Turkulaisessa Rakennustoimisto Albissa työmaaolosuhteet ovat tuttuja. Toimitusjohtaja Olli Ihamäki on itsekin tien päällä, kun soitan hänelle. Tarkoituksenamme on puhua muutoksesta, joka yrityksessä koettiin työmaadokumentointisovellus Dotagin käyttöönoton myötä.

Sitä varten ajassa on palattava joitakin vuosia taaksepäin. Ihamäki kertoo, ettei Albilla aiemminkaan turvauduttu pelkkään kynään ja paperiin.

– Käytössämme oli toinen sovellus, mutta pystyimme dokumentoimaan sillä vain palokatkot ja niidenkin merkitsemisessä oli hankaluuksia joidenkin valmistajien materiaalien osalta. Sovellus ei myöskään tukenut muisti-, virhe- tai puutelistojen tekemistä, hän taustoittaa.

Dotagin avulla muistiinpanoja päästiin tekemään kattavasti, mutta Ihamäen mukaan sovelluksen hyödyt eivät suinkaan lopu siihen. Albilla palokatkoja dokumentoidaan usein paikoissa, joihin langattomat verkkoyhteydet eivät yllä. Siksi oli tärkeää löytää myös offline-tilassa toimiva sovellus.

– Työskentelemme esimerkiksi pommisuojissa ja kellareissa. Dotagilla voimme tehdä merkintöjä myös offline-tilassa ja ne päivittyvät sovellukseen verkkoyhteyden palautuessa.

”Dotagilla voimme tehdä merkintöjä myös offline-tilassa”

Ihamäki arvioi, että sovellusvaihdoksen jälkeen työmaadokumentointiin kuluu vähemmän aikaa, sillä tietoja ei tarvitse siirrellä moneen eri sovellukseen.

– Ennen saattoi olla kolmeen hommaan kolme eri ohjelmistoa. Työ tehostuu, kun asiat hoituvat yhdessä sovelluksessa, jota voi käyttää myös kännykällä, hän sanoo.

Asiakaspalaute toimii pohjana uudelle sovellusversiolle

Kerroimme Dotag-sovelluksen syntytarinan kesäkuussa. Kaikki sai alkunsa Aki Vänskän epäonnisesta työmaakäynnistä, jonka aikana hän sekoitti kaksi käsinkirjoitettua numeroa. Sittemmin insinöörin uran it-yrittäjyyteen vaihtanut Vänskä pitää tärkeänä sitä, että hänen tarjoamansa softa on mahdollisimman yksinkertainen ja vastaa loppukäyttäjien todellisiin tarpeisiin. 

– Vuonna 2016 teimme asiakaskyselyn, johon vastanneista 75 prosenttia halusi käyttää työmaalla digitaalisia tiedonkeruumenetelmiä. Jopa 90 prosenttia uskoi sähköisessä muodossa kerätyn ja jaetun informaation helpottavan projektin tuottavuutta, Vänskä kertoo.

 

Dotag tuottaa työmaalla tehdyistä merkinnöistä PDF- tai Word-raportin, joka lähetetään käyttäjän sähköpostiin tai työpöytäkoneelle.

 

Hänen mukaansa kyselyn tulokset vahvistivat Dotag-kehittäjien silloisia oletuksia ja toimivat apuna kehitystyössä. Parhaillaan viimeistelyn alla on sovelluksen seuraava versio, joka tuo mukanaan muun muassa mahdollisuuden ennen-jälkeen-kuvien lisäämiseen ja yrityskohtaisten merkintöjen suunnittelun.

Uudistusta varten palautetta on kerätty myös Albilta.

– Aki on käynyt työmailla haastattelemassa työnjohtajia. Meillä on muutenkin ollut koko ajan mahdollisuus kehitysehdotusten antamiseen. Olemme tyytyväisiä siihen, että he haluavat tehdä tiivistä yhteistyötä asiakkaidensa kanssa, Ihamäki sanoo.

Ensimmäinen käyttökerta ratkaisee paljon

Sovellus- ja järjestelmäuudistusten yhteydessä paljon on kiinni käyttöönottovaiheesta. Yritys voi ostaa uutta teknologiaa työntekijöidensä käyttöön, mutta lopulta todellinen lisäarvo syntyy vasta, kun käyttäjät ottavat uuden ratkaisun pysyvästi omakseen. Ihamäki jakaa näkemyksen siitä, että ensimmäinen käyttökerta ratkaisee paljon.

”Jos käyttöönotto ja sovelluksen käyttö koetaan vaikeaksi, syntyy rutinaa.”

– Jos käyttöönotto ja sovelluksen käyttö koetaan vaikeaksi, syntyy rutinaa. Vaikeudet johtavat helposti siihen, että palataan vanhoihin toimintatapoihin, hän toteaa.

Dotagin kohdalla kaikki sujui kuitenkin mallikkaasti. Ihamäki epäilee, että sujuvaa siirtymistä helpotti myös sen simppeli käyttöliittymä.

– Käyttöönotto meni yllättävän joutuisasti ja kaikki ovat tätä mielellään käyttäneet.

Sovellusvaihdos on näkynyt positiivisesti myös käyttökustannuksissa. Albilla aiemmin käytetyn sovelluksen kuukausihinta nousi, kun palokatkomerkintöjen määrä ylitti tietyn rajan. Enää asiaa ei tarvitse miettiä.

– Dotagiin siirtyminen on tuonut säästöjä, sillä sen hinnoittelu perustuu kiinteään kuukausiveloitukseen, eikä merkintöjen kappalemääriin, Ihamäki kiittelee.

 

Dotagin Ite wiki -profiili
Dotagin verkkosivut