Diagno Finland Oy, joka toimii yhdeksällä paikkakunnalla, on erikoistunut korjaamolaitekauppaan ja korjaamopalveluihin. Diagno asentaa, huoltaa ja korjaa monenlaisia autokorjaamolaitteita. Yrityksellä on huollettavana kymmeniä tuhansia laitteita, joihin kaikkiin liittyy erilaisia vara- ja huolto-osia. Alalla on erityispiirteenä viranomaisvaatimukset, jotka asettavat tarkkoja muotoseikkoja huollolle ja tarkastuksille.

Aiemmin Diagnolla oli käytössä kolme erillistä pääjärjestelmää (ERP, taloushallinnon ohjelmisto sekä työnohjaus ja laiterekisteri) ja lisäksi monia erilaisia Excel-taulukoita. Tiedon siirtäminen järjestelmien välillä oli manuaalista, mikä vaikeutti kokonaisnäkymän hahmottamista.

Uuden järjestelmän tarve

Diagno halusi muutoksen tilanteeseen. Yritys alkoi etsiä helppokäyttöistä järjestelmää, jota kaikki työntekijät huoltomekaanikoista johtoon voisivat käyttää. Pian löydettiin avoimen lähdekoodin Odoo-järjestelmä.

“Huomasimme, että voimme heti siirtyä kolmesta järjestelmästä yhteen. Seuraavassa vaiheessa tavoitteenamme on korvata 3-5 käyttämäämme muuta sovellusta Odoolla. Potentiaalia löytyy vielä paljon uusienkin toiminnallisuuksien käyttöönottoon,” kertoo Diagnon toimitusjohtaja Juha Seppälä.

Odoo ja SprintIT - nappivalinnat Diagnolle

Teknologiavalinnassa Diagnolle oli tärkeää, että järjestelmä on helposti skaalauttavissa ja kehitettävissä kohtuullisin kustannuksin.

“Päädyimme Odoo-järjestelmään sen monipuolisuuden, modulaarisuuden ja nykyaikaisuuden vuoksi. Odooseen on helppo tuoda uusia ominaisuuksia ajan myötä ja kehittää sitä juuri meidän tarpeisiimme sopivaksi. Odoon simppeli hinnoittelu ja kohtuulliset käyttöönotto- ja ylläpitokustannukset helpottivat valintaamme. Voimme nyt olla rauhallisin mielin siitä, ettei kehitys-, ylläpito- tai lisenssihinnat karkaa yhtäkkiä käsistä.” Seppälä kertoo.

Yhtä tärkeää kuin teknologiavalinta oli käyttöönottokumppanin valinta. “Kumppanuus on yksi arvoistamme, ja koemme vahvasti kumppanuutta SprintIT:n kanssa. Jo tutustumisvaiheessa saimme aidon fiiliksen, että SprintIT haluaa tehdä tätä projektia yhdessä meidän kanssamme, ja että olemme molemmat innoissamme tulevasta. Meillä on tunne, että teemme yhdessä parasta järjestelmää juuri meille,” Seppälä lisää.

Huolellinen vaatimusmäärittely varmisti projektin aikataulussa ja budjetissa pysymisen

“Projekti meni tosi hienosti alusta loppuun. Syksyllä toteutimme vaatimusmäärittelyn, jonka pohjalta määräytyi aikataulu ja tarkennettu budjetti. Varsinainen projektiaika oli marraskuusta huhtikuun loppuun,” Seppälä kertoo.

Vaatimusmäärittelyvaiheessa Diagno määritteli yhdessä SprintIT:n konsultin kanssa tärkeimmät asiat, jotka haluttiin saada aikaiseksi ensimmäisessä MVP (minimum viable product) -vaiheessa. Samalla Diagnolle kasvoi näkemys ja ymmärrys tulevaisuuden kehityskohteista. “Odoossa on helppo ymmärtää, mitä kaikkea sinne voi ajan mittaan tuoda,” toteaa Seppälä.

“Projektipäällikkö Henri "Henkka" Komulainen osoittautui roolissaan aivan huikeaksi. Hän osasi hahmottaa käyttötarpeemme ja kuvata, miten voisimme toteuttaa ne Odoossa. Henkka oli juuri sellainen mitä tarvitsimme; hän halusi ymmärtää, mitä me teemme, ja sen jälkeen pystyi näyttämään, miten asiat hoituvat Odoossa. Arvostan erityisesti Henkan kykyä hahmottaa kokonaisuutta. Hän ymmärsi mitä tavoittelimme ja osasi johtaa hienosti SprintIT:n kehittäjäpuolta toteuttamaan tarpeemme,” Seppälä ylistää.

Onnistumisen kriteerit

Juha Seppälä arvioi ERP-projektin onnistumista seuraavin kriteerein:

1. Järjestelmä toimii häiriöttä: Laskuja lähtee ja tulee, tavaraa lähtee järjestelmästä, ja huoltoa ja töitä ohjataan järjestelmästä heti ensimmäisenä käyttöönottopäivänä

2. Projektille asetettu aikataulu pitää

3. Projektille asetettu budjetti pitää

Kaikki tämä toteutui SprintIT:n Diagnolle toimittamassa projektissa. Budjetti lopulta jopa alitettiin.  

“En voi oikeastaan enempää toivoa, projekti meni tosi hyvin!”, Seppälä toteaa.

Tärkeimmät ensin, loput myöhemmin, mahdollisimman vähäisellä räätälöinnillä

Juha on työuransa aikana nähnyt riittävästi projekteja, joissa järjestelmää on räätälöity liikaa. “Sillä tavalla tulee vaan älyttömän kallis järjestelmä, joka ei kuitenkaan lopulta toimi ihan niin kuin pitäisi. Halusimme välttää tämän ja ymmärtää miten toiminta menee Odoossa räätälöiden vain pakolliset osuudet.”

Ensimmäisessä vaiheessa siirrettiin Odooseen myynti, kenttähuolto, projektit, varasto, laiterekisteri, tuotehallinta, ostot ja taloushallinto.

Vaatimusmäärittelyssä tuli selväksi, että Diagnon kenttähuollossa ja laiterekisterissä ei riitä Odoon perustoiminnot. Niiden ympärille tarvittiin räätälöintiä.

Diagno asentaa, korjaa ja huoltaa myös muiden toimittamia laitteita ja yhdessä kohteessa voi olla jopa sata huollettavaa tai kalibroitavaa laitetta. Jokaiseen tuotteeseen liittyy omia tiettyjä vara- ja huolto-osia. Lisäksi huolloista tehdään paikan päällä huoltopöytäkirja, ja osa pöytäkirjoista on tehtävä viranomaisen määrittämässä muodossa. 

Laiterekisteriin lisättiin määräaikaishuoltojen hälytyskäsittely. Laitetietoa tarkennettiin, niin että siellä näkyy laitteeseen liittyvät tuotteet sekä näiden vara- ja huolto-osat. 

“Kun saamme ajan mittaan rikastettua laiterekisterin datan, se säästää meiltä paljon aikaa, kun kaikki tarvittava tieto löytyy valmiina yhdestä paikasta. Silloin voimme tehdä valtaosan tehtävistä suoraan kentällä, asiakkaan luona,” Seppälä selittää.

“Nyt tiedämme, että meillä on huippuhyvä kumppani, joka pystyy toteuttamaan meidän tarvitsemat räätälöinnit tulevaisuudessakin. Osaava kumppani osaa tehdä ihmeitä Odooseen hyvin järkevällä hinnalla,” toteaa Seppälä.

Yksi järjestelmä, moninkertaiset hyödyt

“Läpinäkyvyys eri liiketoimintojen välillä on nyt huomattavasti parempi. Kun Odoo oli ollut käytössämme muutaman viikon, aloimme näkemään mitä hyötyä on kun kaikki on yhdessä, samassa järjestelmässä. Kaikki asiakkuuteen liittyvä informaatio löytyy yhdestä paikasta. Aiemmin huolto ja myynti hoidettiin omissa järjestelmissään, jolloin kokonaisuuden hahmottaminen oli hankalaa. Nyt tuotemyynti, joka edellyttää asennusta menee suoraan huollon työjonoon ja se aikataulutetaan tekijöille,” Seppälä kertoo.

Kun asentaja käy asiakkaan luona huoltamassa laitetta, ja huomaa uusia tarpeita, tämän informaation välitys kollegalle on nyt helpompaa kuin aikaisemmin. Se tapahtuu mobiilisti suoraan Odoossa. 

“Yhden järjestelmän ansiosta näemme paljon potentiaalia osastojen välisen yhteistyön kehittämisessä. Kun myydään projekti, jonka toimittamiseen liittyy laitteita ja työtä, kaikki kirjautuu yhteen järjestelmään. Kokonaisnäkymän saaminen on nyt helpompaa. Tiedämme mitä on myyty, kuinka paljon työhön on mennyt aikaa ja millaisia kustannuksia projektiin liittyy.

Ystävän neuvo ERP-projektiin ryhtyvälle:

“Varaa riittävästi omaa aikaa projektille! Kukaan kumppani ei pysty tekemään sisäisiä tehtäviä puolestasi. Mekin luulimme valmistautuneemme hyvin sisäisen resursoinnin osalta. Silti, meille tuli yllätyksenä, kuinka paljon omaa aikaa on raivattava kalenterista ERP-projektin ajaksi. Yrityksestä on hyvä löytyä projektiin henkilö, joka on sitoutunut projektiin ja ymmärtää riittävällä tasolla eri liiketoimintojen tarpeet,” Seppälä neuvoo.

Lue koko juttu blogistamme ja katso myös muut asiakastarinamme