Varastoilla toistuu usein samanlaisia varoitusmerkkejä, joilla on negatiivinen vaikutus varastoinnin tehokkuuteen, laatuun ja/tai tuottavuuteen. Kuinka varasto- ja logistiikkapäälliköitä voisi auttaa tunnistamaan ja ennakoimaan näitä merkkejä? Kokosimme muutamia tosityöelämän esimerkkejä. Tavoitteenamme on herätellä tunnistamaan ja tarttumaan näihin ajoissa.

”Meillä Jari tietää, mistä mitäkin löytyy”, ”Antti ja Tero tekee vain vastaanottoa” tai ”Taija pystyy tekemään ryhmäkeräystä, muut kerää vaan tilaus kerrallaan”

Muistinvaraiset toiminnot ja osaamisen henkilöityminen voivat toki nostaa varaston erikoisasiantuntijoiden itsetuntoa. Ongelmia tulee kuitenkin viimeistään silloin, kun nämä avainhenkilöt eivät ole syystä tai toisesta tavoitettavissa. On myös syytä pohtia, miten on näiden avainhenkilöiden työn tuottavuuden laita vai onko toimenkuvaksi hyväksytty Service Deskin tehtävät?

Erityisesti tilanteissa, joissa toimintojen työkuorma ei ole tasapainossa, pitää pystyä siirtymään joustavasti toiminnosta toiseen ilman, että varaston toiminnan tehokkuus tai laatu kärsivät. Oli kyse mistä tahansa varaston prosessista, pyri standardoimaan se siten, että kuka tahansa pystyy sitä toteuttamaan. Standardointi mahdollistaa mittaamisen ja kehitystoimenpiteiden vaikutuksen arvioinnin. Paljonko keräysteho paranisi, jos kaikki pystyisivät tekemään ryhmäkeräystä? ERP:n useimmiten puutteellista sijaintitietoa paikkaamaan luodut erilliset ja manuaalisesti ylläpidettävät Excel-taulukot voivat hieman paikata edellämainittuja haasteita, mutta aiheuttavat lisää muistinvaraisia toiminteita sekä heikentävät toiminnan tehokkuutta.

”Vastaanoton jälkeen työntekijä etsii vapaan hyllypaikan, hyllyttää tuotteen, kirjaa paikan hyllytyslistaan, siirtyy tietokoneelle, jossa siirtää tiedon ERP:iin”

Tämä on oikeastaan hyvin tyypillinen prosessi ERP-ohjatussa varastossa. Äkkiseltään kuulostaa melko vaarattomalta, mutta sisältää montakin hukan paikkaa. Ensinnäkin tyhjän hyllypaikan etsiminen voi olla hyvinkin aikaa vievää. Asiakkailtamme löytyy esimerkkejä, joissa hyllytyksen tehokkuus on pystytty moninkertaistamaan. Toinen hukkapaikka on tuplakirjaukset, ensin hyllytyslistalle, sitten ERP:iin. Pahimmillaan paperimerkinnät ja niiden kopionnin ERP:iin tekee eri henkilö, jolloin tehohäviön lisäksi kasvatetaan tuotteen tuloutuksen viivettä ja laatupoikkeaman riskiä, kun tehdään käsialatulkintaa paperista. Näiden kohdalla onkin syytä kyseenalaistaa nykyinen, miettiä keinoja parempaan työnohjaukseen hyllytyksessä ja hoitaa kirjaukset reaaliaikaisesti kerralla kuntoon.

”Meillä myynti tulostaa keräyslistat varaston tulostimelle ja varastotyöntekijät keräävät tuotteet niiden mukaan”

Periaatteessa kaikki on vielä ihan ok. Monessa varastossa tulostuksen ja keräyksen väliin saadaan mahdutettua pahimmillaan useampikin työvaihe ja uskallan väittää, että ne ovat kaikki automatisoitavissa ja siten hukkaa. Ensimmäinen ja tyypillisin näistä on listojen valkkaus. Joskus siihen löytyy melko siedettävät perusteet siitä, että halutaan valita listat, jotka ovat ryhmäkerättävissä. Toisinaan syyllistytään ”paska keikka” -suodatukseen, jossa hankalimmat keräyslistat jäävät sattuneesta syystä kiireisimpään ajakohtaan eli iltapäivälle. Toinen hukkapaikka on varaston työnjohdon toimesta tehtävä listojen järjestäminen ja lajittelu asiakkaan, toimitustavan, -ajan ja/tai kerääjän mukaan esim. erillisiin lokeroihin. Paperin pyörityksestä tulee pyrkiä eroon, niin työn suunnittelussa kuin ohjauksessakin.

”Tarkistamme kerätyt tuotteet keräyksessä ja sitten pakkauspisteellä pakkaamisen yhteydessä, jonka jälkeen teemme kirjaukset ERP:iin ja kuljetuspalveluntarjoajan järjestelmään”

Edellä kuvatun tavaran moninkertaisen käsittelyn tavoitteena on useimmiten laadun varmistaminen. Yleensä joko unohdetaan tai jätetään jostain muusta syystä arvioimatta sen negatiivinen vaikutus toiminnan tehokkuuteen. Tavoitteena ei voi olla joko laatu tai tehokkuus vaan sekä että. Tuotteen tai paikan viivakoodivarmistus keräyksen yhteydessä riittää ja kun kerätään suoraan esim. pahvilaatikkoon, nopeutuu pakkausvaihe merkittävästi. Myös erilliset ERP-tarkistukset, kirjaukset, toimituskuittaukset sekä toimituksen tietojen kopiointi kuljetuspalveluntarjoajan järjestelmään ovat myrkkyä tehokkuudelle. Paremman järjestelmätuen, toimitusten viivakoodimerkinnän ja viivakoodinlukijan avulla nämäkin työvaiheet voidaan automatisoida kokonaan.

”Meillä on kiinteät varastopaikat. Pyrimme kuitenkin tekemään manuaalista tuotesijoittelua aina tarvittaessa.”

Kiinteät paikat voivat olla perusteltuja esim. varastoteknisistä syistä, putket ulokehyllyyn, setteinä myytävät tuotteet lähekkäin jne. Kiinteiden hyllypaikkojen hallinta on kuitenkin työlästä. Monesti ne myös heikentävät varaston tilankäyttöä, koska paikkoja saatetaan varata nimikkeille, joita tulee kuukauden kuluttua, jos tulee. Varastotila pitää olla dynaamisesti hyödynnettävissä aina kulloiseenkin tarpeeseen. Tuotesijoittelu tarvittaessa on hyvin liukuva käsite. Pahimmillaan tuotesijoittelun muutostarpeesta indikoi pölykerros lavan päällä, joskus sekään ei riitä. Joissain varastoissa tuotesijoittelua tehdään kerta-ajona hiljaisena aikana ja se voi toki riittää, jos tuotevalikoima ja niiden menekit ovat riittävän stabiilit. Ensimmäisenä kannattaa sijoittaa poimituimmat tuotteet parhaille keräyspaikoille, sitten varmistaa, että käytettävissä oleva varastotila saadaan hyödynnettyä tehokkaimmin ja kolmantena miettiä prosessi sille, että tuotesijoittelu saadaan tehtyä työn ohessa, ei erillisenä prosessina.

Varastolla toistuu tyypillisesti useampi edellä mainituista varoitusmerkeistä. Kaikkien niiden korjaus on mahdollista, mutta monesti se vaatii sekä prosessi- että järjestelmätason muutoksia. Prosessien muutostarpeiden arvioinnin ja kehitystoimenpiteiden määrittämisen jälkeen tulee selvittää, kuinka näitä voitaisiin tukea myös järjestelmätasolla. Silloin siirryttään tyypillisesti arvioimaan nykyisen ERP:n mahdollisuuksia ja/tai räätälöintitarpeita. Ennen kuin päätöstä ERP-kehityksestä tehdään, kannattaa selvittää sen vaikutus ylläpidettävyyteen, päivitettävyyteen sekä toki määrittää tarkkaan, mitä muutetaan ja miten, mikä on sen kustannusvaikutus ja toteutusaikataulu. Erillinen varastonhallintajärjestelmä on aina kyvykkäämpi, monipuolisempi, kehittyvämpi ja lopulta monesti myös kustannustehokkaampi vaihtoehto.

Meillä Leanwarella näiden varoitusmerkkien juurisyihin perehtyy prosessikonsultti, joka arvioi sekä niiden vaikutuksen tehokkuuteen, laatuun ja euroihin että toimenpiteet niiden eliminoimiseksi. Ennen tarkempaa analyysia, kannattaa meidät pyytää käymään. Tehtävänämme ei ole arvostella, vaan auttaa!

Tutustu varastonhallintajärjestelmä LeanwareWMS:ään >> sekä Huippuvarasto-ratkaisuihimme >>