Midpointedilla on vahvaa kokemusta liittojen ja yhdistysten kanssa toimimisesta

5 tapaa, joilla voittoa tavoittelemattomat organisaatiot voivat kehittää toimintaansa digitalisaatiolla

Mitä yhdistyksen, liiton tai järjestön tulee ottaa huomioon jatkuvasti muuttuvassa digitaalisessa maailmassa? Lue 5 kohtaa siitä, miten organisaationne hyödyntää parhaiten digitalisaation tuomia mahdollisuuksia ja palveluita toiminnan kehittämiseksi.

1. Ulkoista Nonprofit organisaation IT- huolenpito lähellä sijaitsevalle toimialan tuntevalle IT- palveluntarjoajalle

IT-laitteet ja järjestelmät kehittyvät ja yksinkertaistuvat jatkuvasti. Ohjelmat ja dokumentit sijaitsevat yhä laajemmin tietoturvallisessa pilvessä. Pilvi mahdollistaa toimivuuden, jolloin käyttökatkoja tai versioiden hallintaa tarvitsee murehtia koko ajan vähemmän. Tämä vähentää IT:n kanssa taisteluun kuluvaa aikaa.

Omaa arvokasta työaikaa ei kannata kuluttaa aikaansa laitteiden, ohjelmien tai tietojen säätämiseen – vaan niiden hyödyntämiseen. Erilaisilla organisaatioilla on tarkat vaatimukset IT:n suhteen. On tärkeää varmistaa, että tieto on aina ajantasaista, nopeasti saatavilla ja hyödynnettävissä ajasta, paikasta ja laitteesta riippumatta.

Valitettavasti ongelmat ja kysymykset kuitenkin kuuluvat tietotekniikan ja digitalisaation maailmaan. Toisinaan laitteita tai järjestelmiä ei osata käyttää niin kuin olisi parasta, kun taas toisinaan laitteilla ja järjestelmillä esiintyy teknisiä ongelmia. Tässä nousee esille ja kriittiseksi menestystekijäksi tavoitettavan IT-kumppanin olemassaolo. On tärkeää, että IT on ulkoistettu lähellä toimivalle ja toimialan tuntevalle IT-palveluntarjoajalle. Eri työntekijöiden tarpeet ovat uniikit, työajat vaihtelevat, eikä työ saa seisahtua IT:n takia. Lähellä toimiva ja aina käytettävissä oleva proaktiivinen IT-tuki vähentää katkoja. Älä säädä itse, vaan vaadi muilta säätöä!

2. Hyödynnä voittoa tavoittelemattoman organisaation oikeita pilvityökaluja

Tärkeimmät Nonprofit organisaation pilvityökalut ovat sähköposti, kalenteri, Office ohjelmat ja CRM/jäsenrekisteri. Perässä seuraa markkinoinnin työkalut, to-do listat ja pdf ohjelmat.

Laitepuolella pystytään tekemään nykyään enemmän ja enemmän mobiilisti tehokkaalla älypuhelimella ja kevyellä kannettavalla. Microsoft Surface perhe tarjoaa pienessä koossa tehokkaan ja tyylikkään ratkaisun kaikkien tärkeimpien työkalujen hyödyntämiseen.

Pilvityökaluissa suurella osalla suomalaisista yrityksistä on käytössä Microsoftin Office 365-tuottavuustyökalut. Office 365 -pilvityökalujen avulla pystymme hyödyntämään laitteesta ja paikasta riippumatta sähköpostia, jaettua kalenteria sekä Wordia (ja muita tiedostoja). Office 365-pakettiin kuuluu myös paljon muita työtä helpottavia työkaluja esimerkiksi kommunikaatio- ja kyselytyökaluja.

Voittoa tavoittelemattomille yhdityksille, liitoille ja järjestöille Microsoft tarjoaa Office 365-pilvipalvelut Nonprofit-mallilla lisenssistä ja tuotteesta riippuen noin 90% alennetulla hinnalla. Organisaatiolle on tärkeää, että valittu IT-kumppani osaa ottaa käyttöön ja hyödyntää Office 365 Nonprofit-lisenssejä sekä tarjoaa jatkuvasti uusia ilmestyviä Nonprofit-tuotteita.

Office 365 Nonprofit työkaluista esim. OneNote sähköiset muistiinpanot kulkevat aina mukana interaktiivisesti ilman paperia ja (perinteistä) kynää. Muistiinpanot on helppo jakaa tiimin kesken. Teams puolestaan tarjoaa yhteisen työtilan tiimin tai projektin tarpeisiin. Teamsissä pystyt samanaikaisesti työstämään tiedostoja, chattaamaan ja tekemään tiimin kesken videopuheluita.

Yhdistyksillä, liitoilla ja järjestöillä myös Googlen tarjoama Google for Business tai G Suite on ollut suosittu pilvityökaluratkaisu. Microsoftin Office 365 tarjoaa kuitenkin hintansa, laajuutensa, sekä tietoturvansa puolesta aidosti parhaan ratkaisun organisaation mahdollisuuksiin ja haasteisiin. Lue miten Googlen tarjonta rinnastuu Office 365-pakettiin TÄÄLTÄ.

3. Alan ja digitalisaation tuomat vaatimukset yhdistyksissä, liitoissa ja järjestöissä

Samalla, kun työn tekeminen mobilisoituu tietojen käsittely siirtyy pilveen ja ryhmätyöskentelytyökalut yleistyvät, niin rajoitukset ja vaatimukset tiedon hallinnalle kovenevat.

Toukokuussa 2018 voimaan astunut EU:n tietosuoja-asetus (GDPR), vaikuttaa laajalti omiin IT ja tietojenhallinta vaatimuksiin. Organisaatioiden kannattaa jättää oman tietotekniikan kehitys ja toteutus GDPR:n vaatimusten mukaisesti osaavalle IT-kumppanille.

4. Yhdistysten, liittojen, ja järjestöjen tietoturvan kehittäminen

Nyt kun olemme onnistuneesti jalkauttaneet ja kouluttaneet liiketoiminnan kehityksen kannalta oikeat ratkaisut ja kaikki ovat onnellisia tilanteeseen, nousee IT-palvelun uudeksi tehtäväksi tietoturvan varmistaminen ja kehittäminen.

Organisaatiolla on käytössään kaikenlaisia kiiltäviä laitteita ja vaikka minkävärisiä ratkaisuja, joilla linkit lentää ja tiedostot vaihtaa omistajaa ympäri maailman. IT-tuen tärkeänä roolina on varmistaa, että käyttäjät, laitteet, dokumentit ja ratkaisut ovat hallussa ja suojattuina. Tähän olemme ilolla saaneet hyödyntää Microsoftin EMS tietoturvaratkaisua joka myös kehittyy tällä samalla, oi niin hurjalla vauhdilla.

5. Toimialan tarpeet huomioiva ekosysteemi mahdollistaa personoidun jäsenkokemuksen

Kaikki edelliset digitalisaation tuomat mahdollisuudet yhdistettynä meillä on mahdollista rakentaa edullisesti ja ketterästi vaatimusten mukainen asiakkaiden, markkinoinnin ja aktiviteettien hallintajärjestelmä. Tarjoamme yhdistysten, liittojen ja järjestöjen liiketoiminnan hallinnan toimialan tarpeisiin sopivalla yhdellä ekosysteemillä. Näin te voitte tarjota personoidun jäsenkokemuksen.

Microsoft Dynamics 365 hyödyntää Office 365-dataa, ja mahdollistaa pilvipalveluna helpon mukauttamisen juuri oman liiketoiminnan tarpeisiin. Järjestelmä mahdollistaa eri työntekijöille puitteet tehokkaalle työskentelylle ja työn tuottavuudelle, sekä personoidun jäsen- sekä sidosryhmäkokemuksen ja sisällön, siten ylivertaiseen palvelukokonaisuuden.

Myynnin, markkinoinnin, asiakaspalvelun ja jäsenhallinnan toiminnot Dynamics 365:ssa kerää kaiken tiedon yhteen tietokantaan, joka on keskitetysti ylläpidettävissä ja kaikkien käytössä. Järjestelmäkokonaisuus tehostaa merkittävästi yhdistyksen operatiivista toimintaa ja pystyy tarjoamaan aidosti personoidun kokemuksen jäsenille ja sidosryhmille.

Autamme useita liittoja, järjestöjä ja säätiöitä, kuten Taloushallintoliittoa ja Naisjärjestöjen Keskusliittoa.