Mille tahansa yritykselle päätös ottaa käyttöön uusi toiminnanohjausjärjestelmä, kuten NetSuite, on merkittävä asia. Vaikka järjestelmä loppujen lopuksi lisää tuottavuutta ja tehokkuutta automaation ja keskitetyn datan avulla, on käyttöönottoprojekti valtava ponnistus, jolla on laaja-alainen vaikutus koko yritykseen.

Alla on lista tärkeistä asioista, joista huolehtimalla yritysenne taklaa käyttöönottoprojektin haasteet ja varmistaa sujuvan prosessin.

1. Projektinhallinta on kunnossa

ERP-järjestelmän käyttöönottoprojekti kestää yleensä useita kuukausia ja siinä on useita eri vaiheita. Me Starialla jaamme käyttöönottoprojektin vaiheet seuraavasti: projektin käynnistys, analysointi ja suunnittelu, konfigurointi, kehitys ja validointi, käyttöönotto, optimointi ja projektin päättäminen. Jokainen projektin vaihe sisältää omat työtehtävänsä ja haasteensa. Sujuvaan projektiin tarvitsee:

• asettaa realistiset tavoitteet, aikataulut ja välietapit
• kohdistaa ERP-hanke vastaamaan yrityksesi tarpeisiin
• varmistaa, että projekti etenee suunnitelman mukaisesti
• sitouttaa projektille tärkeät sidosryhmät.

On tärkeää varmistaa, että ryhmät, jotka tulevat lopulta käyttämään järjestelmää työssään, osallistuvat myös projektiin. Tämä voi tosin osoittautua hankalaksi toteuttaa, sillä ihmisten täytyisi käyttää aikaa käyttöönottoprojektiin heidän tavallisten työtehtäviensä ja vastuidensa lisäksi.

Projektin edetessä esiin saattaa nousta ideoita sellaisten ominaisuuksien ja toiminnallisuuksien lisäämisestä, joita ei alkuperäisessä suunnitelmassa ollut mukana. Ilmiö tunnetaan nimellä paisuminen (eng. scope creep) ja se voi ajaa projektia sivuraiteille sekä vaikeuttaa aikataulussa ja budjetissa pysymistä. Kun projektinhallinta on kunnossa, uusiin ideoihin osataan suhtautua oikein – ne joko luokitellaan kriittisiksi asioiksi tai sitten niihin palataan myöhemmin.

2. Projektilla on osaava projektitiimi

Vahva projektinhallinta ei olisi mahdollista ilman vahvaa projektitiimiä. Yleensä projektitiimi koostuu projektin omistajasta, projektipäälliköstä ja projektiin osallistuvien eri liiketoimintojen edustajista.

Projektin omistajan tulisi pysyä kartalla projektin ja liiketoiminnan prioriteeteista ja lisätä projektiin resursseja tilanteen niin vaatiessa. On tärkeää pitää omistaja projektissa mukana, jotta päätöksenteko on tarvittaessa nopeaa, ja jotta johdon tuki projektille säilyy. Koska ERP-järjestelmän käyttöönotto on valtava ja monimutkainen prosessi, on tärkeää, että projektipäällikkö on kokenut ja osaa asettaa projektille asianmukaiset tavoitteet, vaatimukset ja mittarit samalla kun hän johtaa projektin päivittäistä toimintoja. Jos yrityksessä ei ole sisäisesti tarvittavan tason osaamista, on järkevintä hyödyntää ulkoista konsulttia.

Mitä tulee eri liiketoimintaryhmien edustajiin, on tärkeää, että he ovat hyvin asioista perillä ja he ovat työntekijöinä kollegoiden arvostamia henkilöitä. Heidän tulee kuunnella yrityksen eri ryhmiä ja toimia tiedonvälittäjänä näiden ryhmien välillä, samalla kun heidän täytyy myös tehdä projektia koskevia päätöksiä ryhmiltä tulleen palautteen perusteella.

Asiakastarina: lue, mitä Starship Technologies kertoo heidän ERP-käyttöönottoprojektista ja projektitiimistä

3. Selkeät tavoitteet ja mittarit

ERP-järjestelmän käyttöönottoprojektin tärkeä osa on tavoitteiden määrittely. Näiden tavoitteiden tulisi olla linjassa myös liiketoiminnan tavoitteiden kanssa. Tunnistaaksesi oikeat tavoitteet, suuntaa katse nykyiseen työnkulkuun, tärkeimpiin prosesseihin ja järjestelmiin. Mitä haluatte saavuttaa ja kuinka jokaista prosessia voitaisiin parantaa? ERP-järjestelmän käyttöönotto kannattaa nähdä prosessien kehittämisen mahdollisuutena, eikä pelkästään automaatioprojektina. Tavoitteet voivat olla esim. reaaliaikaisen raportoinnin saavuttaminen, kauden katkon nopeuttaminen tai tietyn prosessin automatisointi.

Kun selkeät tavoitteet on asetettu, on mahdollista asettaa myös asianmukaiset mittarit. Niiden avulla mitataan, onko käyttöönottoprojekti onnistunut.

4. Datan siirtämisen priorisointi

Yksi ERP-järjestelmän tärkeimmistä hyödyistä on se, että kaikki yrityksen data löytyy yhdestä paikasta. Tämä tietenkin vaatii sitä, että olemassa oleva data täytyy siirtää käyttöönottoprojektin aikana yrityksen vanhoista järjestelmistä uuteen ERP-järjestelmään. Jos data on hajautettuna moneen eri paikkaan yrityksen sisällä, saattaa tehtävä osoittautua vaikeaksi. Lopputuloksena voi olla kadonnutta, moninkertaistunutta tai väärää dataa, mikä aiheuttaa lisäongelmia, kun järjestelmä viimein otetaan käyttöön. Tästä syystä datan siirtäminen on tärkeä prioriteetti.

Datan siirtäminen voidaan hoitaa kahdella tavalla: joko manuaalisesti tai automaattisesti työkalujen avulla. Manuaalinen siirto antaa mahdollisuuden siivota pois vanhaa, turhaa ja päällekkäistä dataa. Tällöin on myös helpompaa havaita ja korjata virheellistä dataa ja epäjohdonmukaisuuksia. Toisaalta automaattiset työkalut nopeuttavat siirtoa ja säästävät aikaa. Oli menetelmä kumpi tahansa, ennen käyttöönottoa on tärkeää tarkistaa, että data on siirretty oikein.

On myös tärkeää varmistaa, että kaikki yrityksessä ymmärtävät datan siirtämisen kriittisyyden ja vastuunjako on selkeä – kuka vastaa minkäkin datan siirtämisestä ja miten.

5. Pidä budjetti kurissa

ERP-projektit ovat tunnettuja budjettiylityksistä. Yleinen syy budjettiylityksiin on se, että yritys jo alkujaan aliarvioi projektiin kuluvan ajan ja työn määrän. Kun sisäiset henkilöresurssit loppuvat, yrityksen täytyy kääntyä ulkoisten konsulttien puoleen, mikä on kallista. Toinen syy budjettien venymiselle on ensimmäisessä kappaleessa mainittu paisuminen, tällöin yritys haluaa ottaa projektiin mukaan ominaisuuksia, joita ei ollut sisällytetty alkuperäiseen suunnitelmaan. Tämä luonnollisesti aiheuttaa lisäkustannuksia, joita ei ole budjetissa.

Selkeä suunnitelma ja realistinen budjetti (johon on varattu ylimääräistä yllättäviä kuluja ja pieniä kuluylityksiä varten) sekä säännölliset tilannekatsaukset projektin aikana vähentävät isojen budjettiheittojen riskiä.

Asiakastarina: lue, mitä Terraroc kertoo heidän aikataulussa ja budjetissa pysyneestä käyttöönottoprojektista

6. Viestintään ja muutosjohtamiseen panostaminen

ERP-järjestelmän käyttöönottoon on tärkeää ottaa mukaan kaikki yrityksen sidosryhmät ja viestiä avoimesti seuraavista:

• miksi uusi ERP-järjestelmä otetaan käyttöön
• mitkä ovat uuden järjestelmän hyödyt
• mitä käyttöönottoprojektin aikana on odotettavissa.

Onnistuneen projektin kannalta on tärkeää ottaa kaikki huomioon. Toimitusjohtajan ja johtoryhmän täytyy panostaa projektin tärkeydestä viestimiseen ja antaa tukensa tuleville muutoksille. Koska uusi järjestelmä muuttaa olemassa olevia liiketoimintaprosesseja, tulee se muuttamaan myös ihmisten päivittäistä työtä. Täten ongelmia saattaa ilmetä, jos työntekijöitä ei ole otettu osaksi muutosta. Siksi onnistumisen kannalta on tärkeää kertoa uusista ominaisuuksista ja hyödyistä kaikille yrityksen työntekijöille, mutta järjestelmän loppukäyttäjille viestiminen on erityisen tärkeää.

On hyvä muistaa, että järjestelmämuutos saattaa vaikuttaa myös yrityksen kumppaneihin, jakeluketjuun ja asiakkaisiin. Kaikkien osapuolien tiedottaminen on tärkeää.

7. Koulutuksen tarjoaminen

Jotta uutta järjestelmää osataan käyttää oikein ja siitä saadaan kaikki hyödyt irti, yrityksen henkilöstö tarvitsee koulutusta. On hyvä tarjota eri rooleille ja ryhmille räätälöityä koulutusta, joka vastaa heidän tarpeitaan. Koulutus voi auttaa uuden järjestelmän hyväksymisessä ja mahdollisen alussa esiintyvän skeptisyyden vähentämisessä.

Räätälöidyt koulutukset ovat sisällöltään sellaisia, että työntekijät oppivat järjestelmästä heidän roolilleen olennaisia asioita. Konkreettinen harjoittelu auttaa työntekijöitä oppimaan järjestelmän käyttöä käytännössä.

Toinen tapa on valikoida työntekijöiden joukosta tietyt henkilöt, jotka opetetaan ensin käyttämään järjestelmää. Myöhemmin, kun kaikkien on aika opetella järjestelmän salat, nämä henkilöt toimivat kollegoille ikään kuin mentoreina.

8. Muista käyttöönoton jälkeinen työ

Kun uutta liiketoimintajärjestelmää otetaan käyttöön, työ ei pääty käyttöönottopäivään. Koska yritykset usein käyttävät ERP-järjestelmiä vuosia, tarvitaan ajan kuluessa järjestelmän ylläpitoa, kuten säännöllisiä tarkistuksia, ongelmanratkontaa ja järjestelmän kehittämistä uusia tarpeita varten.

Käyttöönoton jälkeen on varmistettava, että teknillistä tukea on saatavilla ja mahdollisia esiin nousevia ongelmia tarkkaillaan. Jos useampi ihminen toistaa samaa virhettä tai kysyy samasta asiasta, se on yleensä merkki ongelmasta, joka täytyy ratkoa joko järjestelmän sisällä tai lisäkoulutuksen avulla. Palautteen keräämistä on hyvä jatkaa ongelmien tunnistamiseksi ja parannusehdotusten ideoimiseksi.

Haluatko tutustua tarkemmin?

Tarjoamme mahdollisuuden tutustua NetSuiten parhaisiin puoliin ja sen tuomiin hyötyihin asiantuntijan opastuksella. Varaa demo ja tutustu järjestelmään teitä parhaiten palvelevalla tavalla.

Haluatko kuulla aiheesta lisää? Ota yhteyttä ja etsitään ratkaisut liiketoimintanne tarpeiden tukemiseksi.

Kai Kortteinen

Senior Sales Executive

kai.kortteinen@staria.com

+358 44 7609 432