Digitalisaatio on muuttanut liiketoiminnan ja sen säännöt. Tällä hetkellä monissa yrityksissä mietitään, minkä asioiden analysoinnista on suurin hyöty seuraavaa strategiaa rakennettaessa.

Baswaren tuotemarkkinointijohtaja Lauri Palokangas ja Data & Analytiikka -yksikköä johtava Teemu Toroi puhuivat aiheesta Chief of Finance -tapahtumassa.

Esityksen aikana kävi ilmi, että nykyaikaisessa liiketoiminnassa kristallipallon tehtävää hoitaa automaattisen datan keruun ja analysoinnin mahdollistavat järjestelmät.

Palokangas vertaa hankinnasta maksuun -prosessia New Yorkin kaupungin sähköverkkoon, jota ylläpidetään huoltokanavien kautta.

– Sähköverkko tarjoaa mahdollisuuden suurkaupungin olemassaololle, mutta samalla se on myös kirous. Silloin tällöin huoltokanavassa syttyy tulipalo, jonka seurauksena joku sen 150 kiloa painavista, katuun upotetuista kansista sinkoutuu taivaalle. Aivan samalla tavoin hankinnasta maksuun-prosessissa on omat kaivonkantensa. Harva kuitenkin tietää, mikä niistä seuraavaksi räjähtää.

Jotta ongelmakohdista päästään jyvälle, täytyy prosessin eri vaiheista kerätä dataa ja yhdistellä tiedonjyvät toisiinsa.

– Missä kululajeista on eniten sopimuksetonta hankintaa? Kuinka paljon ostetaan ja maksetaan viallista tavaraa, jonka seurauksena yrityksen omilla asiakkailla ilmenee ongelmia? Mitkä avoimista laskusta maksetaan myöhässä, jos mitään ei tehdä? Nämä kysymykset ovat räjähdysherkkiä kaivonkansia, ja niihin pitää löytää vastaus datan avulla, Palokangas sanoo.

Datasta on osattava tehdä oikeat löydökset

New Yorkissa ongelmaa lähdettiin ratkomaan keräämällä yhteen kaikki kaapeliverkosta saatava tieto. Putsatusta datamassasta mallinnettiin 106 muuttujan avulla seuraava ongelmallinen sähkökaapeli. Selvisi, että kaksi muuttujaa, kaapelin ikä ja sen aiemmat viat, selittivät verkoston ongelmia eniten.

– Jos hankinnasta maksuun -prosessissa olisi yli sata muuttujaa, tietäisittekö, mitkä kaksi niistä hidastavat sitä eniten, Palokangas kysyy yleisöltä.

Hän kertoo kertoo, että Gartnerin tutkimuksen mukaan vain 22 prosenttia yrityksistä käyttää hankinnasta-maksuun prosessiin pilvipalvelua, joka on yksi edellytys taloushallinnon tiedon kokoamiseksi analysointia varten.

”Tarvitaan kauppapaikka, jossa toimittajien ja tilaajien välinen yhteistyö on automatisoitu, ja järjestelmä takaa kaiken toiminnan läpinäkyvyyden sekä kerryttää päätöksenteossa käytettävää dataa”

Jotta data voidaan valjastaa täysimittaisesti päätöksenteon tueksi, toimittajat ja tilaajat täytyy saada käyttämään yhtä ja samaa sähköistä kauppapaikkaa.

– Tarvitaan kauppapaikka, jossa toimittajien ja tilaajien välinen yhteistyö on automatisoitu, ja järjestelmä takaa kaiken toiminnan läpinäkyvyyden sekä kerryttää päätöksenteossa käytettävää dataa. Suurin osa  yrityksistä ei käytä tällaista järjestelmää, joten Excel pyörii edelleen paljon. Se puolestaan tarkoittaa vaillinaisen tiedon pohjalta tehtyä päätöksentekoa, Toroi jatkaa.

 

Teemu Toroi

 

Hän muistuttaa, ettei data yksinään ratkaise yhdenkään yrityksen ongelmia. Jotta ennakoiva päätöksenteko on mahdollista, kerätystä tiedosta on pystyttävä tekemään oleellisimmat löydökset. Sen mahdollistaa riittävän laadukkaan datan kerääminen.

– Heti alusta alkaen tulisi kerätä mahdollisimman laadukasta dataa, jota ei tarvitse jälkeenpäin putsailla. Lisäksi tietoa saattaa olla tarpeellista yhdistää muuhun yrityksessä olevaan tietoon tai rikastaa kolmannen osapuolen datalla, Toroi sanoo.

Muutoksen keskiössä on ihminen

McKinsey Global Instituten tekemän tutkimuksen mukaan valtaosa hankinnasta maksuun -prosessin toiminnoista on mahdollista automatisoida jo nykyteknologialla. Silti siirtyminen datapohjaiseen taloushallintoon voi pelottaa.

Palokangas toteaa, että usein yritykset antavatkin jonkun toisen ottaa ensimmäiset askeleet. Kehityksen kelkkaan ollaan valmiita hyppäämään vasta siinä vaiheessa, kun uudistuksen pikkuviat on saatu korjattua, eivätkä voi osua omalle kohdalle.

 

Lauri Palokangas

 

Dataan pohjautuva hankinnasta maksuun -prosessin ongelmien ennustaminen on jo aloitettu. Esimerkki tulee Isosta-Britanniasta.

– Koko hankinnasta maksuun -ketjusta valittiin kaksi mittaria, ja seuraavat neljä kuukautta asiakkaamme teki uutterasti töitä taustalla olevien juurisyiden korjaamiseen. Tämän seurauksena kyky vaikuttaa kuluihin ennen ostopäätöstä eli “spend under management” nousi 26 prosenttiyksikköä. Myös ajallaan maksettujen laskujen osuus, “on-time payment”, nousi 33 prosenttiyksikköä.

”Ihminen voi viedä muutosta eteenpäin katalyytin tavoin – tai olla sen esteenä. Uudet osaamisalueet, työntekijöiden koulutus ja ostajien kanssa kommunikointi nousevat avainrooliin taloushallinnon automatisoituessa.”

Vaikka Palokangas ja Toroi ovat puhuneet automatisoinnista ja tekoälystä, he toteavat, että datapohjaisen taloushallinnon keskiössä ovat koneiden sijaan ihmiset. Parhaastakaan järjestelmästä ei saada haluttuja hyötyjä irti, jos käyttäjät eivät ota sitä omakseen.

– Ihminen voi viedä muutosta eteenpäin katalyytin tavoin – tai olla sen esteenä. Uudet osaamisalueet, työntekijöiden koulutus ja ostajien kanssa kommunikointi nousevat avainrooliin taloushallinnon automatisoituessa. Toisaalta myös etiikka ja suoraselkäisyys nostavat päätään. Tekoälyn kanssa toimiessa on syytä muistaa kriittinen ajattelu. Tulevaisuudessakin ihmiset päättävät, mitä lopulta tehdään ja millä tavalla, Toroi kommentoi.

 

Katso Palokankaan ja Toroin Chief of Finance-tapahtumassa pitämä esitys kokonaisuudessaan tästä

 

Baswaren Ite wiki-profiili

Baswaren kotisivut

 

Kansikuva: Joona Raevuori