Lehtipisteen asiantuntijoiden aikaa säästyy merkittävästi, kun raportoinnissa hyödynnettäviä tietoja ei enää tarvitse etsiä Excel-tiedostojen syövereistä.

Asiakastarina Lehtipiste

Lehtipiste Oy on suomalainen markkinointi- ja jakeluyritys, joka tarjoaa kirjoja, koti- ja ulkomaisten lehtien irtonumeroita, keräilytuotteita sekä monia muita tuotteita valtakunnallisen jakeluverkostonsa kautta lähes 5 000 myyntipisteelle ympäri Suomea. Yhtiön yhteistyökumppaneihin kuuluu Suomessa ja ulkomailla noin 440 kustantajaa ja tavarantoimittajaa.

Lehtipisteen juuret ulottuvat vuoteen 1910, jolloin perustettiin Rautatiekirjakauppa Oy jakelemaan ja myymään sanoma- ja aikakauslehtiä rautatieasemilla. Yhtiön omistaa nykyisin Tradeka-yhtiöt Oy.

Tietojen metsästäminen Excelistä kävi liian raskaaksi

Lehtipisteen vanha raportointi nojasi vahvasti Exceliin, jonne yhtiön työntekijät syöttivät raporteille välttämätöntä perustietoa eli niin kutsuttua master dataa.

Vanha ratkaisu oli ajan myötä alkanut käydä turhan raskaaksi: raporttien luomiseksi tietoja piti nimittäin jatkuvasti olla etsimässä eri paikoista ja syöttämässä moniin eri taulukoihin, mikä söi valtavasti asiantuntijoiden resursseja. Tietojen manuaalinen ylläpitäminen oli paitsi turhauttavaa myös kallista, sillä ajan olisi voinut käyttää paremmin esimerkiksi asiakastyöskentelyn parissa.

Lehtipiste keskusteli raportointiin liittyvistä haasteistaan Invencon (nyk. osa Innofactoria) asiantuntijoiden kanssa. Melko pian kävi ilmi, että raportoinnin pullonkaulat voitaisiin ratkaista master datan hallinnointiin suunnitellun ohjelmiston avulla.

LUE BLOGI: EXCEL TAIPUU MONEEN – MUTTA EI SUORITUSKYVYN JOHTAMISEEN

Uuden ratkaisun ansiosta raporteissa hyödynnettävä data on aina ajan tasalla

Sujuva raportointi edellyttää, että organisaatiossa tuotettu tieto on saatavilla määrämuotoisena ja että sitä voidaan hyödyntää reaaliaikaisesti ja keskitetysti yhdestä paikasta. Juuri tämän tarpeen täyttämiseksi Innofactor on kehittänyt InControl-ohjelmiston, joka osoittautui sopivaksi ratkaisuksi myös Lehtipisteelle.

InControl-ohjelmistossa tiedot ja niihin tehtävät muutokset tallentuvat suoraan tietokantaan, josta ne siirtyvät mukaan raporteille automaattisesti. Excel-työskentelystä poiketen samaa tietoa ei siis tarvitse muistaa päivittää useisiin eri paikkoihin. Lisäksi InControl-ohjelmiston ketterien tiedon syöttöpohjien ansiosta Lehtipiste pystyy jatkossa itse luomaan tarvitsemiaan master datan ja hierarkioiden syöttölomakkeita.

Suureksi hyödyksi Lehtipisteellä koetaan myös se, kuinka InControl nopeuttaa tiettyjä prosesseja. Uudessa ratkaisussa syöttölomakkeiden taustalle on toteutettu automatiikka, joka päivittää raporteissa hyödynnettävän datan saman tien. Näin ollen käyttäjien ei tarvitse odotella järjestelmän automaattisia päivityksiä, jotka toteutuvat vain tietyin väliajoin.

Uuden ohjelmiston asennus ja käyttöönotto sujui jouhevasti. Innofactorin asiantuntijat perehdyttivät uudet käyttäjät järjestelmän keskeisiin toimintoihin, kuten tiedon syöttämiseen ja ylläpitolomakkeiden luomiseen.

Lehtipisteellä IT Planning Managerina työskentelevä Niko Koivumäki pitää uutta ohjelmistoa ja sen käyttöönottoa kaikin puolin onnistuneena.

"Olen tyytyväinen siihen, kuinka nopeasti InControl saatiin tukemaan yrityksemme raportointia. Uskallan suositella tätä ohjelmistoratkaisua myös muille, joilla on vastaavia tarpeita kuin Lehtipisteellä", Koivumäki kertoo.

TUTUSTU RATKAISUUN: ENTERPRISE PERFORMANCE MANAGEMENT

InControl parantaa myös tietoturvaa ja datan laatua

InControl-ohjelmiston käyttöönotto merkitsi huomattavaa parannusta Lehtipisteen raportointiin myös tietoturvan näkökulmasta.

Uudessa ratkaisussa tietoja pääsevät ylläpitämään vain ne käyttäjät, joille on myönnetty lupa Microsoft Active Directoryn (AD) käyttäjähallinnassa. InControl-ohjelmisto on toteutettu siten, että se integroituu suoraan AD:hen ja toimii SSO-periaatteella, joten järjestelmän käyttämiseksi ei edes tarvitse luoda erillisiä tunnuksia. Tietokannassa oleva data ei myöskään voi vahingossa hävitä tai tuhoutua, sillä se varmuuskopioidaan automaattisesti.

Tietoturvan lisäksi parannusta nähtiin myös datan laadussa. InControl-ohjelmistossa luotaville syöttölomakkeille voidaan nimittäin määritellä automaattisia tarkistuksia ja valintalistoja, joiden avulla voidaan välttää Excel-työskentelylle tyypillisiä inhimillisiä erehdyksiä, kuten kirjoitusvirheitä ja väärin syötettyjä arvoja.

TUTUSTU RATKAISUUN: KEHITTYNYT ANALYTIIKKA JA BI

Näin se tehtiin

Muun muassa seuraavat ratkaisut ovat osa Lehtipisteelle toteutettua kokonaisuutta:

• Innofactor InControl
• Microsoft Active Directory
• Kehittynyt analytiikka ja Business Intelligence.

Invenco on nykyisin osa Innofactoria

Innofactor Oyj osti yksityisesti omistetun, dataratkaisuihin erikoistuneen Invenco Oy:n koko osakekannan 30.6.2022. Invenco Oy:n nimi muutettiin 1.7.2022 alkaen Innofactor Invenco Oy:ksi, jonka palveluksessa Invencon työntekijät jatkavat työskentelyään. Asiantuntijoiden roolit ja tehtävät pysyivät ennallaan kaupan yhteydessä.

Lue yritysostosta tarkemmin pörssitiedotteestamme.