Toimittajadatan haltuunotto voi yksinkertaistaa yrityksen prosesseja ja järkeistää kulutusta. Siitä huolimatta monilla yrityksillä on yhä puutteellinen kokonaisnäkymä toimittajakenttään. 

– Yleensä läheistä yhteistyötä tehdään muutaman suurimman toimittajan kanssa. Niiden lisäksi on vielä joukko pienempiä toimittajia, joiden hallinnointi olisi yhtä tärkeää, Baswaren Inkeri Turjanmaa aloittaa.

Suomessa sähköinen dokumenttien välitys on maailman mittapuulla huippuluokkaa. Jo Euroopan sisällä kehitys laahaa monin paikoin jäljessä meillä totutusta. Se tarkoittaa manuaalisen työn lisääntymistä, mikä näkyy haasteina toimittajatiedon hallinnassa.

Tämä kävi ilmi myös Baswaren viime keväänä asiakkailleen tekemästä kyselystä.

– Yritykset nimesivät toimittajahallinnan suurimmiksi haasteiksi datan manuaalisen keräämisen sekä eri järjestelmiin leviävät vanhentuneet ja väärät toimittajatiedot. Toisaalta näkyvyys toimittajakenttään nostettiin esille harvemmin, Turjanmaa kertoo. 

”Yritykset nimesivät toimittajahallinnan suurimmiksi haasteiksi datan manuaalisen keräämisen sekä eri järjestelmiin leviävät vanhentuneet ja väärät toimittajatiedot.”

Hän toteaa, että yritykset eivät myöskään säännöllisesti monitoroi toimittajiin liittyviä riskejä. Alle puolet vastaajista tutki tasaisin väliajoin toimittajiaan – silloinkin yleensä muutamaa suurimmista. 

– Auditointiin ryhdytään usein siinä vaiheessa, kun riski on jo realisoitunut.

Basware Vendor Manager auttaa taklaamaan toimittajatiedon hallinnan haasteet

Basware tarjoaa haasteiden ratkaisemiseksi Vendor Manager -työkalua, jolla toimittajatiedon päivityksen voi delegoida toimittajille itselleen. 

– Toimittajille voi lähettää kutsun suoraan työkalusta ja pyytää heitä lähettämään ajantasaiset yhteystiedot, pankki- ja vakuutustiedot sekä muut tarvittavat dokumentit. Lisäksi tietoja voi pyytää räätälöityjen kysymyskenttien kautta.

Toimittajien syöttämät tiedot siirtyvät Vendor Managerista suoraan toiminnanohjausjärjestelmään osaksi yrityksen master dataa, kuitenkin hyväksynnän kautta. Turjanmaa toteaa, että työkalun avulla onkin mahdollista ulkoistaa iso osa manuaalisesti tehtävästä toimittajanhallinnasta.

Muitakin etuja on. 

Vendor Managerissa toimittajien antamaa dataa voidaan rikastuttaa Dun & Bradstreetin datalla. Näin globaalisti toimiva yritys voi olla varma kaikkien toimittajiensa perustietojen oikeellisuudesta.

– D&B:n datasta saa muun muassa DUNS ID:n, osoitetietoja, päätöksentekijöiden tietoja sekä toimialaluokituksia.

 

Inkeri Turjanmaa puhui toimittajahallinnasta lokakuussa järjestetyssä Basware ONE:ssa.

 

Riskien arviointia helpottaa myös yhteistyö Mastercardin kanssa. Luottoyhtiöllä on 250 miljoonasta yrityksestä koostuva tietokanta, jonka data tarjoaa hyvän näkymän toimittajan talouteen.

– Ostaja voi hankkia tietoa toimittajiensa taloudesta ja arvioida, mitä riskejä siihen mahdollisesti liittyy. Kuuluuko toimittaja esimerkiksi sanctions -listalle. Kyseessä on eräänlainen vakuutus, jonka avulla voi etukäteen tarkastella, vaikuttaako toimittajan taloudellinen tilanne negatiivisesti myös ostajaan.

Datan lähettämisen pitää olla helppoa

Toimittajalle ihanteellisessa tilanteessa datan lähettäminen on tehty mahdollisimman helpoksi. Turjanmaan mukaan on kuitenkin yleistä, että toimittaja vastaanottaa ostajalta sähköpostiviestin hahmottamatta, millaisia toimenpiteitä häneltä toivotaan.

Basware Supplier Enablement -palvelulla osapuolten välinen kommunikaatio ja toimittajien aktivointi helpottuvat.

– Palvelun käyttäjä voi ulkoistaa aktivointikampanjoiden tekemisen meidän tiimille. Käymme yhdessä asiakkaan kanssa läpi toimittajadatan ja mietimme, mistä asioista toimittajia pitää infota. Tämän jälkeen luodaan websivu, jolta kaikki toimittajien tarvitsema tieto löytyy.

Turjanmaa kertoo, että puhelintukena Supplier Enablement -palvelu on mahdollista saada kahdeksalla kielellä. Kirjalliseen kommunikointiin käännöksiä on saatavilla useimmille kielille. 

”Toimittajatiedon keräämisessä ei ole kyse kertaluontoisesta asiasta, vaan sitä on tehtävä aktiivisesti koko ajan.”

– Tiimimme on tehnyt aktivointikampanjoita pidemmän aikaa, joten meille on kertynyt kokemusta eri maista. Suomessa sähköisten laskujen osuus alkaa lähennellä 100 prosenttia, mutta Etelä-Afrikkaan, Australiaan tai Intiaan mentäessä tilanne on aivan toinen, eikä XML:ää välttämättä tunneta. Monessa maassa sähköpostin pdf-liite tarkoittaa sähköistä laskua. Me pystymme tukemaan asiakkaitamme eri maiden tyypillisten haasteiden ja käytäntöjen kanssa.

Turjanmaan mukaan aktivointikampanjoita on toteutettu niin uusille asiakkaille kuin jo vuosia Baswaren ratkaisua käyttäneille yrityksille. Hän muistuttaa, että toimittajatiedon hallinta on työtä, joka ei koskaan lopu.

– Toimittajatiedon keräämisessä ei ole kyse kertaluontoisesta asiasta, vaan sitä on tehtävä aktiivisesti koko ajan. Loppujen lopuksi yrityksen hankinnasta maksuun -prosessi on juuri niin hyvä kuin järjestelmään sisälle menevä datakin. 

 

Baswaren Ite wiki -profiili

Baswaren kotisivut

Kuvat: Aki Rask