Automaatioasteen nosto on kuuma puheenaihe monen yrityksen talousosastolla. Tekoälyratkaisuja tarjoavan Elinarin CTO Ari Juntunen kertoo kuulevansa säännöllisesti saman tarinan, jonka keskiössä on ohjelmistorobotiikka – ja siihen pettynyt yritys. 

Juntunen tietää, mistä ongelmat kumpuavat. Hänen mukaansa moni ohjelmistorobotiikkaa tuloksetta kokeillut yritys on erehtynyt kuvittelemaan, että ohjelmistorobotti pystyy samanlaiseen ajatustyöhön kuin ihminen.

– Ohjelmistorobotti työskentelee ihmisen toimesta annettujen sääntöjen mukaan, joten se ei osaa luoda ymmärrystä esimerkiksi sisääntulevista laskuista ja niiden tiliöinnistä. Tarvitaan edelleen joku, joka kertoo, mitkä tiedot sen tulisi viedä eteenpäin, hän selittää.

Monissa tiimeissä Juntusen mainitsema ”joku” on yhä ihminen, mutta juuri ihmistyön Elinar pyrkii tästä yhtälöstä poistamaan ElinarEasy™ -ratkaisun avulla. 

Juntunen antaa esimerkin tekoälyavusteisesta ostolaskujen käsittelystä.

– Yritys vastaanottaa ostolaskun hankkimistaan hanskoista, sukista ja turvakengistä. Laskun käsittelevä tekoäly ymmärtää, että hanskat ja sukat tulee tiliöidä tekstiilihankintoina, mutta kengät työturvallisuusvarusteina. Tämän ymmärryksen luotuaan se välittää tiedot ohjelmistorobotille, joka vie ne oikeisiin järjestelmiin.

Automaation optimitaso on usein 85 prosentin luokkaa

Elinarissa on tehty laskelmia siitä, milloin ElinarEasy™ -ratkaisun hankinnasta tulee yritykselle kannattavaa. Juntunen painottaa, ettei oleellista ole toimiala, henkilötyövuodet tai liikevaihto, vaan ostolaskujen määrä. 

– Jos ostolaskuja tulee kymmeniätuhansia per kuukausi, investointi tekoälyavusteiseen laskujen tiliöintiin maksaa itsensä takaisin kuukausissa, hän lupailee. 

Juntunen on miettinyt sitäkin, mitä tekoälypohjaiseen tiliöintiin siirtyminen tarkoittaisi yrityksen henkilöstöstrategialle. Hän maalailee esimerkin, jossa globaalisti toimiva suuryritys vastaanottaa miljoona ostolaskua vuodessa. 

”Jos ostolaskuja tulee kymmeniätuhansia per kuukausi, investointi tekoälyavusteiseen laskujen tiliöintiin maksaa itsensä takaisin kuukausissa.”

– Tällaisen yrityksen talousosastolla voi olla jopa 120 henkilöä, joiden tehtävä on valmistella ostolaskuja lähetettäväksi liiketoimintaan. Jos laskujen käsittelyyn saadaan aikaiseksi 85 prosentin automaatioaste, vapautuu noin 80 ihmisen työpanos muissa tehtävissä hyödynnettäväksi. Ostolaskujen manuaalinen tiliöinti on pelkkä kulu, eikä tuo lisäarvoa minkään yrityksen toimintaan.

 

Ari Juntunen

 

Elinarilla uskotaan, että tekoälypohjaisessa tiliöinnissä automaation optimitaso on usein juuri 85 prosentin tietämillä. Tämän jälkeen ROI heikkenee huomattavasti. Joskus automaatioasteen nostaminen 85 prosentista 90 prosenttiin saattaa tulla kalliimmaksi kuin sen nosto nollasta 85 prosenttiin, Juntunen kertoo. Hänen mukaansa sataprosenttista automaatioastetta tavoiteltaessa kustannukset nousevat harvinaisten, vain muutaman kerran vuodessa saapuvien, ostolaskujen takia. Niiden oikean tiliöinnin opettaminen tekoälylle on paljon mutkikkaampaa kuin esimerkiksi kuukausittain toistuvien puhelinlaskujen.

– Mitä korkeammalle automaatiotasolle mennään, sitä enemmän tekoälyn työtä täytyy helpottaa rakentamalla erilaisia poikkeuksien käsittelyrutiineja, esimerkiksi virheellisen laskun sisällön takia. 

Laskut hyväksymiskiertoon samantien

– Taloushallinnossa jos missä aika on rahaa, Juntunen toteaa.

Hän muistuttaa, että tekoälyavusteisessa tiliöinnissä laskut siirtyvät hyväksymiskiertoon lähes samantien saapumisensa jälkeen. Sen seurauksena yritykselle muodostuu parempi käsitys siitä, kuinka pienillä kassavaroilla se voi elää.

– Mitä aikaisemmin tiedetään, milloin laskuja vastaanotetaan ja minkä verran kuluja tulee, sitä pienemmillä kassavaroilla voidaan elää ja rahaa päästään sijoittamaan liiketoiminnan kasvuun, hän jatkaa.

Tekoälyavusteiseen tiliöintiin siirtyminen ei vaadi yritykseltä aiempaa kokemusta tai ymmärrystä tekoälyteknologioista. ElinarEasy™ -ratkaisusta kiinnostuneille yrityksille järjestetään aluksi työpaja, jossa selvitetään tekoälyn tarjoamat ratkaisumahdollisuudet kunkin yrityksen omassa kontekstissa. 

”Tarvittaessa tekoäly pilkkoo laskun sisällön rivitasolle saakka ja tiliöi jokaisen rivin erikseen.”

Elinar ottaa vastuulleen myös tekoälyn opetuksen. Juntunen kertoo, että asiakkaan oman lasku- ja tiliöintihistorian avulla sille opetetaan yrityksen tiliöinnin toimintatavat. 

– Kyse ei ole vain automaattisista säännöistä, vaan tarvittaessa tekoäly pilkkoo laskun sisällön rivitasolle saakka ja tiliöi jokaisen rivin erikseen.

Tekoäly voidaan myös opettaa tulkitsemaan laskun lähettäjän kirjaamia lisätietoja laskun viestikentästä tai käydyistä sähköpostikeskusteluista. Laskulta puuttuvia tietoja voidaan tarvittaessa haetuttaa jopa yrityksen ulkoisista lähteistä.

Juntusen mukaan ihmisen rooliksi jää lopulta tekoälyn työskentelyn silmälläpito, mutta ennen kaikkea suurempaa lisäarvoa tuottavien tehtävien hoitaminen.

– Automaation lopputuloksena ihmisen rooli muuttuu bulkkityöntekijästä laadunvarmistajaksi, jolloin myös mahdolliset virheet löytyvät helpommin. Tekoälyn käyttöönoton myötä vapautuvat resurssit voidaan ohjata yrityksen näkökulmasta tuottavampiin työtehtäviin, liiketoiminnan kehittämiseen tai täysin uusiin innovaatioihin.

 

Tutustu tarkemmin ElinarEasy™ -ratkaisuun.

 

Elinarin Ite wiki -profiili

Elinarin verkkosivut

 

Kuvat: Elinar