Espoon varhaiskasvatuksessa haluttiin varmistaa yksinkertainen ja yhteneväinen tapa toteuttaa tietotuotantoa. Varhaiskasvatuksen Fakta-raportointiratkaisun avulla raportointi jalkautettiin konsernijohdosta aina päiväkotitasolle asti. Toiminnallinen tieto yhdistettynä kustannusseurantaan edistää varhaiskasvatuspalvelujen tehokasta tuottamista ja antaa mahdollisuuden resurssien parempaan kohdentamiseen.

”Kaikki johtajat ylimmästä johdosta päiväkodinjohtajiin sekä asiantuntijat tulevat saamaan Faktasta työssään tarvitsemaansa tietoa. Myös palveluohjaus käyttää Faktasta saatavia tietoja lasten hoitoon sijoituspäätösten pohjana”, kertoo Espoon sivistystoimen suomenkielisen varhaiskasvatuksen erityissuunnittelija Anne Peltonen.

Tiedon Varhaiskasvatuksen kokonaisratkaisun raportointiosa Fakta tuottaa automaattisesti raportit ja tilastokuutiot kaikesta siitä, mitä Effica-järjestelmään on kirjattu. Espoon varhaiskasvatuksen johdolla oli vahva näkemys siitä, miten raportointi toimii lähijohtamisen työkaluna. Keskitettyä raportointipalvelua ei tarvita, vaan jokaisen on mahdollisuus saada työssään tarvitsemansa ajantasaiset tilastotiedot suoraan Faktasta.

Fakta palvelee monia organisaatioryhmiä

Anne Peltosen mukaan Faktassa voidaan tehdä lukuisia erilaisia lapsimääriä koskevia hakuja esimerkiksi esiopetukseen, ulkopaikkakuntalaisuuteen, vieraskielisyyteen tai kasvun ja tuen tarpeeseen liittyen. Faktasta näkee myös henkilöstöresurssien ja lapsimäärään kohtaamisen hoitoryhmittäin, mikä auttaa päiväkodin päivittäisen toiminnan ja työaikojen suunnittelua sekä palveluohjausta.

”Faktan tuottaman tiedon pohjalta voidaan myös varmistaa entistä paremmin kaikkien Efficaan tallennettujen tietojen oikeellisuus, koska järjestelmä antaa mahdollisuuden porautua tiedoissa aina henkilötasolle asti”, Peltonen kertoo.

Espoon johto on halunnut panostaa Faktan käyttöönottoon tarjoamalla lisäkoulutusta organisaation eri tasoille. Nyt Faktaa käyttää noin 40 varhaiskasvatuksen ammattilaista. Kevään aikana kaikki päiväkodinjohtajat perehtyvät Faktan käyttöön. Loppuvuodesta käyttö laajenee koskemaan myös konsultoivia erityislastentarhanopettajia.

”Enimmillään Faktalla tulee olemaan noin 200 käyttäjää”, ennakoi Peltonen.

Raportoinnin helppous oli suurin muutos

Fakta-raportointiratkaisun avulla saadaan tarkasteltua monipuolisesti Efficaan tallennettua tietoa. Tilaston tuottamisessa hyödynnetään Excelin pivot -kuution ominaisuutta ja SQL:n analyysipalvelun raportointia. Peltonen vastaa tilastojen tuotannosta ja työstää seurantapohjia Excelissä. Faktan käyttäjien ei kuitenkaan tarvitse olla Excelin asiantuntijoita, sillä he voivat myös hyödyntää verkkoselaimen kautta toimivan raporttipalvelun valmiita tuoteraportteja.

”Excelin pivot-työkaluilla pystyn tekemään mitä raportteja vaan tarvitaan, mutta Tiedolta olemme saaneet perusraportit nettipuolelle ja niitä tuotetaan lisää tarpeen mukaan.”

Tavoitteena Faktan käyttöönotossa oli saada luotettavaa ja monipuolista tietoa palvelujen käytöstä ja käyttäjistä. Tämä tieto yhdistettynä kustannustietoihin edistää varhaiskasvatuspalvelujen tehokasta tuottamista ja antaa mahdollisuuden kohdentaa resursseja paremmin. Raportointiratkaisu on otettu positiivisesti vastaan.

”Helppous on suurin muutos. Aiemmin raportoinnin laatu riippui siitä, kuinka hyvin hallitsit Efficaa. Tiedot otettiin Efficasta suoraan hakuja käyttäen. Hakutoiminnoilla oli omat rajoitteensa, joiden vuoksi toiminnasta tarvittavan tiedon saaminen oli sekä työlästä että osin myös mahdotonta. Nyt raporttien tuottaminen on huomattavasti yksinkertaisempaa”, Peltonen kiittää.