PDSVISION moninkertaisti liikevaihtonsa ja yhtenäisti pohjoismaiset prosessit muutaman vuoden aikana. Kasvun tueksi otettiin taustalle liiketoiminnan prosesseja tehostava Odoo ERP-järjestelmä. Kiitos Odoon, liiketoiminnan ja vaatimusten kasvusta huolimatta hallinto on saatu pidettyä kevyenä.

Nopean kasvun tueksi tarvittiin skaalautuva järjestelmä 

PDSVISION on monikansallinen liiketoiminnan digitalisaation ratkaisuja tarjoava yhtiö, jonka pääasialllista asiakaskuntaa ovat fyysisiä tuotteita kehittävät ja valmistavat yritykset. PDSVISIONin ratkaisuilla voidaaan rakentaa tehokkaita digitaalisen tuotehallinnan CAD, PLM, IoT ja AR -ratkaisuja. Yritys on perustamisestaan asti keskittynyt kasvuun, ja myynti on ollut toiminnan keskiössä. 

Viitisen vuotta sitten PDSVISION pyöritti pohjoismaisella tasolla jo 10 miljoonan liikevaihtoa, mutta heillä ei ollut varsinaista ERP-järjestelmää. Käytössä oli muutamia erillisiä ohjelmistoja. Yhteen kirjattiin työtunnit, toisessa hoidettiin tukitikettejä ja kolmannessa laskutusta. 

Koska kirjanpito oli erillisessä ohjelmistossa, myyntiraporttien ja kirjanpidon täsmääminen oli työlästä ja haastavaa, eikä kirjanpitoa ei saatu täsmäämään. Myös ohjelmisto- ja ylläpitosopimusten hallintaan kaivattiin parempia prosesseja ja skaalautuvampia ratkaisuja.

Suurimman haasteen aiheutti se, että ihmisillä oli vajavainen pääsy ja näkyvyys asiakastietoon. Tämä aiheutti pirstaleisuutta ja tehottomuutta. Oli ilmeistä, että tarvittiin yksi kaiken kattava järjestelmä, joka skaalautuisi useaan maahan sekä mahdollistaisi tehokkaan toiminnan nopean kasvun aikana.

Odoon myötä pohjoismaiset prosessit yhtenäisiksi

PDSVISION on kansainvälinen yritys, jolle on tärkeä pystyä hoitamaan myyntiä ja projekteja saumattomasti eri maiden kesken. Asiakas voi olla Norjassa, myyjä Ruotsissa ja projektipäällikkö Suomessa. Jotta tällaisen paletin johtaminen on tehokasta ja sujuvaa, tarvitaan joka maahan samanlaiset prosessit ja yksi yhteinen toiminnanohjausjärjestelmä. 

Odoon käyttöönoton myötä PDSVISION onnistui yhtenäistämään prosessinsa eri maiden välillä. Odoo on nyt käytössä viidessä maassa. Konsultit, myyjät, support-henkilöstö ja hallinto kaikissa pohjoismaissa, ja pian myös UK:ssa, käyttävät Odoota.

Käytännössä kaikki muu paitsi palkanlaskenta hoidetaan tällä hetkellä Odoossa: PDSVISION-asiakkuuksien (CRM), myynnin, sopimusten ja projektien hallinta, ostot, helpdeskin tukipyynnöt, kirjanpito, tuntikirjaukset, poissaoloilmoitukset ja kululaskut. Jopa asiakaskoulutuksia hallinnoidaan Odoossa. Events-moduuli on käytössä kurssien hallinnoimiseen.

“Jos emme olisi menneet Odooseen, meillä olisi paljon tehottomuutta ja menettäisimme laskutusta johtuen manuaalisista, tiedostopohjaisista työskentelytavoista,” toteaa VP of Operations, Perttu Korpela.

“Kasvun ja skaalautumisen kannalta meille on valtava etu siitä, että voimme nyt jakaa osaamista ja resursseja eri maiden kesken. Meillä on yksi pohjoismainen myyntitiimi, joka tekee tiivistä yhteistyötä. Jaamme tietoa ja osaamista helposti."

Räätälöintitarpeet paljastaa kumppanin kyvykkyyden

PDSVISION tarjoaa asiakkailleen erilaisia sopimusmalleja. Kansainvälinen liiketoiminta edellyttää eri maiden lainsäädäntöjen noudattamista. Lisäksi uusi pääomasijoittajaomistaja toi tullessaan aivan uusia vaatimuksia. Nämä olivat kolme suurinta syytä, minkä vuoksi vakio-Odoota oli kehitettävä PDSVISIONin omia erityistarpeita vastaaviksi.

Kahdenlaiset sopimusmallit: tuntiperusteinen ja sopimuslaskutus (subscriptions) vaativat Odoon perustoimintojen kehittämistä erityisesti taloushallinnon osalta. SprintIT kehitti PDSVISIONille taloushallintoon sellaiset jaksotusmallit, joissa tulot ja menot jaksotetaan sopimuskausien mukaan. Nyt tilintarkastajillekin saadaan suoraan Odoosta heidän tarvitsemat tiedot. 

“Kun omistajaksi tuli pääomasijoittaja, nousi meille asetetut raportointivaatimukset uudelle tasolle. Uusista pohjoismaiden tasoisista raportointivaatimuksista ei olisi selvitty ilman lisärekrytointeja, jos meillä ei olisi ollut Odoota,” Korpela toteaa. 

Odoo-raporttien helppo muokattavuus ja se, että kaikki maat toimivat samojen prosessien mukaan yhdessä järjestelmässä, mahdollistaa sujuvan raportoinnin ilman massiivista käsin tehtävää excel-jumppaa.

Oikea kumppanivalinta onnistumisen avaintekijä

Kysyttäessä, mitkä ovat Pertun vinkit ERP-projektia aloittavalle, hän kehottaa keskittymään oikean kumppanin valintaan. 

“Keskity projektin alussa kumppaneihin, älä järjestelmädemojen vertailuun. ERP on niin merkittävä liiketoimintajärjestelmä, että sillä on hirvittävä merkitys, kuka sen sinulle toimittaa. Eri teknologioilla voi kyllä monia asioita toteuttaa, mutta oikea kumppani on onnistumisen avaintekijä.”  

PDSVISIONilla oli alkuun kaksi erillistä Odoo-kumppania. Ruotsissa vastattiin kokonaisuuden kehittämisestä. Suomessa hoidettiin Suomeen lokalisoidun taloushallinnon käyttöönottoa ja kehitystä.

Projektin edetessä SprintIT:n osaaminen ja yhteistyöhalukkuus taloushallinnon kehitysprojektien yhteydessä oli niin vakuuttavaa, että PDSVISION päätti keskittää ja siirtää kaikki Odoo-järjestelmän kehitystyöt Suomeen ja SprintIT:lle. Myös ruotsalaisen taloushallinnon.

“Koska Odoon räätälöinti on kovin helppoa, teimme sitä aiemmin hirvittävän paljon. Ensimmäinen kumppanimme toteutti kaiken mitä pyysimme ilman kyseenalaistamista.” 

“SprintIT puolestaan kuuntelee kyllä tarpeitamme tarkkaan, mutta kaikkia toiveitamme ei välttämättä ole käyty suin päin toteuttamaan. He ovat laittaneet meidät miettimään onko lisäkehitystyölle todellista tarvetta. SprintIT:n kanssa käydään aina aitoa keskustelua. He ovat meille neuvonantaja, joka antaa tarvittaessa kädestä pitäen ohjausta.”

Lue koko juttu blogistamme ja tutustu myös muihin asiakastarinoihimme