Innovointi ja edelläkävijyys on Smartumille tuttua. Perheyritys sai alkunsa 1990-luvun puolivälissä, kun smartumlaiset kehittivät suomalaisen työhyvinvoinnin mullistaneen Liikuntasetelin. Tänä päivänä yli 13 000 työnantajaa hyödyntää Smartumin laaja-alaisia palveluita. Kasvaessaan Smartum on joutunut myös miettimään, kuinka kehittää sisäisiä toimintatapojaan, jotta asiakas ja asiakkaan tarpeet olisivat tiukasti toiminnan keskiössä, yrityksen säilyessä uranuurtajana. Tähän haasteeseen Smartum pyysi Taskmillin avukseen.

Asiakaslähtöistä toimintaa läpi yrityksen

Smartumin tavoitteena oli jalkauttaa koko yritykseen yhteinen jatkuvan parantamisen tapa tehdä asioita ja kehittää asiakaskokemusta. Välineeksi valikoitui tuotekehitykselle ennestään tutut ketterät toimintatavat. Muille tiimeille agile oli jokseenkin uutta.

Taskmillin Agile Leadership Consultant Hanna Havulinna lähti selvittämään, kuinka liiketoiminta voisi hyötyä ketteryydestä. Hannan tärkeänä tehtävänä oli myös tukea asiakaskeskeisen ajattelutavan omaksumisessa ketterän muutoksen kautta.

Työkalu ei ole ratkaisu, mutta se tukee muutosta

Tuotekehitystiimit toimivat jo täysin agile-menetelmin ja ketterän projektinhallinnan työkalua, Jiraa, hyödyntäen. Jotta tuotekehittäminen sekä liiketoiminta saatiin kytkettyä tiiviimmin toisiinsa, Hanna auttoi liiketoiminnan neljää tiimiä implementoimaan Jiran omaan päivittäiseen työhön. Haasteena oli osaamisen eritasoisuus: toisille Jira oli täysin vieras, toisille taas jo jokseenkin tuttu. Hanna fasilitoi jokaiselle tiimille omat koulutuksensa, joissa pohdittiin, mitä kyseinen tiimi voi tehdä Jirassa ja miten, ja kuinka Jiran hyödyt realisoituisivat parhaiten kyseisellä liiketoiminnan osa-alueella. Kaiken A ja O oli siis Jiran räätälöinti tiimin tarpeisiin, lähtien projektityypin valitsemisesta. Lisäksi Hannan johdolla pohdittiin, miten Jiraa voisi jatkojalostaa tulevaisuudessa ja kuinka projektien kanssa edettäisiin niiden kasvaessa tai muuttuessa. Osa tiimeistä päättyi Kanban-projektiin, kun taas osa tarvitsi Scrumiin perustuvan lähestymistavan epiceineen.

Ketterä asiakaspalvelu

Asiakaspalvelutiimin osalta käsillä oli myös poikkeuksellinen tilanne. Tiimi syntyi kahden aiemman tiimin yhdistyttyä, ja haasteena oli löytää sekä implementoida juuri kyseiselle osaamisalueelle sopivat työskentelytavat puhtaalta pöydältä. Hannan avulla tiimi pääsi pohtimaan esimerkiksi omia sisäisiä tiimisääntöjä ja työnjakoa sekä kokeilemaan heille sopivia metodeja, kuten tiimikalenteria.

Smartumin Agile Masterit avainhenkilöitä onnistumiseen

Jotta ketteryys saatiin implementoitua läpi organisaation, Hanna tuki Smartumia myös laajemmin. Liiketoimintatiimeille nimitettiin omat Agile Masterit ketterän muutoksen edistämiseksi. Senior-kokemuksellaan Hanna auttoi myös Agile Mastereita työssään, esimerkiksi tukemalla heitä backlogin järjestämisessä sekä agile-seremonioiden toteuttamisessa. Jotta läpinäkyvyys, avoimuus ja tiedonjako tiimien välillä varmistettiin, Smartumilla laajennettiin myös Confluencen käyttöä. Hannan vetämissä Confluence-koulutuksissa smartumlaiset pääsivät oppimaan, mitä työkalu korvaa ja mitä ei, ja miten sen yhteisestä käytöstä saadaan kaikki irti.

Taskmillin Agile Coach auttaa sen aikaa, kun tarvitaan ja siirtää tietoutensa omalle henkilökunnalle

“Taskmillin ammattitaitoinen Agile Coach on tuonut meille todella rakentavaa ja käytännönläheistä apua. Hanna on pystynyt tukemaan meitä kaikilla tasoilla ketterässä muutoksessa. Tarvittaessa olemme hyödyntäneet myös muita Taskmillin asiantuntijoita esimerkiksi myyntitiimimme sparrauksessa”, Smartumin toimitusjohtaja Kristiina Lindh kertoo.

“Koemme erittäin hyväksi ratkaisuksi, että otimme Taskmillilta ulkoisen Agile Coachin avuksemme ja tueksemme liiketoiminnan ketteröittämistä edistämään. Hanna on löytänyt meille todella hyviä ratkaisuja ja näkökulmia sen lisäksi, että hän on auttanut lyhyessä ajassa todella paljon tiimejä. Mikä tärkeintä, hän on saanut ihmiset innostumaan muutoksesta. Agile Coach on upeasti siirtänyt tietouttaan omalle henkilökunnallemme ja nyt olemme valmiita jatkamaan omin avuin ketterää matkaa”, Smartumin Kristiina summaa.