Vaihtelun hallinta toimitusketjussa ja materiaalilogistiikassa

Globaalit toimitusketjut ovat täynnä yllätyksiä. Ne aiheuttavat vaihtelua ja päänvaivaa ostossa, tuotannossa ja varaston hallinnassa. Globaalissa, varastottomassa taloudessa koronaviruksen tai brexitin kaltaiset mustat joutsenet tai vain yhden ruuvin puuttuminen voivat pahimmillaan sakkauttaa koko toimitusketjun.

Haastattelimme Expak Systemsin toimitusjohtaja Tommi Hyyrystä siitä, miten ja millaisin välinein tai keinoin yritykset hallitsevat toimitusketjun vaihtelua. Expak on suomalainen ohjelmistotalo, joka kehittää toimitusketjun hallinnan ratkaisua tukku- ja erikoiskaupan sekä valmistavan teollisuuden tarpeisiin.

Vaihtelua sekä sisäisesti että ulkoisesti

Hyyrynen kertoo, että toimitusketjun vaihtelun hallinta on ajankohtainen asia, joka hiertää monessa yrityksessä tällä hetkellä. Vaihtelun ja yllätysten määrä on kasvanut merkittävästi viime vuosina. Vaihtelua syntyy niin yrityksen sisäisistä kuin ulkoisista vaikuttimista.

Ympäri maailmaa tällä hetkellä jylläävä koronavirus, Trumpin asettama lentokielto tai vaikkapa brexit ovat äärimmäisiä esimerkkejä ulkoisesta vaihtelusta. Ulkoisista syistä johtuva vaihtelu ei kuitenkaan ole toimitusketjujen suurin ongelma. Eri kokoiset muutokset hankintaketjuissa aiheuttavat päänvaivaa, koska niihin ei ole valmistauduttu.

– Jatkuvasti tapahtuu erilaisia muutoksia, jotka aiheuttavat toimitusten aikataulumuutoksia, laadun vaihtelua tai viivettä. Yrityksen on siis syytä valmistautua vaihteluun, toteaa Hyyrynen.

Pakkaa sekoittaa myös markkinadynamiikka. Esimerkkinä Hyyrynen mainitsee Amazonin, joka on voimalla tunkeutunut mukaan monille aloille. Vaihtelua syntyy, kun kaikille markkinoille tulee kiihtyvällä tahdilla uusia yrityksiä, jotka nostavat palvelutasoa, lisäävät tuotevariaatioita ja kiristävät kilpailua.

Myös tuotteiden määrä ja kysyntä heilahtelevat voimakkaasti.

– Pyöritettävän tuotepaletin nimikemäärä kasvaa koko ajan. Uutuustuotteita, somehittejä ja hetken muoti-ilmiöitä vyöryy markkinoille huimaa tahtia, samaan aikaan vanhoja poistuu ja tuotteiden elinkaari lyhenee.

”Yleinen havainto on se, että variaatio kasvaa joka tasolla, ja se luo yrityksille painetta toimia ja muuttaa toimintatapoja.”

Organisaation sisäistä vaihtelua voivat aiheuttaa esimerkiksi yrityskaupat, johdon päätökset ja strategiamuutokset. Varastomies saattaa sairastua, avainmyyjä lähteä, kone hajota tai tietojärjestelmä sakata.

Markkinoiden tahti kiihtyy ja asiakaspaineet kasvavat.

– Yleinen havainto on se, että variaatio kasvaa joka tasolla, ja se luo yrityksille painetta toimia ja muuttaa toimintatapoja. Asiakaspaineet koventuvat. Tuotteet täytyy toimittaa asiakkaalle heti, vaikka muutoksia ja vaihtelua on taustalla entistä enemmän, Kun toimitusta ketjutetaan ja toimitusketjun eri portailla ei valmistauduta, eikä varastoida, homma sakkaa helposti. Syntyy niin sanottu bullwhip-efekti eli “piiskavaikutus”, Hyyrynen kiteyttää.

Toimitusketjun vaihtelun hallinnan kolme elementtiä

Toimitusketjuun voidaan rakentaa puskureita hallitsemaan vaihtelua. Hyyrysen mukaan siihen voidaan käyttää kolmea eri elementtiä, joista ensimmäinen on aika.

– Aikaa kannattaa käyttää, kunhan ollaan kilpailukykyisiä. Eräs saksalainen verkkokauppa vaihtoi matkapuhelinten toimitusajan yhdestä päivästä kolmeen päivään. Se ei laskenut myyntiä eikä asiakastyytyväisyyttä, mutta antoi yritykselle pelivaraa. Asiakas luonnollisesti haluaa mahdollisimman nopean toimituksen. Asiakassuhteen jatkon kannalta olennaista on kyky toimittaa luvatussa ajassa, Hyyrynen kertoo.

“Asiakassuhteen jatkon kannalta olennaista on kyky toimittaa luvatussa ajassa”

Toinen puskurielementti on varasto, joka kestää toimitusketjun normaalin vaihtelun

– Varastopuskurin pitää kestää normaali vaihtelu ja olla positioitu niin, että se toimii kilpailukykyisellä toimitusajalla. Terve järki ja dynaamisuus ovat avainsanoja.

Kolmas tapa puskuroida vaihtelua on kapasiteetti.

– Jos jonkin tuotannon vaiheen, kuten koneen tai työpisteen kapasiteetti on vajaa, koko loppulinja ei pysty tuottamaan riittävää määrää tuotetta. Samoin käy, jos kone hajoaa, tulee sähkökatko tai raaka-aineita puuttuu. Myös kysyntäpiikki aiheuttaa tilanteen, jossa keskimääräinen kapasiteetti ei enää riitäkään, Hyyrynen toteaa.

Mitä pidempi ja hitaampi ketju, sitä enemmän vaihtelua ja puskurointitarvetta. Puskureiden luonti auttaa hallitsemaan vaihtelua. Niiden avulla asiakaslupausten pito paranee ja palvelutaso nousee. Puskurointi maksaa. Monesti vielä enemmän maksaa menetetty asiakas.

Expakista apua vaihtelun hallintaan

Expakin ketterä pilvipohjainen valmisohjelmisto tarjoaa apua toimitusketjun hallintaan.

– Varaston mitoitus ja luotettava puskurointi ovat vaihtelun hallinnan pihvi, ja niissä Expak voi auttaa. Yrityksiä voidaan auttaa suunnittelemaan ja toteuttamaan automaattiset ja dynaamiset varastopuskurit siten, että ne kestävät normaalivaihtelun, ja ohjaat tavaravirtoja aiempaa joustavammin, Hyyrynen tarkentaa.

Hyyrysen mukaan monessa bisneksessä ennusteita on pakko tehdä, mutta yrityksillä on paljon parantamisen varaa siinä, miten niitä hyödynnetään.

– Monesti haasteena on, että yritetään juosta vaihtuvan ennusteen perässä, jonka osumatarkkuus on joka tapauksessa vain 60-80 prosenttia. Sen sijaan kannattaisi määritellä varastotasot, jotka kestävät asiakaskysynnän ja kiinnittää enemmän huomiota muutoksiin ja poikkeuksiin. Ennusteita tulisi käyttää varastopuskurin uudelleen mitoitukseen. Hyvin mitoitettu puskuri huolehtii siitä, että tavaraa riittää.

”Monesti haasteena on, että yritetään juosta vaihtuvan ennusteen perässä, jonka osumatarkkuus on joka tapauksessa vain 60-80 prosenttia.”

Kolmas olennainen yksityiskohta on täydennysaikojen hallinta. Täydennysaika on kriittinen tekijä, jonka tulisi määritellä puskurointitarve. Se koostuu toimittajan tuotannon läpimenoajasta, kuljetus- ja siirtoajasta sekä täydennyksen rytmistä.

Tukkukaupassa tuotteilla saattaa kestää neljä kuukautta saapua Kiinasta, mutta ne pitäisi toimittaa esimerkiksi Keskolle jo huomenna. Tässä täydennysaika nousee tärkeään rooliin.

– Monesti täydennysaikojen hallinnassa on paljon petrattavaa. Vaikka ennusteiden iterointiin käytettäisiin paljon aikaa ja osumatarkkuus olisi hyvä, niin täydennysajat toimittajilta eivät ole täsmällisiä, eikä oikein. Sitten mietitään miksi tuli yllätys ja viive. Expak antaa läpinäkyvyyden ja laskennat täydennysten ja täydennysaikojen hallintaan, Hyyrynen kertoo

Webinaareissa tietoa vaihtelun hallinnasta

Expak Systems, LOGY ry ja Leanware järjestävät maaliskuun aikana tilaisuuksia, joiden teemana on vaihtelun hallinta toimitusketjussa ja materiaalilogistiikassa. Tarjolla on tietoa siitä, miten selkeät prosessit ja työvälineet mahdollistavat asiakaslähtöisen, laadukkaan ja tehokkaan toimitusketjun.

Korona-tilanteesta johtuen LOGYn aamiaiskahvitilaisuuksiksi suunnitellut tapahtumat on muutettu webinaareiksi.

17.3 Helsinki, klo 8.15 – 9.15.

Ohjelma ja rekisteröityminen tästä linkistä

Muut webinaarit

25.3. Kokkola, klo 8.15 – 9.15.

26.3. Oulussa, klo 8.15 – 9.15.

Ohjelma ja rekisteröityminen tästä linkistä

Lue myös Milloin toimitusketjun hallintaan (SCM) tarvitaan ratkaisu toiminnanohjausjärjestelmän rinnalle? 

Expak Systemsin ite wiki-profiili
Expak Systemsin verkkosivut