Milloin toimitusketjun hallintaan (SCM) tarvitaan ratkaisu toiminnanohjausjärjestelmän rinnalle?

15.8.2019 - Johannes Puro - Toimitusketjun hallinta - Kaupallinen yhteistyö

Toimitusketjun hallinnan ratkaisu parantaa todistetusti tuotteiden saatavuutta ja asiakaslupausten pitoa, toteaa Expak Systems Oy:n toimitusjohtaja Tommi Hyyrynen.

Suomalainen Expak Systems Oy kehittää toimitusketjun hallintaan (SCM) valmisohjelmistoa tukku- ja erikoiskauppaan sekä valmistavaan teollisuuteen. Yhtiön asiakkaita ovat Suomessa muun muassa Airam ja Finlayson sekä Ruotsissa Essve.

Mutta milloin toiminnanohjausjärjestelmän (ERP) rinnalle tarvitaan oma ohjelmisto toimitusketjun hallintaan (SCM)?

Expakin Tommi Hyyrynen lähtee liikkeelle pohtimalla tämän hetken verkostoitunutta liiketoimintaa ja operatiivista dataa.

– Ajatellaan esimerkiksi valmissalaatteja tuottavaa yritystä, kuten asiakkaamme Fresh Servant. Salaattiannosta valmistettaessa tarvitaan tuoreet salaatinlehdet, tomaatit ja mozzarellat, minkä lisäksi tuote pitää saada nopeasti kuluttajille. Silloin on pakko tietää, mitä raaka-aineita on tulossa, mitä on tuotannossa ja milloin niitä ei voi enää käyttää. Tällöin materiaalivirtojen ja varastojen hallinta nousevat tärkeään rooliin, Hyyrynen aloittaa.

Hyyrysen mukaan lähtökohta on monille Suomessa toimiville yrityksille hankala – tuotteet pitää toimittaa asiakkaille, kuten päivittäistavarakaupalle, heti. Samanaikaisesti ostopäätöksiä pitää tehdä kuukausien päähän. Tulisi arvioida menekkiä, mitoittaa tuotantoa, hallita leadtimeja, luoda materiaalitarve-ennusteita ja ajoittaa ostoja.

– Mitä enemmän on eri tekijöitä, muutoksia ja poikkeuksia, sitä enemmän menee pieleen ja tarve muutokselle syntyy. Toimitusketjun hallinnan ratkaisujen käyttötarve syntyy yleensä yrityksen tarpeesta parantaa tuotteiden saatavuutta asiakkaille tai halusta nostaa toimitusketjun hallinta ja toimintamallit uudelle tasolle.

“Toimitusketjun hallinnan ratkaisujen käyttöön siirrytään yleensä tarpeesta parantaa tuotteiden saatavuutta asiakkaille.”

Hyyrysen mukaan Expak tuo toimitusketjun hallintaan automaattiset laskennat ja läpinäkyvyyden kaikille tasoille – asiakkaista toimittajiin, ja aina raaka-aineisiin asti. Avaimena ovat dynaamiset, automaattisesti päivittyvät laskennat, jotka pitävät huolta kaikista nimikkeistä. Jos esimerkiksi tuotteen menekki kasvaa, sen varmuusvarastotasoa voi nostaa automaattisesti.

– Muutosten hallinta on tärkeässä roolissa. Jos yritykselle tulee esimerkiksi uusi asiakas, ennustetta voi korottaa. Expak voi sitten purkaa ennusteen rakenteen avulla ja näyttää saman tien materiaalien saatavuudet, Hyyrynen kertoo.

Hänen mukaan tekoälyn aikakaudellakin tilastollisten ennustemallien puute on se, etteivät ne reagoi riittävästi muutoksiin tai anna tarvittavaa apua reagointiin.

– Ennustemalleja on käytetty toimitusketjun hallinnassa jo vuosikymmeniä. Laskennallinen ennustaminen toimii toki silloin, jos kyseessä on vaikkapa S-ryhmä ja toistuvaa historiadataa on paljon. Tällöin he pystyvät ennustamaan, miten vaikkapa maidon kysyntä käyttäytyy muutaman seuraavan päivän ajan.

Expakin tukkukaupan ja erikoiskaupan asiakkailla tarve on kuitenkin erilainen.

– Muutama päivä eteenpäin ei riitä, vaan tukkukaupassa ja teollisuudessa pitää usein jo kesällä ennustaa tulevaa talvea. Kun asiakkaat vaihtuvat ja valikoimat uudistuvat, ennustamisen haaste on moninkertainen. Tällöin pelkkä laskennallinen ennuste ei enää riitä, eikä siihen kannata liikaa luottaa.

Tommi Hyyrynen

Expak on noussut Hyyrysen mukaan suorastaan välttämättömäksi monelle käyttäjälleen.

– Useat asiakkaamme ovat sanoneet, etteivät voisi enää toimia ilman Expak-ohjelmistoa. Kun asiakkaat saavat konkreettista hyötyä, ne antavat myös kasvonsa ja kehunsa kumppanilleen. Tarinan leviäminen verkossa onkin yksi Expakin kasvun tärkeimpiä rakennusaineita, Hyyrynen sanoo.

”Useat asiakkaamme ovat sanoneet, etteivät voisi enää toimia ilman Expak-ohjelmistoa.”

– Kasvu perustuu referensseihin. Kylmämyynti on tehotonta, mutta valtaosa meihin yhteyttä ottavista päätyy asiakkaaksi asti. Tällöin myyntityö on tehty jonkun muun toimesta jo ennen yhteydenottoa.

Tällä hetkellä ohjelmisto kerää Suomen ja Ruotsin markkinoilla vuosittain parisenkymmentä uutta yritysasiakasta.

– Samaan aikaan pari asiakasta vuotaa pois yrityskauppojen, henkilö- tai järjestelmävaihtojen myötä. Tämä on johtanut ohjelman käytön ja yhtiön liikevaihdon kasvuun, Hyyrynen sanoo.

Uuden ERPin käyttöönotosta menee yleensä 1-2 vuotta toimitusketjun hallinnan järjestelmän hankintaan

Käytössä oleva toiminnanohjausjärjestelmä on keskeinen osa yrityksen toimitusketjun hallintaa. Hyyrysen mukaan usein päällimmäisenä ajatuksena on 80- ja 90-luvun oppi, että ERP hoitaa kaiken tai toteamus, että asioita on aina tehty tietyllä tavalla.

Hän toteaa, että uuden erpin käyttöönotosta menee tyypillisesti 1-2 vuotta toimitusketjun hallinnan järjestelmän hankintaan tai siihen, että toimitusketjun hallinnan ratkaisu toteutetaan ERP-vaihdon välissä.

– Usein vaihtoehtoina on uudistaa koko toimitusketju, palkata lisää työvoimaa, vaihtaa ERP tai ottaa Expakin tapainen valmisohjelmisto käyttöön. Toimiva ja helppokäyttöinen toimitusketjun hallinnan valmisohjelmisto on näistä vaihtoehdoista tuloksellisin ja kustannustehokkain.

Hyyrysen mukaan suhtautumisessa on tapahtunut iso muutos viimeisen kymmenen vuoden aikana.

– On huomattu, ettei yksi järjestelmä hoidakaan kaikkea. Tyypillistä on, että yritysten eri toimintoihin otetaan käyttöön siihen parhaiten sopiva työkalu. Myynti ottaa CRM:n ja henkilöstöhallinto HR-järjestelmän. Jos ollaan kehittämässä toimitusketjun hallintaa, korvataan usein manuaalinen ja virhealtis Excel-vääntö toimitusketjun hallinnan ratkaisulla. Valmisohjelmistossa on käyttövalmiina automaattiset tiedonsiirrot, valmiit laskennat ja parhaat käytännöt.

Kun prosesseja digitalisoidaan, on tärkeää huomioida loppukäyttäjät ja tunnistaa todelliset ongelmat. Tommi Hyyrynen puhuu organisaatioiden “piilevästä tarpeesta”.

– Kun asiakastoimitukset viivästyvät tai materiaalipuutteita ja ylivarastoja esiintyy, selitykset ovat aina valmiina. Työntekijä ei osaa, perusjärjestelmä ei toimi, toimittajat ailahtelevat, johtokaan ei ymmärrä ja datakin on pielessä. Ensin pitäisi tunnistaa todelliset ongelmat ja löytää niiden juurisyyt. Jos varastossa on tavaraa lattiasta kattoon ja myynti joutuu samanaikaisesti selittämään asiakkailleen ”ei-oota”, varasto on pullollaan väärää tavaraa. Miksi näin on?

Asiakkaille nopeasti näyttöjä

Hyyrynen sanoo, että Expak osoittaa uusille asiakkaille nopeasti sen hyödyt, käytettävyyden ja toimivuuden.

Ohjelmisto toimii markkinoiden johtavien toiminnanohjausjärjestelmien, kuten SAPin, Microsoft Dynamicsin, Digia Enterprisen, Visman ja Netsuiten kanssa.

– Expak on selkeä ja helppokäyttöinen ratkaisu, jolla tuloksia tulee nopeasti. Sen hinnoittelu perustuu usein alle kuuden kuukauden takaisinmaksuaikaan, Hyyrynen lopettaa.