Teknologia on muuttanut myös työkulttuuriamme. Työn tekemisen tahti on muuttunut, samoin siihen liittyvät odotukset. Yhä useammin työtä tehdään joustavin aikatauluin paikkariippumattomasti.

– Muutoksiin on vaikuttanut tapamme toimia kuluttajina. Pikkuhiljaa kuluttajalähtöisyys on tullut myös yrityksiin, Baswaren hankinnan asiantuntija Tuula Tuononen toteaa.

Mitä vaikutuksia muutoksilla on hankintaan ja hankintaorganisaatioiden toimintaan sekä rooliin? Entä miten sähköisellä hankinnalla voidaan tukea kilpailutusprosessia? Tuononen pureutui muun muassa näihin kysymyksiin lokakuun puolivälissä järjestetyssä Basware ONE:ssa.

– Hankinta toimii sillanrakentajana organisaatiossa ja näkee usein läpileikkauksen koko yrityksestä. Se myös tukee tiimityötä eri organisaatioiden välillä. Hankinnan rooli ei ole taloudellisestikaan pieni, päinvastoin. Lähes poikkeuksetta hankinnat muodostavat suurimman osan organisaation kustannuksista, Tuononen taustoittaa.

Hän on varma, että hankinnalta odotetaan jatkossakin kustannustehokkuutta. Myöskään hyvin laadittujen sopimusten tarve ei katoa. Suurimpina muutoksina hän nostaa esiin eettisen ja ennakoivan hankinnan lisääntymisen.

– Eettinen hankinta kytkeytyy tarpeeseen tuntea yhteistyökumppanit. Jatkossa töitä tehdään niiden toimittajien kanssa, joiden eettiset toimintatavat sopivat yhteen yrityksen omien arvojen kanssa. Strateginen hankinta muuttuu kohti ennakoivaa hankintaa, jossa korostuvat olemassa olevan tiedon pohjalta tehtävät ratkaisut ja suunnittelu. 

”Jatkossa töitä tehdään niiden toimittajien kanssa, joiden eettiset toimintatavat sopivat yhteen yrityksen omien arvojen kanssa.”

Suunnittelun myötä saadaan selkeä kuva siitä, mitä hankintoja tarvitaan ja milloin. Se helpottaa resurssien ennakoimista.

– Hankintastrategia mahdollistaa kokonaisvaltaiset ratkaisut koko arvoketjun läpi. Kulujen jakautumisesta eri yksiköiden kesken saadaan kunnollinen näkymä, ja kuluja analysoimalla voidaan paitsi tukea päätöksentekoa, myös tehdä entistä yksityiskohtaisempia hankintoja.

Sähköinen kilpailutus lisää tehokkuutta ja tuo kustannussäästöjä

Hankintaprosessiin voidaan etsiä tehokkuutta ja läpinäkyvyyttä muun muassa sähköisestä kilpailutuksesta. Tuononen harmittelee, etteivät organisaatiot hyödynnä sähköistä kilpailutusta läheskään niin paljon kuin voisivat. Yleinen harhakuva on, että sähköiset työkalut soveltuvat vain bulkkituotteiden hankintaan.

– Sähköinen kilpailutus soveltuu kaikkeen hankintaan, myös suuriin investointihankkeisiin ja palveluhankintoihin. Työkalun käyttöönottokin on kevyt prosessi, sillä yleensä kilpailutuksia tekee vain pieni joukko organisaation työntekijöistä.

 

Tuula Tuononen puhui Basware ONE:ssa sähköisestä hankintaprosessista ja työn muuttuneen luonteen vaikutuksista hankintaorganisaatioihin.

 

Tuonosen mukaan sähköiseen kilpailutukseen siirtyminen mahdollistaa vaivattoman dokumenttien hallinnan, toimittajien arviointiprosessin tehostamisen ja kaikkien kilpailutukseen osallistuvien sidosryhmien ajantasaisen tiedottamisen.

Kilpailutusprosessin tehokkuus paranee jopa 60 prosenttia, mikä tarkoittaa lisäresursseja hankintatiimin strategiseen tekemiseen. Myös toimittajat kiittävät.

– Sähköinen kilpailutus on standardoitu prosessi, joka antaa organisaatiosta ammattimaisen kuvan. Kilpailutuksiin saadaan mukaan enemmän toimittajia eli kilpailu lisääntyy ja syntyy taloudellisia hyötyjä. Kustannussäästöt ovat vuositasolla kuudentoista prosentin luokkaa.

Sopimukset talteen sähköiseen arkistoon

Tuononen kertoo, että jopa 20 prosenttia yritysten sopimuksista on pysyvästi kateissa. Riskialttiista tilanteesta voi pyrkiä eroon sopimuspapereiden sähköisellä arkistoinnilla.

– Sähköisessä arkistossa sopimusten kokonaistilanne on koko ajan näkyvillä, eikä yrityksen tarvitse pelätä menettävänsä option sopimuksen uusimisesta siksi, että sopimuspaperit ovat vain yhden ihmisen saatavilla. 

”Sähköisessä arkistossa sopimusten kokonaistilanne on koko ajan näkyvillä”

Sopimushallinnan työkalu mahdollistaa myös nopeamman sopimusprosessin. Tuononen kertoo, että hyödynnettävänä on esimerkiksi valmiita lausekekirjastoja ja määrämuotoisten sopimusten pohjia. Ominaisuuksien ansiosta hankinta voi työskennellä omatoimisemmin ja lakiosaston ammattitaitoa hyödynnetään vain tärkeimpien yksityiskohtien hiomiseen. Myös nimien saaminen papereihin helpottuu.

– Perinteinen allekirjoitusprosessi vie usein jopa viikkoja, joten sen digitalisoiminen on kaikkien osapuolten kannalta kätevä ratkaisu, Tuononen sanoo.

Lopuksi hän ottaa esiin toimittajasuhteiden kehittämisen, jolla on iso vaikutus liiketoiminnan strategian toteutumiseen. Kun halutut tuotteet ja palvelut on määritelty, markkinoilta saatu tieto auttaa tavoitteiden saavuttamisessa ja ongelmien ennakoinnissa.

– Markkinoilta kannattaa hankkia aktiivisesti tietoa toimittajasuhteiden kehittämiseksi. Näin tunnistetaan toimitusketjujen riskejä, heikkouksia ja mahdollisuuksia. Jos jollain toimittajalla on toimitusvaikeuksia, asiaan ehditään reagoida ennen tilanteen eskaloitumista.

 

Baswaren Ite wiki -profiili

Baswaren kotisivut

Kuvat: Aki Rask