PHM Group on kasvava kiinteistöpalvelukonserni, jonka missiona on pitää huolta ihmisistä pitämällä huolta heidän asuinympäristöstään. PHM Group koostuu paikallisista yrityksistä, joilla on samanlaiset arvot ja vastuullinen työskentelytapa – konsernissa uskotaan, että paikallista palvelua parempaa on vain paikallinen palvelu isoilla resursseilla. Konsernin palveluvalikoima on laaja, keskittyen kiinteistöjen kunnossapitoon, hallintaan ja siivouspalveluihin. Myös lisäpalveluita on saatavilla, tavoitteena on olla täyden palvelun kumppani.

PHM Group perustettiin vuonna 1992, mutta yhtiön kasvu lähti nousuun aivan uudella tasolla vuonna 2018, kun pääomasijoittaja Intera Partnersista tuli konsernin enemmistöomistaja. Kaksi vuotta myöhemmin, kun norjalainen pääomasijoittaja Norvestor osti enemmistön PHM Groupista, yhtiön liikevaihto oli jo yli kolminkertaistunut.

Nykyään PHM Group on saavuttanut yli 700 miljoonan euron liikevaihdon ja konserni on tehnyt yli sata yritysostoa sitten vuoden 2020, jolloin Norvestor osti PHM Groupin. Konserni toimii 5 maassa ja on Pohjoismaiden markkinajohtaja työllistäen yli 8000 ihmistä. Konserni koostuu yli 150 paikallisesta yrityksestä, ja heidän visionaan on kasvaa johtavaksi paikalliseksi kiinteistöpalvelujen kumppaniksi kaikissa toimintamaissaan: Suomessa, Ruotsissa, Norjassa, Tanskassa ja Saksassa.

Kompleksinen raportointiympäristö vaatii järjestelmiltä paljon

Se, että PHM Group koostuu yli 150 paikallisesta yrityksestä ja tekee uusia yritysostoja vauhdilla, asettaa paineita raportoinnille. Kun kyseessä on näin iso määrä itsenäisesti toimivia yksiköitä, tietovirtojen on oltava harmonisoituja ja strukturoituja. PHM Groupin raportointiympäristön ytimessä on BI & Planning -työkalu Naviloq ja sen sisäänrakennettu tietovarasto.

Jokaisessa PHM Groupin toimintamaassa käytetään omaa taloushallinto-ohjelmaa, josta yrityksen talousdata tuodaan Naviloqin tietovarastoon integraation kautta. Uusille ostetuille yrityksille, joiden talousdata ei ole vielä keskitettyä, PHM Group on kehittänyt yhdessä Starian kanssa standardoidun CSV-tiedostoihin perustuvan prosessin. Tietovarastosta yrityksen talousdata viedään konsolidointijärjestelmään käsiteltäväksi, josta ne palautetaan takaisin tietovarastoon. Tietovarastossa master-data on kaikkien eri liiketoimintayksiköiden saatavilla. Talousdatan lisäksi PHM Group hyödyntää myös CRM- ja HR-järjestelmien dataa. Näiden kolmen elementin perusteella PHM Group rakentaa dashboardeja liiketoimintayksiköille, jotka voivat kommentoida tuloksia ja vastata esitettyihin kysymyksiin suoraan Naviloqissa.

Jotta työskentely tällaisella laajennetulla mallilla (Extended Planning & Analysis) onnistuisi, yrityksellä on oltava käytössään yksi yhtenäinen, integroitu ja joustava alusta, jolla liiketoimintayksiköt voivat osallistua raportointi- ja analysointiprosessiin. Alustassa operatiivisen datan tulisi yhdistyä talousdataan helposti.

"Meille on tärkeää saada luotettavaa ja vertailukelpoista dataa ostamistamme yrityksistä välittömästi yrityskaupan jälkeen, jotta kontrolli ostettuihin yrityksiin säilyy. Starian kanssa olemme luoneet joustavan mallin, jolla voimme yhdistää dataa monista eri lähteistä sekä eri integraatiovaiheissa olevista yrityksistä sekä harmonisoida datan analysoitavaan muotoon. Nopeiden muutosten vuoksi joustava yhteistyö on meille ratkaisevan tärkeää, mikä on toiminut erinomaisesti Starian kanssa." – Petri Pellonmaa, CFO, PHM Group

Naviloq tukee osallistavaa raportointi- ja suunnitteluprosessia

PHM Group tekee normaalit kauden katkot kuukausittain. Ennusteet tehdään kahdesti vuodessa. Liiketoimintayksiköiden johtajat osallistuvat näihin prosesseihin Naviloqin avulla.

Kuukauden katkon aikana, kun talousdata on valmiina taloushallinto-ohjelmassa, se siirretään Naviloqin tietovarastoon. Ensin Controllerit käyvät luvut läpi ja jakavat ne eteenpäin liiketoimintayksiköiden johtajille, jotka saavat sähköposti-ilmoituksen siitä, että luvut ovat valmiina tarkasteltaviksi. Ennen tätä vaihetta myös aluejohtajilla on ollut mahdollisuus esittää Naviloqissa tarkentavia kysymyksiä liiketoiminnoille.

Kun liiketoimintayksiköiden johtajat kirjautuvat Naviloqiin, heillä on standardoitu prosessi, jota he noudattavat: budjetin/ennusteiden kommentointi, mahdollisiin kysymyksiin vastaaminen ja niiden lähettäminen takaisin Controllereille, jotka käyvät vastaukset läpi. Kommenttikierrosta voidaan palloitella edestakaisin siihen asti, kunnes Controllerit ovat tyytyväisiä vastauksiin. Kun kommentit ovat valmiita Naviloqissa, Controllerit keräävät ne ja toimittavat eteenpäin johtoryhmälle ja hallitukselle.

PHM Group tekee ennusteita kahdesti vuodessa. Samoin kuin kuukauden katkoissa, prosessi on standardoitu ja perustuu yksiköiden johtajien, aluejohtajien ja Controllereiden yhteistyöhön. Controllerit ja yksiköiden johtajat käyvät vuoropuhelua suoraan Naviloqissa, jossa Controllerit voivat myös antaa tehtäviä yksiköiden johtajille ennusteiden valmisteluun liittyen.

VARAA NAVILOQ DEMO >>>

Siirtyminen nykyiseen työskentelytapaan

Toisin kuin voisi kuvitella, siirtyminen uuteen osallistavaan työskentelytapaan ei ollut vaikeaa – työntekijöille standardoitu työskentelytapa oli helpotus. Koska monet liiketoimintayksiköiden johtajista ovat entisiä yrittäjiä ja tulleet konserniin osakkaiksi, he ovat aidosti kiinnostuneita numeroista, tuloksista ja datasta ja haluavat muodostaa syvällisen näkemyksen liiketoiminnasta. Ennen Naviloqia liiketoimintayksiköiden johtajat tarkastelivat lukuja omista erillisistä talouden järjestelmistä, mikä ei ollut ongelmatonta: esimerkiksi budjetteihin ei ollut näkymää, luvut olivat eri valuutoissa, eri kirjanpitokäytäntöjä käytettiin sekaisin ja nähdyt luvut eivät sisältäneet muokkauksia tai eliminointeja. Konsernin sisäinen viestintä oli vaikeaa, kun ihmiset tarkastelivat eri lukuja.

”Elämä on huomattavasti helpompaa nyt, kun voimme liiketoimintayksiköiden kanssa keskustellessamme tarkastella samaa datalähdettä. Tämän myötä voimme keskittyä itse asiaan sen sijaan, että aikaa käytetään sen selvittämiseen mistä numeroista puhutaan ja miksi luvut eroavat toisistaan. Liiketoimintayksiköiden palaute on ollut todella hyvää, ja Controllerimme säästävät paljon aikaa.” – Petri Pellonmaa, CFO, PHM Group

Oikeat työkalut vaikuttavat myös urakehitykseen ja työntekijöiden tyytyväisyyteen

Nykyään, kun PHM Groupilla on käytössään Naviloq, heidän talousammattilaisensa voivat keskittyä tulosten analysointiin ja sisällöstä keskustelemiseen pelkkien raporttien tuottamisen sijaan. Tämä on myös mahdollistanut PHM Groupin kasvun ilman lisäresursseihin investoimista. Jos PHM Groupin olisi käytettävä yhtä paljon aikaa ja energiaa raporttien tuottamiseen kuin ennen, konserni tarvitsisi työhön kokonaisen armeijan verran talousalan ammattilaisia. Onneksi Naviloq on auttanut vähentämään työn määrää, mikä oli suuri muutos konsernille.

"Talouden ammattilaisemme ovat kehittyneet raporttien tuottajista liiketoimintakumppaneiksi, ja Controllerit pääsevät tekemään todellista Controllerin työtä – sen sijaan että he vain tuottaisivat numeroita, he voivat nyt keskittyä seuraamaan sitä, miten liiketoiminnalla oikeasti sujuu." – Petri Pellonmaa, CFO, PHM Group

Jos haluat tietää vielä syvällisemmin, miten PHM Group hyödyntää Naviloqia, tilaa webinaaritallenne!