Linde Gas varmistaa saumattoman palkkaprosessin yhdessä Sillan palkanlaskennan sekä Neptonin työajanseurannan kanssa. Tuloksena on lähes sataprosenttisen virheetön palkanmaksu, enemmän aikaa esimiestyöhön ja tyytyväiset työntekijät.

Linde on maailman johtava teollisuuskaasu- ja teknologiayritys, joka valmistaa ja markkinoi teollisuus-, erikois- ja lääkkeellisiä kaasuja kaikenlaisiin tarkoituksiin ja kehittää -yhteistyössä asiakkaiden kanssa- kokonaisratkaisuja, jotka sisältävät kaasut, prosessiosaamisen, laitteistot ja tarvikkeet sekä palvelut.

Toivottua tolkkua työajan kirjaamiseen ja käsittelyyn

Suomen Lindellä haluttiin selkeyttää palkkahallintoa ja työajanseurantaa. Siksi yrityksessä päätettiin yhdessä palkanlaskennasta huolehtivan Sillan kanssa siirtää työajanhallinta Neptonin järjestelmään.

– Se materiaali, mitä eri toimipisteiltä palkkakonttoriin toimitettiin, oli melkoisen kirjavaa; Excel-listoja ja sähköpostiviestejä, kertoo henkilöstöpäällikkö Mika Talvio Lindeltä. Neptonin avulla raportoinnista tuli yhtenäistä ja läpinäkyvää.

– Laitospäälliköt lähtivät innolla mukaan, kun huomasivat saavansa toimivan seurantavälineen ja samalla tolkkua työajan käsittelyn, Talvio sanoo.

Haasteena olivat etenkin työaikoja koskevat moninaiset käytännöt, joihin liittyi paljon paikallisen sopimisen tuomia poikkeuksia. Kun käytössä on kaikkiaan 19 eri työaikaryhmää 275 henkilölle, se luonnollisesti asettaa järjestelmälle isoja vaatimuksia etenkin ylitöiden ja monenlaisten lisien käsittelyssä.

Myös Sillan puolella siirtymän sujuvuus saa kiitosta. – Laitospäälliköt ovat todellisia työaikalain ja sopimusten asiantuntijoita. He tiesivät hyvin tarkasti, mitä tarvitaan toimivaan työaikajärjestelmään, kertoo System Manager Riina Kosonen. – Selkeiden määrittelyjen ansiosta kaikki tarvittavat muutokset ovat jatkossakin helppoa ja nopeaa toteuttaa.

Palkat ja ylityövapaat aina ajan tasalla

– Yhteispeli Sillan kanssa toimii loistavasti, Talvio vakuuttaa. – Palkanmaksun virheettömyyden osalta ollaan koko ajan lähellä sataa prosenttia. Tässä Nepton-järjestelmällä on suuri osuus. Kun kaikki työaikatieto on samassa muodossa, sen käsittely on helpompaa ja virheiden mahdollisuudet vähenevät ja tarkistukset ehtii tehdä ajoissa.

– Toimihenkilöiden palkanmaksu on perinteisesti tapahtunut kerran kuukaudessa. Uuden sopimuksen myötä myös työntekijöiden palkanmaksu noudattaa samaa kerran kuussa – sykliä kahden palkanmaksun sijaan, Talvio kertoo. – Nyt kaikilla peruspalkka maksetaan kuluvalta kuulta ja lisät Neptonin kirjausten mukaan edelliseltä kuukaudelta. Ennen työntekijöiden esimiesten piti tarkistaa palkanlisät kovassa aikataulupaineessa. Nyt prosessien selkeytyksellä saadut kaksi viikkoa lisäaikaa antaa joustoa ja tarkistukset saadaan tehtyä rauhassa ennen maksatusta.

– Manuaalinen työ, ylimääräiset kyselyt ja tarkistukset ovat vähentyneet merkittävästi. Lisät tulevat automaattisesti ja virheiden mahdollisuus pienentynyt automaatiota hyödyntämällä. Tapahtumat tulevat valmiiksi tulkittuina Neptonista palkkoihin, joka on parantanut laatua, Sillan palkka-asiantuntija Tuire Mäkelä kertoo.

Muutos on tuonut helpotusta myös työmäärien seurantaan. Työntekijöiden kanssa on helpompi keskustella esimerkiksi vapaiden pitämisestä ja ylitöiden korvaamisesta, kun raportointi on ajantasaista ja helposti saatavilla. Tieto liikkuu sujuvasta ja luotettavasti, kaikki ovat tyytyväisiä.

Käyttöönotto onnistui yli odotusten

Uutta ratkaisua pilotoitiin ensin toimihenkilöistä muodostetun ryhmän kanssa. Sitten otetiin kaikki toimihenkilöt mukaan, ja työntekijät noin kuukautta myöhemmin.  Kaikki ovat kokeneet sen työtään helpottavana uudistuksena.

– Käyttöönottovaiheesta jäi päällimmäiseksi mieleen hyvä tunnelma, Talvio kiittää. – On iso etu, että sovellusta voi käyttää sujuvasti niin tietokoneella, tabletilla kuin puhelimella. Lisäksi otimme tehtailla käyttöön Neptonin erilliset kirjauspäätteet. Työajan kirjaaminen on nyt vaivatonta kaikille, ja ratkaisu palvelee hyvin myös etätöissä olevia.

Selkeä käyttöliittymä, tiedon ajantasaisuus ja laiteriippumattomuus ovat tärkeitä tekijöitä siinä, että järjestelmä on solahtanut kivuttomasti osaksi työkulttuuria. Esimiehet ovat oppineet tarkastamaan tuntikirjaukset säännöllisesti kerran kuussa, ja mahdolliset virheet korjataan jo ennen kuin tiedot menevät palkanlaskuun. Siksi palkoissa tulee enää hyvin harvoin mitään korjattavaa jälkikäteen.

Hyvin tehty pohjatyö ja selkeät toiveet järjestelmän ominaisuuksien suhteen ovat edesauttaneet yhteistyön sujumista Sillan ja Linden välillä. Kokemusten karttuessa uusia ominaisuuksia on helppo tarpeen mukaan lisätä ja käytettävyyttä parantaa entisestään.

– Yhteistyö lindeläisten kanssa on aina ollut erittäin mukavaa. Heistä huokuu sisäinen tyytyväisyys, joka auttaa yhteisen toiminnan nostamisen aidon kumppanuuden tasolle, Mäkelä summaa.