Kolmella askeleella parempia palavereja

Palaveri. Osalle meistä nousee hiki otsalle jo kun kuulee puhuttavan palaverista. Osa on silminnähden innoissaan, osa ei niinkään.

Palaverit kuuluvat lähes jokaisen työssä käyvän arkeen, ainakin jossain määrin. Palaveri-termin alle mahtuu monenlaisia tilaisuuksia; tiimipalavereja, osastopalavereja, keskustelutilaisuuksia, työpajoja, kuulemma jopa johtoryhmät pitävät kokouksiaan.

Seuraavassa nostan esille kolme askelta, joiden avulla osa kenties pitää palavereista entistäkin enemmän, ja osa pystyy niitä paremmin sietämään.

Palaverin valmistelu

Niin kuin monen muunkin asian kohdalla, myös palaverin valmistelu on tärkeää hyvän lopputuloksen saavuttamiseksi. Ensimmäinen asia valmistellessasi palaveria on pohtia, tarvitaanko koko palaveria ollenkaan.

Esimerkiksi tiedottaminen hoituu useimmissa tapauksissa yhtä hyvin intranetin, Slackin, Yammerin tai muun ryhmäkeskusteluun käytössä olevan välineen kautta, tai vaikkapa sähköpostilla.

Jos käsiteltävä asia on sellainen, joka mielestäsi vaatii palaverin pitämisen, harkitse sopivaa tapaa pitää palaveri. Monesti virtuaalikokous Skypellä, Google Hangoutissa tai muulla videoneuvotteluun soveltuvalla välineellä on tehokkaampaa kuin kokoontua samaan neuvotteluhuoneeseen.

”Harkitse sopivaa tapaa pitää palaveri”

Mieti, millaista materiaalia palaveri vaatii ja valmistele sellainen. Unohda kalvosulkeiset, niistä ei nauti kukaan.

Varmista välineiden toimivuus etukäteen niin neuvotteluhuoneessa, kuin osallistujilla!

Piditpä palaveria missä vain, valitse mukaan oikeat osallistujat. Kenen pitää olla päättämässä asiasta? Kenen näkemystä pitää kuulla? Ketä tarvitaan mukaan keskusteluun? Yleensä hyvä ohje on rajata osallistujajoukko mahdollisimman pieneksi, ja jättää varmuuden vuoksi paikalle tulijat pois listalta.

Nyt, kun olet saanut

• valmisteltua palaverin esityslistan ja siihen liittyvät oheismateriaalit,
• valittua palaverin pitotavan
• listattua tarvittavat osallistujat

on aika lähettää palaverikutsu.

Palaverikutsuun kannattaa laittaa vähintään

• Aika ja paikka
• jos kyseessä on virtuaalikokous, niin tietysti linkki kokoukseen
• linkit palaverin esityslistaan ja muihin materiaaleihin
• ohjeet palaveriin valmistautumiseen
• kuittauspyyntö osallistujille.

Palaverikutsu on hyvä lähettää riittävän ajoissa, että osallistujat ehtivät valmistautua ohjeidesi mukaisesti. Muista myös varata tarvittavat neuvottelutilat ja -välineet. Testaa välineet etukäteen, varmistaaksesi että kaikki toimii ja osaat käyttää niitä!

Palaveriin osallistujana olet velvollinen tutustumaan materiaaliin etukäteen ohjeiden mukaan. Palaveri ei ole enää oikea paikka valmistautumiselle! Muista myös hyväksyä palaverikutsu, tai hylätä jos et pääse paikalle tai asia ei mielestäsi kuulu sinulle. Muista perustella lyhyesti mahdollinen hylkäyksesi.

Edellä kuvatuilla asioilla säästät monen asiakkaasi, kollegasi ja yhteistyökumppanisi työaikaa.

Palaverin aikana

Edellisessä kohdassa sait palaverin valmistelua huolellisesti ja ajoissa. Palaverin koollekutsujana toimit usein myös puheenjohtajana, joten sinulla on vastuu hoitaa myös itse palaveri suunnitelmallisesti läpi. Muutamalla perusasialla pidät homman näpeissäsi ja aikataulussa:

1. Huolehdi että keskustely pysyy esityslistalla. Joskus rönsyilykin kuuluu asiaan riippuen palaverin luonteesta, sinulla on kuitenkin valta ja vastuu huolehtia jouhevasta etenemisestä.

1. Huolehdi myös, että palaveri etenee aikataulussa, ja päättyy hyvissä ajoin. Hyvä nyrkkisääntö on, että 60 min palaverivaraus on käytännössä 50 min ja 30 min varaus 25 min. Yli tunnin palavereille ei pitäisi olla tarvetta, kun käsiteltävät asiat on valmisteltu riittävän hyvin.

1. Sopikaa, kuka kirjaa muistiota/pöytäkirjaa jos sellainen tarvitaan. Vähintään muistiinpanoja on syytä tehdä, ja ne kannattaa tehdä yhteisiksi! Hyödynnä intranetiä, Slackia, Evernotea tai muuta käytössänne olevaa ryhmätyöhön sopivaa välinettä. Yhteisistä muistiinpanoista, joita kaikki osallistujat voivat täydentää ja kommentoida, on enemmän hyötyä kuin omiin ruutuvihkoihin raapustelluista muistiinpanoista.

1. Mikäli palaverin aikana sovitaan uusista tehtävistä, kirjaa ne suoraan käytössä olevaan tehtävienhallintajärjestelmään. Jos kirjaaminen ”lennossa” tuntuu liian hankalalta, on teillä käytössä väärä väline.

1. Varmista hyvä yhteenveto palaverin päätteeksi.

Muista myös pyytää palautetta palaverista ja materiaaleista osallistujilta!

Palaverin jälkeen

Palaverin jälkeen on syytä huolehtia sovittujen tehtävien valmistumisesta aikataulussa. Tämä toivottavasti hoituu näppärästi jo muutenkin käytössänne olevalla tehtävienhallintamenetelmällä.

Käsittele saamasi palaute. Hyödynnä palaute kehittäessäsi edelleen omaa valmistautumistasi palaveriin niin järjestäjänä kuin osallistujana.

Lopuksi

Palavereista emme varmaankaan pääse koskaan eroon, eikä liene tarkoituskaan. Jos kuitenkin pystymme kukin työssämme poistamaan ylläkuvatut turhat palaverit, lyhentämään jäljellejäävien kestoa ja tehostamaan käytettyä aikaa ja työpanosta, uskon että palaveri- ja työkulttuuri kehittyy pienin askelin kohti tuottavampaa ja mielekkäämpää tekemistä!

Lukaise vielä samaa aihetta käsittelevä Ken Nortonin artikkeli Mediumista.

Palaveriterveisin, Jani Karhunen

Jani Karhunen kehittää mm. energian ja veden etämittausta ja tiedonhallintaa järjestelmäarkkitehtina sekä suunnittelee / kehittää /   konsultoi verkkosovelluksia freelancerina.

Kotisivu – LinkedIn – Twitter

Tervetuloa mukaan Parantajiin! Parantajat ideoi digitaalisia ratkaisuja parantaakseeen yhteiskunnan ja yritysten toimintaa. Kuka tahansa saa tarjota ideaansa parantajat-blogiin kirjoituksen muodossa. Aloita liittymällä parantajat facebook-ryhmään tai kirjoita twitteriin #parantajat hashtagillä. Kun jätät ideasi voit myös pingata parantajien ”pääsihteeriä” Perttu Ahvenaista @perttuah.