvallisuutta Vestian toimintaan

ReferenssiKotitalouksien jätehuollon käytännön järjestelyt 16 kunnan alueella Keski- ja Pohjois-Pohjanmaalla hoitava Vestia määritteli dokumenttienhallinnan kehittämisen vuoden 2023 tärkeimmäksi järjestelmäkehityskohteekseen. Varsinaista dokumenttienhallintajärjestelmää ei aikaisemmin ollut, vaan dokumentteja säilöttiin monessa paikassa esimerkiksi yhteisillä verkkolevyillä ja henkilökunnan omilla koneilla.

Vestian toiveena ja tavoitteena oli tehokkaan ja helppokäyttöisen dokumenttienhallintajärjestelmän lisäksi saada määritellyksi selkeä ja yhtenäinen prosessi dokumenttienhallintaan ja käyttäjille tukea ja koulutusta itse prosessiin.

”Tiedon ja datan määrä kasvaa yrityksissä ja tätä kautta sen hallinnan merkitys kasvaa koko ajan. Lähdimme kehitystyöhön aika haastavastakin tilanteesta ja tarve yhtenäistämiselle ja tehokkaalle prosessille ja järjestelmälle oli suuri”, sanoo Vestian kehitys- ja HSEQ-päällikkö Riikka Saari.

Valmiit ja joustavat palvelumallit takaavat projektin sujuvuuden

Tämäntyyppisissä järjestelmänkehitysprojekteissa systemaattinen tiedonkeruu ja jäsennelty eteneminen on tärkeää. Näin pystytään keskittymään projektin kannalta olennaisiin asioihin ja toisaalta etenemään jouhevasti, kun tiedonkeruussa päästään eteenpäin ja projektin kannalta tarvittavat yksityiskohdat alkavat olla selvillä.

”Tällaiset projektit edistyvät aina vaihe vaiheelta, kun asiakas selvittää kehittämiseen liittyviä keskeisiä asioita. Fluentian palvelumalli on tällaisissa tilanteissa asiakkaalle reilu ja kustannustehokas – projekti etenee, mutta kustannuksia ei selvityksen ajalta tule. Asiantuntijamme on kuitenkin aina tarvittaessa asiakkaan tukena”, selvittää Fluentian CTO Tomi Leppälahti.

Tehokkaalla määrittelyllä sulavaan toteutukseen

Projekti käynnistettiin kattavilla haastatteluilla. Haastatteluissa käytiin tarkasti läpi eri tyyppisten dokumenttien tuottamiseen, säilyttämiseen, käyttöoikeuksiin, hakemiseen ja muihin käyttötapauksiin liittyviä toimintapolkuja huomioiden yrityksen tarpeet ja organisaatiorakenne. Näiden perusteella määritettiin dokumenttienhallinnan prosessit, jotka dokumentoitiin kattavaksi ohjeistukseksi.

Vestialla on käytössään Microsoftin järjestelmät, joten itse dokumenttienhallintajärjestelmäksi valikoitui luontevasti kustomoitu SharePoint-sivusto. Projektissa luotiin myös selkeät mallit dokumenttien elinkaarelle, mukaan lukien automatisoitu arkistointimalli, jonka toteuttamisessa hyödynnettiin Microsoftin Power Automatea.

Uuden dokumenttienhallinnan sulava käyttöönotto varmistettiin koulutuksilla, joissa käytiin läpi sekä suunniteltu dokumenttienhallinnan prosessi, että miten prosessin eri osat käytännön tasolla järjestelmässä tehdään.

”Projekti vastasi tarpeisiimme todella hyvin. Selkeän ja tehokkaan dokumenttienhallintamallin ja -järjestelmän avulla tiedot ovat nyt helposti käsillä, kun niitä tarvitsemme. Mallin avulla toiminnan tehostumisen lisäksi myös toimintatavat pysyvät yhtenäisinä ja eri dokumentaatioille rakennettiin selkeät vastuutahot. Uusi järjestelmä pitää huolta myös dokumenttien tietoturvasta ja niihin liittyvistä käyttöoikeuksista ja ottaa huomioon lain edellyttämät vaatimukset. Yhteistyö Fluentian asiantuntijoiden kanssa sujui erinomaisesti ja projekti eteni jouhevasti organisaatiomme tilanteet ja aikataulut huomioiden. Erityisesti järjestelmällinen ja tehokas määrittely ansaitsee kiitoksen”, Saari kiittelee.

Suosittelija:

”Projekti vastasi tarpeisiimme todella hyvin. Selkeän ja tehokkaan dokumenttienhallintamallin ja -järjestelmän avulla tiedot ovat nyt helposti käsillä, kun niitä tarvitsemme. Mallin avulla toiminnan tehostumisen lisäksi myös toimintatavat pysyvät yhtenäisinä ja eri dokumentaatioille rakennettiin selkeät vastuutahot. Uusi järjestelmä pitää huolta myös dokumenttien tietoturvasta ja niihin liittyvistä käyttöoikeuksista ja ottaa huomioon lain edellyttämät vaatimukset. Yhteistyö Fluentian asiantuntijoiden kanssa sujui erinomaisesti ja projekti eteni jouhevasti organisaatiomme tilanteet ja aikataulut huomioiden. Erityisesti järjestelmällinen ja tehokas määrittely ansaitsee kiitoksen.”

Riikka Saari, Vestian kehitys- ja HSEQ-päällikkö

Pinterest
Referenssin infoboxi
Fluentia Oy logo

Tiedot

Tilaaja: Vestia Oy
Toimittajan
yhteyshenkilö:		 Timo Helppi

Lisätietoja

Yritysprofiili Fluentia kotisivut

Tagit

Jos tarjontatagi on sininen, pääset klikkaamalla sen kuvaukseen

Liiketoimintaprosessi

Tietohallinto

Erikoisosaaminen

Ohjelmistokehitys
Käyttöliittymäsuunnittelu
Dokumenttien hallinta
Käyttäjähallinta

Toimialakokemus

Raaka-aineet ja energia

Teknologia

Microsoft

Omat tagit

kiertotalous

Siirry yrityksen profiiliin Fluentia kotisivut Yrityshaku Referenssihaku Julkaisuhaku

Fluentia - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt

Asiantuntijoita ja yhteyshenkilöitä ei ole vielä kuvattu.

Fluentia - Muita referenssejä

Fluentia - Muita bloggauksia

Löydä sopivimmat it- ja ohjelmistoyritykset liiketoiminnan kehityskumppaneiksi

ite wikin yrityshaku »

It- ja ohjelmistoalan työpaikat

Kaikki it-alan työpaikat »

Premium-asiakkaiden viimeisimmät referenssit

ite wikin referenssihaku »

Tapahtumat & webinaarit

Kaikki it-alan tapahtumat »

Premium-asiakkaiden viimeisimmät bloggaukset

ite wikin julkaisuhaku »

Digitalisaatio & innovaatiot blogimedia

Blogimediamme käsittelee tulevaisuuden liiketoimintaa, digitaalisia innovaatioita ja internet-ajan ilmiöitä
Marras 7
It-kilpailutusprosessin ja it-hankinnan vaiheet, tarjouspyynnön teko ja it-toimittajan valinta
Näiden vaiheiden avulla yritys voi varmistaa, että it-kilpailutus etenee suunnitellusti
Loka 30
Suomalainen innovaatiotoimisto on kansainvälisesti palkittu ja kehittää digitaalisia palveluita maailman suurimmille firmoille - Näin Hellonin palvelumuotoiluprosessi eroaa it-toimittajien mallista
Hellon on kerännyt useita kansainvälisiä digitaalisen designin palkintoja
Loka 11
Digipalvelulain saavutettavuusvaatimuksia aletaan soveltaa uusiin verkkopalveluihin 28.6.2025 - Näin asetus vaikuttaa digitaalisten palveluiden kehityshankkeisiin
Digipalvelulaki sisältää kolme keskeistä vaatimusta saavutettavuudesta
Siirry blogiin

Etusivu Yrityshaku Pikahaku Referenssihaku Julkaisuhaku Blogimedia